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信息化社会下的档案工作现代化问题刍议

2013-04-29张其林

学理论·下 2013年7期
关键词:档案技术现代化

张其林

摘 要:经过20世纪中叶以来信息技术革命,在信息化、产业化、科技化的今天,面对档案的数量和载体、社会需求方式等方面的变化,以及学科知识间的相渗与互融,档案部门作为社会信息业的组成部分,推行工作的现代化,势必成为档案工作的发展方向和必然趋势。要想推进现代化进程,需要在传统的技术方法基础上,逐步加强对档案现代化管理技术和方法的研究,注重提高档案工作人员的文化素质和技术水平,以尽量少的人力、物力、财力消耗,实现资源的最大优化。

关键词:档案;现代化;信息化;技术

中图分类号:G276 文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2013)21-0229-03

我国自20世纪二三十年代开展档案学研究以来,对档案的定义展开了不断探讨,形成了不同的表述。一般来说,档案是“国家结构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其各种形式的原始记录”[1]3。可以简单表述为:档案是原始的历史记录。档案作为一种汇聚大量知识、囊含丰富信息的重要信息资源,一方面具有优于其他信息资料的本源性、可靠性等特点,同时又由于它的原始性及内向性等特点,使档案信息知识的传播功效和系统程度劣于其他信息资料。因此在全球化、信息化的21世纪,应将档案工作作为一套信息系统工程来进行组织,这需要在掌握档案信息特点的基础上,采取相应的合理管理措施,以期发挥档案信息资源的优势,弥补其局限,从而强化档案信息资源的功能和优势。

一、档案工作现代化的动因及意义

档案工作现代化作为一个历史概念,在不同社会条件、不同历史时期中有相应的不同标准。一般来说档案工作现代化,“就是应用现代科学技术特别是电子计算机技术为核心的信息化处理技术,采用科学的档案管理体制和管理方法,开发档案信息资源,向社会各界提供高质量、高效率的档案服务”[1]306。我国目前要实现档案工作现代化,需要着眼于档案的工作技术与设备现代化、管理机构布局与馆藏结构合理化、信息服务的社会化和档案工作组织管理科学化。

20世纪中叶以来,在世界范围内兴起了一场新的技术革命浪潮。这场新技术革命的主导和核心是电子计算机技术为标志的信息革命,而信息革命通常是指人类处理信息的方式、媒介方面的革命。在这场技术革命中,电子计算机扮演了重要角色,尤其是其中的智力功能,在数量和质量上都大大提高了人类处理信息的能力。这场正在发展的新技术革命,为档案工作现代化准备了物质条件,提供了技术支持。这场世界性的信息技术革命浪潮对社会生活各个方面都造成了冲击,面对信息化与技术化,档案工作的现代化,势必成为档案工作的发展方向和必然趋势,具体表现在:

(一)档案数量和载体等方面的变化,迫使档案管理方式和工作方式走向现代化,而信息革命为档案工作方式和手段的变革准备了条件

随着科技的发展,档案馆藏量急剧增加,档案载体、记录方式呈现多样化,在技术革命的推动下,目前电子计算机、微缩照相和静电复印设备等已开始步入档案馆大门,越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态,纸质档案不再是唯一的存贮载体,而是以声像型、机读型、缩微型等新型记录方式存在,这些新型载体体积小、存储量大,声像并茂、利于解决档案量的急剧增加问题,而这些新兴档案文件需要特定的保管条件、手段、技术和现代化的管理方式。

(二)社会需求方式的变化,需要档案的系统性与时效性发展

在信息革命中,档案工作已经纳入了信息系统工程的大结构之中。新技术革命在强化社会的信息意识的同时也强化了社会的档案意识。档案在目前已经被广泛运用于为国家、各单位的政治、经济、文化等各方面服务。不仅专家、学者、政工人员利用档案,社会各行各业、各种身份的人都利用档案。因为某一专题、地区的全部档案,有时分散在不同全宗以至不同档案馆、档案室内,需要进行馆际利用,而且利用者不再满足模糊地提供档案信息的方式,而是要求及时、准确地获取所需信息,这些都要求档案的服务方式和检索能力更加高效、开放,走现代化之路,加速档案工作适应社会发展要求的步伐。社会各方面对档案工作提出的新型、高层次、多样化的服务要求,增强了档案工作现代化的紧迫感。

(三)现代各门学科知识间的相渗与互融趋势日益加强

档案学与相关图书馆学、情报学等相互渗透,对自然科学、技术科学内容有更多的汲取,已逐渐形成档案、文书、图书、资料、情报等文献信息一体化趋势。面对国内外出现要求“资源共享”的新趋向,档案学应根据自身特点适当地吸取图书馆学、情报学、信息论、系统论等相关学科的有关内容及其最新成果,促进档案研究的更好更快发展。宏观上融合其他相关学科知识的同时,在原有分支学科的基础上,微观上逐步发展档案学原理、档案史料学、档案情报学、档案统计学、档案学史、档案文献编纂史、档案微缩复制技术、档案修复技术、档案现代化管理,以及各种专门档案管理等新的分支学科,进一步完善档案学科学体系,使其在科学性、系统性上有较大较快的发展和提高,理论更加精深与成熟。

二、实现档案工作现代化的措施

如上所述,档案工作现代化既以新的技术革命兴起为背景和前提,又是其结出的硕果之一。实现档案工作现代化,实际上是一场以技术革命为中心的全面改革,涉及档案工作各方面的改革与调适,是一项长远而复杂的综合性系统工程,我们应当从我国档案工作的实际情况出发,研究战略与对策,制定发展规划,将改革贯穿于为实现现代化而努力的全过程中,不能急于求成、一蹴而就。

(一)充分利用现代化技术

1.运用电子计算机实现档案管理的自动化。计算机既有高效率的信息处理功能,能以极快的速度对数据进行读入、存储和输出,并做出逻辑推理和判断,进行档案的自动检索、编目、库房管理情况、各种数字统计、档案文献的编研出版等诸方面,进行数据库建设。在对档案馆的馆藏量、档案提供利用量及利用率,档案的整理、编目、鉴定、检索、编研,档案工作的人员、设备、经费等诸方面进行分析、统计,以获得各种准确的、真实可靠的数据,为进一步进行科学分析研究打下坚实基础。

2.运用现代通信技术,实现档案信息传递网络化。在档案计算机检索系统中采用现代通信技术(包括数字通信、光纤通信、卫星通信技术等)进行联网检索,将广泛分布在不同地区、不同档案馆(室)的电子计算机及其终端设备、数据库、各种输入输出装置等互相连接,使之形成一个网络系统,实现资源共享,利用者便可在网络范围内的任何一台计算机及其终端方便快捷地检索到其他任何计算机所存贮的档案信息,如此便能进入档案——计算机——电讯三位一体的档案工作新阶段,避免重复投资,有效传递信息。

3.运用微缩复制技术与静电复印技术、声像技术等现代光学声学技术,实现档案微缩化。所谓档案微缩化,是指把以纸张为载体的档案文件或机读文件,利用专门的光电摄录装置及设备,按照一定的缩小比例拍摄在感光性材料上,制成微缩的复制品,进行储存、传递及使用。微缩复制品具有小型化、规格化、密集化的特点,运用微缩技术全文存储档案文件,将微缩影像终端与计算机检索系统相连接,就可以通过计算机的快速检索,以档案微缩品的全文读出、还原复印或远距离传输等方式提供利用,有利于保护档案原件,满足用户需求。为实现档案管理、统计、编目和检索的自动化,实现档案存储和提供利用的微缩化创造了便利,这些新技术的应用,又推动了传统的档案管理技术和方法的变革。

4.档案保护技术的提高。档案是真实的历史记录,所以为了维持档案的原始性、真实性、权威性、长久保存性原则,必须提高纸张、胶片等档案制成材料的耐久性,档案室具有较好的防火、防尘、除虫等性能,提高对档案进行物理、化学处理的技术水平。保守机密的前提下,能主动将有关档案信息提供给国家机关、生产科研等部门和人员,作为各项工作中进行预测、决策、规划和科研的参考及依据。既需要政治稳定、经济发展、科技发达等社会条件,也离不开档案管理业务与技术的标准化、工作人员专业化、组织管理科学化的推行。因此,作为档案的载体,用于制成、书写的材料必须牢固,利于长久保存,经得起历史的考验,有效地为维护本单位的合法权益和现代化建设服务。

5.现代化技术与传统技术相结合,档案信息化决不等于信息化档案。档案工作中许多现代技术的运用还必须以传统技术为基础。如档案微缩要以档案的系统整理为基础,而档案整理、著录标引等工作至今仍需以档案的著录标引为基础,以手工操作方式完成,尚未具备完全现代化的条件。档案管理工作的严肃性、严谨性和保密性特征,注定信息化只能作为档案管理工作服务的一种方式、手段和工具,不会是档案管理工作的终极目标和唯一途径,档案信息化与信息化档案看似相似,实则有着本质的区别。在档案管理工作中,不可片面地强调无纸化办公,盲目地宣扬取消纸质档案的做法。因为从档案管理的法律法规上,纸质文件仍具有主导地位,在一系列的产权、债务、合同、赔偿、担保等经济纠纷中,传统的纸质档案依然在维护企业正当权益方面拥有无法替代的重要作用。且纸质档案具有寿命较长,可以长久保存、利用等特点。因此档案工作现代化技术与传统技术,机械化、自动化、信息化与手工操作将会在相当长时期内同时存在。

(二)厉行节约原则,加强档案部门事业费和设备的管理

各行各业都会形成档案、考察档案,各单位普遍建立档案室,为本单位工作、生产和科研服务。各部门的档案管理工作中应贯彻节约原则,讲究效益,合理分配与有效利用事业经费。要以尽量少的人力、物力、财力消耗,有效地管理和开发档案信息资源,获得最大的社会效益和经济效益,为本单位、国家提供大量有价值的档案信息和国内外社会信息资源共享。正确地选择和有计划地引进设备,合理高效地使用设备,加强设备的检查、维修和保护,用于提高档案管理水平。严格执行财务监督制度,杜绝浪费国家和集体财力、物力的现象。

现代化技术的采用要求有与之相适应的管理体制和管理方法,如果将不断进步的现代技术束缚在一成不变的传统管理体制和方法之中,是不可能充分发挥其效能的。改革要以有利于档案信息资源的开发,有利于现代技术设备的应用,有利于提高档案工作质量和效率,节省人力、物力、财力的支出为原则,实行现代化管理技术和方法。

积极引进技术的同时,还要提倡工作人员的创新精神,进行技术革新和发明,许多单位不可能拨出足够的资金购买全套技术设备,创新是有效的途径。既提高了技术水平,又节约了经费,促进资源的有效利用。

(三)加快人才培养

实现档案工作现代化,人才培养要先于设备,档案管理技术手段越先进,对工作人员的专业化素质要求就越高。在档案管理的人、物、财、时、信息诸因素中,唯独人才是最主要、根本的因素。因此一些档案学者就档案人才的条件及其如何选用的问题有了众多先行研究。面对新技术革命的挑战和用户需求急剧增长、日益多样化的新情况,档案专业人员除了具备扎实的档案专业知识、坚定的政治素质和高尚的职业道德素质外,档案工作者要开始调整原有的知识结构,由单一的文史型向综合的通才型转变,兼具才学识三长,在科技高度发展的情势下,必须掌握与档案工作有关的现代科学技术知识,将有关科技成就应用于档案工作,是实现档案工作现代化的基本途径。随着计算机等先进设备的使用,一批从事自然科学、技术科学研究的专家加入了档案工作者的队伍,给档案工作带来了一股活力,促进了学科间的相互渗透、融合,从人员上和理论上为档案工作现代化做好了准备。

三、结语

在信息化、产业化、科技化的今天,传统的、手工业式的管理档案的局面无疑难以适应客观社会的要求。努力探索实现我国档案管理现代化的途径,是档案工作者、档案教育者、档案科研者面临的一个刻不容缓的重大理论和实践问题。应当在传统的管理档案技术方法的基础上,逐步加强对档案现代化管理技术和方法的研究,逐步全面地把以电子计算机为中心的微缩复制技术等现代化科技运用到档案管理中去。以现代式管理方法和尽量少的人力、物力、财力消耗,实现资源的最大优化,注重提高档案工作人员的文化素质和技术水平。面对现代通信和计算机所引起的信息革命,对整个信息业的变革和发展的冲击,要求信息部门以较高的存储,优质高效地为社会提供信息服务。档案部门作为社会信息业的组成部分必须以现代化对策来服务于这个时代,推动档案事业自身的发展。

参考文献:

[1]天津市档案局.档案工作手册[K].北京:档案出版社,1988.

[2]吴宝康.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,1990.

[3]高友爱.档案信息化不等于信息化档案[J].中国电力教育,2011,(24).

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