教育局档案收集工作存在的问题与对策探讨

陈春亚

【摘要】教育局档案牵涉的面广，如何做好收集工作，需要多部门的配合和支持，然而在实际工作中却存在诸多问题，使得教育局档案收集内容失真、材料遗漏、不及时等，应从做好充分宣传、充分收集、及时收集和提高档案工作人员素质等方面加以改进。

【关键词】教育局档案 问题 对策

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）07-0023-01

教育局档案的收集工作，是按照法律及党和国家有关规定，通过接收和征集的办法，将分散在教育局机关各科室和个人手中的档案，以及散失在学校里的重要档案，归到教育局的综合档案。局机关任何科室和个人不得以任何理由不交，更不得据为己有。由于收集工作是综合档案室工作的起点。因此，没有收集工作，就不可能有完整的档案，也就不可能有健全的档案工作。教育局档案收集工作的要求：首先是要确保综合档案室归档材料齐全、完整，其次是要确保收集渠道畅通、信息灵敏。收集工作是档案管理工作的首要环节，它为档案工作提供了实际的管理对象，直接影响档案工作的其他环节。收集工作是否科学决定了档案收集数量的多少和质量的高低，所以，只有收集到丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地提供服务。所谓档案收集工作是档案馆、室按照国家规定，接收或征集档案，实现档案集中统一管理。

一、档案收集工作中存在的问题

1.档案载体形式的变化，使收集工作难度增加

如今，随着科学技术的发展，计算机与网络技术的广泛应用，教育局在日常的工作、管理中产生了大量的电子文件，档案存储方式将逐渐走向“数字化”，档案工作进入紙质与电子文件并存的时代。现代信息技术的发展，使档案工作的内容发生了全新的变化。而档案载体形式的变化，也给档案收集、管理工作带来了一定的难度。

2.文件材料收集不充分，材料遗漏。

很多档案材料只反映活动的结果，其中间过程收集不充分或遗漏。随着近几年机构编制和用人制度的改革，教育局各科室管理档案的人员变动较频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向局机关综合档案室报送哪些材料，致使教育局档案中材料短缺较严重。如有的科室平时对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。加上由于归档制度执行不严格，也是造成档案材料收集不完整原因之一。

3.档案工作队伍建设相对薄弱

由于教育局档案工作不像教育局行政工作能直接为学校师生、为社会群众服务，其社会效益和经济效益得不到直接的反映。教育局各科室的档案队伍不稳定，队伍配备不全，如我局很多科室没有专职的档案员，基本上都是兼职，而且局科室兼职档案人员变动也较频繁，工作缺乏连续性，直接影响了档案的收集。

二、做好档案收集工作的对策

1.充分宣传

要加大档案宣传力度，增强全员档案意识。所谓档案意识，是指局机关各科室人员对于档案工作这一客观事物的了解和认识程度。

首先局领导和各科室档案工作人员要认真贯彻执行《档案法》等国家有关文书处理工作的规定，充分利用召开会议、组织培训等多种形式，增强全员档案法制观念，提高档案意识；其次，应当清醒地认识到文件归档是对历史、对现实工作负责的一项严肃的工作，文件材料办理完毕后，要按照《档案法》的规定主动向综合档案室上交档案资料，要把这一项工作作为每名员工应自觉遵守的行为准则；再次，应定期召开档案管理网络小组会议，经常沟通交流，与科室兼职档案员建立良好的协作关系，及时了解各科室的工作活动与动向，督促帮助他们解决收集工作中的困难。

2.充分收集

要做到充分收集，须建立归档制度。要根据教育局机关的工作特点建立严格的归档制度，这是做好收集工作的必备条件。通过这些制度的建立，把档案管理工作纳入制度化、规范化和法制化的轨道。建立归档制度不应理解为把几条规定写出来挂在墙上就算完成了，而应在程序、时间、各科室负责人落实等方面作出具体规定，并认真执行。

要做到充分收集，应加强组织领导。收集工作的好坏，与领导是否重视档案工作有密切关系。由于单位所形成的档案，一部分是产生于领导的工作活动中，如果领导不重视，这部分档案将大量流失。如何避免和减少档案流失，我们档案管理人员要积极与领导进行沟通和交流，做到及时汇报、及时请示。

同时须建立相对稳定的档案网络小组，各科室要配备兼职档案人员，建立起一套行之有效的档案管理网络，并明确一名单位领导对档案工作具体抓、具体管。

要做到充分收集，就要加强外界联络。我们档案管理人员不能只把档案室内部工作做好就心满意足，需要在空暇时间内加强与其它同级单位的联系，吸取经验，使档案收集得更加齐全。

3.及时收集

手段的多样化。最大限度地收集有价值的档案，必须寻求全面出击、形式多样的收集办法，以达到及时、齐全、系统、完整收集档案的目的。

主动收集。文件材料收集不能靠年底或阶段性突击征集，在平时工作中，做到脑勤、腿勤、嘴勤。注意工作中重大活动的动向，摸清文件形成的规律，局里有重大活动，就及时提醒有关科室，要求他们收集保管好活动中形成的全套文件材料；平时注意主动到各科室收集文件材料，及时追问文件材料的下落，以防遗漏。

定期送交。逐步建立各科室在文件材料办理完毕的第二年初，自觉按照单位档案收集归档范围及归档时间、归档质量的要求，及时移交局综合档案室。

联系催要。定期召开兼职档案员会议，采取个别沟通联系等措施和手段，进行分散、集中相结合的方式，特别是在遇到阻力时，必须坚持不怕麻烦，反复说清道理，帮助解决保管和利用的矛盾等切实可行的方法收集档案。

以用促收。档案管理根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化。只有在提高档案利用的效率和效果上下功夫，到档案室查阅档案快速方便，各科室就能积极配合档案室主动将应归档材料交至档案室。

动态收集。档案材料收集完整与否是决定和影响档案价值的重要因素。档案管理员平时要及时掌握了解局里工作的新内容、新情况，并及时按要求加以收集整理，做到随时产生随时收集归档。

4.提高档案工作者素质

档案收集工作是一项政策性较强的工作，要求档案工作者必须有高度的事业心和责任感。而高度的事业心和责任感是建立在以史为鉴、为历史负责的基础上的，是建立在全心全意为群众服务上的。因此，档案管理工作者要有不计名利的工作精神，才能把档案的收集工作做得更好。加强档案管理人员的业务培训，提高业务管理水平，让档案管理的发展跟上时代发展的步骤，力争档案工作再上一个新台阶！