基于高职院校人才培养工作状态数据采集平台的教学档案管理探究

刘丹

【摘 要】以高等院校人才培养工作评估细则为基础，分析高职院校人才培养工作状态数据采集平台的建设原则与要求，以及教学档案管理在状态数据采集过程中的特点，结合湖南水利水电职业技术学院的实际情况，就状态数据采集平台采集流程与教学档案管理之的关系，提出基于状态数据采集平台的教学档案管理方法。

【关键词】数据采集平台 教学档案 管理

【中图分类号】G【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2013）07C-

0079-03

2011年教育部出台了新的高等职业院校人才培养工作评估实施细则，新的实施细则中明确高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台（以下简称“状态数据采集平台”）是高职院校人培养工作评估的重要组成部分。新的评估实施细则的出台，将状态数据采集平台独立出来，用真实的数据来反映学院运行现状，通过状态数据采集来观测高职院校管理是否规范，这成为教学质量监控的常态管理手段。高校的教学档案管理成为反映学校管理水平和教学质量的重要标志，状态数据采集平台对教学档案的建设与管理有重要的导向作用。

一、状态数据采集平台的建设原则和要求

（一）状态数据采集平台的建设原则

状态数据采集平台建设是高职院校发展的需要，是院校实现规范化、管理科学化、现代化的需要，是深化教育教学改革、强化专业特色建设、提高人才培养质量，是促进学院内涵发展需要；是建立以院校为核心、教育行政管理部门为引导、社会参与的教学质量保障体系的重要保证；是教育行政部门对高等职业院校人才培养工作实施宏观管理的重要途径和手段，是了解学院办学水平和办学实力的窗口，是“办人民满意”教育的需要。

（二）状态数据采集平台的建设的要求

1.目标明确。各高职院校按照上级教育部门的要求尽快应用好、管理好、建设好状态数据采集平台；根据各自院校的特点，进一步开发完善、优化状态数据采集平台的功能，逐步实施面向社会开放；最终实现满足评估的需要，满足教职员工的需要，满足学院领导的需要，满足上级教育行政管理部门的需要，满足学生家长的需要，满足社会相关各方的需要。

2.健全机制。各高职院校应建立、健全状态数据采集平台的管理工作和奖惩制度，建立从数据来源和教育一线岗位进行数据信息采集填报的运行机制；建立数据信息采集层层负责责任制，明确每一位教职员工都是每条数据信息的具体责任人，建立奖惩办法，纳入各部门考核，并落实到学院的各个部门，做到状态数据采集平台上所有数据信息的来源，均是数据信息发生人或数据信息的发生地，确保状态数据采集平台填写的原始性和真实性。

3.落实到位。各高职院校根据教育部《新评估方案》的具体要求，把状态数据采集平台列为学院办学的一项常规性、基础性的工作，并将各项具体工作加以落实。

4.加强培训。各高职院校应组织全院教职工认真学习，并领会相关文件精神，使学院领导高度重视，积极宣传状态数据采集平台对学院教育教学改革和发展的重要意义，统一全院教职员工的高职教育教学理念。

二、教学档案管理与状态数据采集之间的关系

教学档案是状态数据采集平台的佐证，新的评估实施细则中现场考察只有一天，专家组深入分析学院状态数据采集平台的基础上，通过状态数据采集平台中数据的“奇异点”，核对人才培养工作的数据和内涵建设现状。每年状态数据采集平台都要上报教育行政部门，数据采集流程和教学档案的积累与管理是直接影响到采集平台数据可靠性的主要因素。状态数据采集平台是以教学档案为佐证，教学档案中的各项材料都将直接影响到采集平台数据的真实性和可靠性，有效地将数据采集和教学档案工作结合在一起，以状态数据采集平的要求来规范教学档案的范围、分类，促进教学管理工作的规范化、科学化和程序化。教学档案和状态数据采集平台之间有着密切的联系，两者相互依存，在此基础上规划好，利用好，管理好，将更加有利于高职院校对教学质量以及教育教学发展内涵建设起到关键作用。

三、状态数据采集平台采集过程中教学档案管理的特点

（一）状态数据采集过程对教学档案的建设有导向性

状态数据采集平台每年一次，信息采集的即时性对高职院校教学档案的规范化提出更高的要求，状态数据采集平台的填报项目每年都在不断的改进与完善，与以往教学档案的收集、整理、归档的范围、时限都有不同，按平常以往都是按年度整理，而数据采集平台是以学年度为时限的。同时数据采集的即时性也强化了教学档案的原始性。

（二）状态数据采集过程中教学档案管理的原始性

教学档案建设管理与数据采集平台有着共同的特点，都具有原始性，教学档案的建设都是要用原始的档案材料来反映教学质量，而状态数据采集平台同样也是要用原始数据来填写平台，状态数据采集平台的数据来源都由原始教学档案来体现。

（三）状态数据采集过程中教学档案管理的即时性

在湖南水利水电职业技术学院的教学档案管理制度中制订了“三纳入、四同步”的管理原则，也就体现了教学档案原始材料的即时归档。将教学档案的建设工作要纳入教学管理工作考核制度的管理，检查教学管理工作的同时与教学材料同步，按要求完成教学档案的收集、整理和归档等工作。

（四）状态数据采集平台采集过程中教学档案管理的真实性

数据平台采集数据的要求是通过采集的数据来反映学校的运行情况的真实数据，而教学档案最重要的价值就在于他的真实性。在人才培养工作评估的时候有现场考查，专业家组除了看、听现实情况外，还要通过审阅教学原始档案还体现数据的真实性，来分析学院的过去和现状。随着高职院校的飞速发展，各种教学档案的逐渐形成，使之成为一种重要的真实信息资源，是教学单位的原始材料基础，是教学过程的转化物。

四、基于状态数据采集平台的教学档案管理方法

高等职业院校教学档案管理工作记录院校教育教学工作的重要凭证，客观地记录了各项教学工作，包括每学期教师所任课程的教课记录、指导学生学习的情况记录、学生成绩的评定记录，以及专业建设、课程建设、教育教学研究资料等，利用状态数据采集的即时性，将教师的各种教学方法，以及授课的形式等得到即时的整理，都可以用文字或照片的形式及时的其进行存档，为各学院各项评估提供了最原始的第一手资料，是教学档案管理中必不可少的一个重要环节。因此，应从思想上认识教学档案管理工作的重要性，认真学习《高等学校档案管理办法》以及学院制度的相关制度，积极配合学院教学档案工作的开展，使教学档案管理工作水平得到提高。

（一）完善和制定教学档案管理制度，明确职责

科学的教学档案管理制度，对加强教学档案建设和管理工作有着重大意义。学院现已制订了相关的教学档案的管理办法以及指导性意见，教学档案的建设也在逐步的规范当中，将教学档案建设工作是设为一项常规性，基础性的工作，纳入教学日常工作。根据状态数据采集平台的建设原则和要求，还应完善、健全教学档案的指导性意见，对教学档案内涵和目录建设进行细化，并对教学档案的管理办法进行细化和修订，制订相应具体的考核办法。教学档案的管理应明确各级教学单位在教学档案管理工作中的任务和职责，各教学单位的负责人要高度重视教学档案的管理工作，参与教学活动的全体人员明确责任和任务，规定时限和要求完成教学档案的归档工作。还应有其他相应的管理手段为补充，如通过宣传教学档案归档的重要性，使教职工和学生充分认识档案工作的重要性，从而自觉参加这项工作。促进教学档案工作的标准化和规范化。

（二）与数据采集相结合，加强教学档案知识的相关培训

状态数据采集平台填报采集的信息量大，填报的要求严格，系统性强，数据填报流动性大。因此在每年的填报准备时期都要对相关人员进行培训，把握平台的新变化和各表间的关联性及年际数据的延续性。与此同时，加强教学档案知识的培训，加深对教学档案的性质、价值作用的认识，提高档案建设的内涵，两者合一使他们明确填报数据和收集、整理档案的要求，既把握了教学档案的原始性，又提高了采集数据的准确性，要求每位教师都参与进来，把在教学过程中的一些创新思想都形成文字材料，积累成经验。

（三）参照状态数据采集平台，建立教学档案索引目录

状态数据采集平台是第二轮评估的基础和前提，参照数据采集平台使教学档案工作能够有效地做到静态与动态相结合，根据第二轮评估指标体系中的22个关键要素，建立教学档案的索引目录。要求各级教学单位根据教学档案索引进行分类，有效的做好教学档案的收集、整理和归档等工作。湖南水利水电职业技术学院教务处师资科档案的根目录下可分为校内专业教师、校内兼课教师、校外兼职教师、校外兼课教师等四个子目录，各教学系部可以对教师个人教学档案进行细化，按采集平台的细分项分类有序存放，方便查找与使用。发挥教学档案的作用。

（四）加强对教学档案的检查与质量的评估

加强对教学档案的检查与质量的评估，应当将教学档案建设作为一项常规工作，各教学领导应对此事高度重视，并将教学档案管理工作进行细分、量化，研究并制订教学单位教学档案的管理质量的评价体系。教学档案质量的好坏在于制度的落实，制度是管理的重要保障，是管理的基础。湖南水利水电职业技术学院去年下发了《教学档案资料管理的指导性意见》，各级教学部门也在逐步规范部门教学档案，在每学期末对教学单位的教学档案按参考目录进行检查。下一步，将制订《学院教学档案工作质量评价办法》，来确保教学档案的归档率和档案质量。教学档案收集整理与教学过程、评价一样重要，而且评价结果将直接纳入教师的教学工作考核，将部门的教学档案建设工作纳入学院的目标考核当中，进行不定期的检查与评估，发现问题及时对各教学单位进行限期整改，并对教学档案管理工作有显著成效的，利用率高的在学院进行表彰。

（五）加快档案管理的信息化建设

加快档案管理的信息化资源的建设，促进档案基层工作业务的开展，为推动高职院校档案管理的信息化，来实现档案资源的共享，为建设数字校园服务。在此基础上，湖南水利水电职业技术学院已推行无纸化办公，各种保存档案资源的设备也不断增加，使档案的形式不仅限于文字档案，更加丰富档案的存档形式，也更加生动。

高职学院人才培养状态采集工作的常态化，将人才培养工作评估与日常教学有机地结合起来，规范教学档案管理，促进状态数据采集平台的建设和教学档案的利用，确保教学工作规范化和标准化管理，其为教学档案建设工作建立了一个长效机制提供了一个良好的途径。为教学工作提供有效的服务，提高教学档案资料的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案资料管理工作的标准化、规范化，能够更好地为学院的发展服务。

【参考文献】

[1]何新华.高职院校人才培养工作状态数据采集平台填报工作浅析[J].河南财政税务高等专科学校学报，2012（10）

[2]王爽.浅谈高校教学档案管理的必要性与方法[Z]. 2011 International Conference on Education Science and Management Engineering （ESME 2011）

【作者简介】刘 丹（1985- ），女，湖南汩罗人，湖南水利水电职业技术学院教务处助理馆员，研究方向：教学档案管理。

（责编 何田田）