对档案利用的探讨

杨阳

摘 要：档案的利用是通过档案管理系统查找、利用档案信息的过程，也是档案资源潜在的社会价值得以体现的过程。档案的价值就是档案的利用价值，是档案能够满足社会需求的表现。档案利用是档案工作赖以存在和发展的基础，对于档案事业的发展至关重要。

关键词：档案 利用 改进

档案是单位、部门或个人在各种社会活动中形成的，作为历史记录保留下来的，以备查询的文件资料的总称。档案资料是人类社会活动的客观真实记录，是社会资源的重要组成部分，随着社会主义市场经济体制的进一步深化，社会各领域均发生巨大的变化，如何利用档案资源为社会发展服务已成为档案管理部门工作的重要任务。

档案利用过程包含档案管理者即档案工作人员、档案利用者和馆藏档案资料三个要素[1]。这三者之间相互制约、相互促进，主要表现为：档案利用者的需求决定档案管理者的工作目的和任务；档案管理者自身的业务水平决定馆藏档案的优劣；结构合理、资源丰富的馆藏档案才能满足档案利用者的要求。在档案利用工作中，档案利用者和管理者是主体，馆藏档案是物质基础。档案资源只有通过开发利用，才能使其潜在的社会价值变为现实，发挥社会效益。

档案是推进人类历史不断发展的宝贵财富，对于社会的进步与发展具有重要的参考价值。如何充分利用档案所承载的历史资源，成为档案工作的重中之重。对于改进档案的利用，分别从以下几个方面进行探讨：

一、明确服务态度，注重专业素质的培养

档案工作是服务性的工作，它的服务性集中表现在开展利用工作上。要想把利用工作做好，取决于服务方向的正确。因此，各级档案工作人员以加强收集、整理、保管等工作为前提下，把主要的工作精力都转移到档案利用上来，只有坚持为社会主义事业服务，才能保证档案的服务工作有正确的政治方向。

档案的利用代表着整个档案管理工作的最终成果。良好的服务态度，必须加强岗位责任制，明确分工，建立健全档案管理定期的考核和奖惩制度，让档案意识贯彻到日常工作中来。档案意识是指人们对档案的性质、价值和档案工作的作用、地位的看法。[1]档案意识的增强，就有利于档案资源的利用，加强部门间的相互联系，以发挥档案系统的整体效应。

此外，档案工作人员自身的业务素质也是不可忽视的。我国档案部门对档案工作人员多注重政治培养而忽略了综合素质，特别是业务素质。[1]档案工作人员自身知识结构和业务素质直接影响了档案的利用。结合鉴定、收集、分类、整理、保管、统计和开发利用等工作，熟悉档案的内容及其存放地点。档案工作人员只有在对馆藏资料熟悉的基础上才能及时、准确地为档案利用者查找档案材料，提高工作效率。

二、建立并完善档案利用相关政策法规，优化档案管理体制

当前，档案利用的相关政策、法规体系还不完善，各行业之间没有形成相互联系、彼此配套的法律法规体系。[2]而且档案不仅是提供各项工作利用的重要材料，部分档案资料还包含着党和国家的机密，因此，在利用过程中更要有据可循、有法可依。只有处理好保密与利用的关系，才能更好地利用档案资源，满足现代化建设中的各项需要。

三、丰富馆藏资源，运用现代化手段提供档案利用

档案管理工作可分为档案鉴定、收集、分类、整理、保管、统计和开发利用。其中，档案鉴定、收集、分类、整理、保管、统计等几个环节是档案管理的基础工作。档案开发利用与各项基础工作，构成了档案管理工作的全部内容。在档案管理工作这个整体中，基础工作是为档案开发利用提供前提条件，档案利用是档案管理工作的最终目的。在整个档案管理工作中，档案资源是否能满足档案利用者的要求，是评判档案管理工作好坏的一项重要指标。反之，档案开发利用是以档案鉴定、收集、分类、整理、保管、统计等工作为基础的，它不能离开这些基础工作而凭空存在的。如果没有良好的基础性的档案管理工作，档案不够详尽，摆放杂乱无章，没有合适的检索工具，查找档案资源十分困难，犹如大海捞针，这样就不能顺利开展档案利用工作。只有档案工作人员拥有扎实的档案管理业务水平，才能使馆藏档案资源丰富、内容详尽、结构合理，为档案资源的开发利用提供物质基础。

长期以来各级档案部门把基础设施建设和丰富馆藏资源作为档案发展的重点，片面的认为档案的归档、保管为主要的工作职能。这就使得传统的档案管理方法缺乏现代化的技术手段，只重视对档案本身的管理，忽略了档案资源承载的社会价值，而且单一的检索工具，同样制约档案价值的充分发挥和利用。[1]

现今，信息技术、网络技术的普及，各行业的现代化管理水平都得到不断提高，大量电子文件的涌现，计算机技术的发展使档案的开发利用也发生了重大的变化，为档案资源的深层次开发利用创造了条件。各种新载体为介质的数字档案层出不穷，档案信息将通过网络、电视、报刊杂志、广告等形式被人们所利用。[1]档案管理部门更要把握机遇，增加档案信息开发利用的科技含量，更详尽有效地提供适用于社会经济发展的信息，使档案管理工作的社会地位得到提升。

档案利用工作是一个系统过程，档案管理部门要根据档案利用要求的变化，依据档案利用目的，在不同时期采取不同的措施，努力提高档案利用工作的整体水平。[3]要坚持围绕大局开展档案利用工作，统筹兼顾，自觉为社会各界服务，充分体现档案价值。

参考文献：

[1]朱罗江，现代化条件下档案信息开发利用的思考，《上海档案》2011-06-15；

[2]冯晓红，档案开放利用中的法制建设，《经济与社会发展》2005-06-30；

[3] 贾文丽，对高校档案利用情况的调查与思考-以山东科技大学档案馆为例，《档案管理》2012-10-15。