探讨信息时代档案职业发展趋势

陈嘉莉

摘 要：本文通过档案职业历史发展进程的叙述及对现状的分析，探讨了在信息时代档案职业发展的趋势。

关键词：信息时代 档案 职业发展

信息化是指充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。随着信息技术的快速发展，信息化已经渗透到社会、经济等各个领域，不仅改变了人类活动的传统模式，更是对各个行业进行了或多或少的改造。利用信息技术，能够实现信息资源快捷方便的传输和共享，提高生产效率，加强经济实力，提高各个行业的竞争能力和优势。

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案的价值是指对国家机构、社会组织或个人的有用性。国家信息化战略把档案信息化列为一项重要内容，就是充分利用信息化技术，让档案的价值可以得到充分发挥。伴随着档案工作上信息技术的全面使用，将会给传统的档案工作带来机遇和挑战，也意味着档案职业的发展将会被影响而产生深刻改变。

档案职业的起源对档案工作来说是一个很重要的理论问题，通过了解档案职业的历史，对传统档案工作在信息时代的改变有着十分重要的意义。

一、档案职业的历史发展进程

档案职业是指应用科学的原则和方法，进行档案管理和研究的职业。档案是人类社会、生产活动的原始记录。人类社会文明发展到一定阶段时产生了文字，人们开始使用文字来记录社会活动，国家也将文字记录当做国家管理和交际的工具，这些文字记录保存下来便成为档案。随着人类文明的发展和社会活动的活跃，越来越多的文字记录产生，国家为了方便管理和考查利用档案，需要专人来处理档案。档案界大都认为中国档案工作起源于夏代，因据史书《吕氏春秋·先识览》为证“夏太史令终古出其图法，执而泣之，夏桀迷惑，暴乱愈甚。太史令终古乃出奔于商。”史料中提及的夏太史令即为管理档案的官员。

从秦始皇开始建立的中央集权制的封建国家，至此后世两千多年历史间，中国封建社会是始终由中央集权的制度主导的。档案是封建统治者的维护统治的工具之一，档案对封建统治者的作用仅限于对政权的控制和垄断，整个社会文化处于一种封闭的状态，档案无法被人民所使用，所以封建社会的档案工作并不具有广泛的社会意义。虽然各个朝代都有专职人员负责档案工作，但是当时的档案职业实际上是文书、档案和宗教管理的混合职业群体。封建社会时期的档案工作，带有统治者维护政权的专制意志，限制了档案利用和发展的空间，这段时期的档案工作以编史修志为主。

辛亥革命结束了中国两千多年来的封建帝制，也给档案工作带来了新的转折。鸦片战争后，清政府失去对档案工作的控制，历经南京临时政府、北洋政府和国民政府的档案工作，建立起了一套具有资产阶级性质的档案工作模式。国民政府成立后，在各部机关的总务司下建立了一批专门的档案机构，虽然名称各不相同，但是档案工作管理以及日趋加强。设立了国史馆，用来接收一些机关无法保存的档案，相应地还出台了相关的规章制度用以规范档案工作，如制定的《档案办事规则》《档案管理办法》和《档案手册》等。在1933年，行政院主持的文书档案改革运动中推行文书档案连锁法。这场改革运动将近代档案工作推上了一个新台阶。虽然如此，但是档案管理并没有统一行政领导机构集中的管理，而分布于各个机关的档案机构因为管理的理念和方法差异，仍然各自为政，这严重地阻碍了档案的利用和保管，对档案管理的后续发展有很大的局限性。

新中国成立后，我国的档案工作有了巨大的改变。1954年国家档案局建立，开始转变为行政统一领导。1956年发布《关于加强国家档案工作的决定》首次提出要明确加强档案事业管理体制，要求逐步建立中央到地方的各级机关单位和企事业单位档案管理机构，加强档案工作人员的配备，并分别建立了中央档案馆、历史档案馆、专业档案馆，地方档案馆。为了使档案资源更好地被利用，必须要加强档案事业的建设和管理，因此国家档案局和劳动人事部在1983年联合发布了《关于<印发档案专业干部职称实施办法>的通知》在全国开展职称评聘工作，这说明档案管理活动已经成为一项管理职业。1987年又颁布了《中华人民共和国档案法》，使档案工作者有法可依，给档案事业的发展提供了法律保障。随后成立国家档案局干部教育中心，为保障档案工作者的在职培训，在高校中设立档案学专业，不仅提升了档案管理人员的素质，也给档案理论研究提供了教育环境。在综合科教司设立宣传处，负责国家档案局的宣传活动，又成立中国档案报社，创立刊物普及和传播档案知识。综上说明了档案管理工作不仅得到领导的重视和社会的关注，还为从业者提供稳定可靠的职业保障，也说明我国档案管理活动也已经转化成为一项管理职业。

二、档案职业的现状分析

1.档案管理人员

档案管理人员在档案职业活动中具有自主性和能动性，档案管理人员的规模和结构，是档案职业活动的状况和发展主要影响之一。根据资料显示，截至2006年，我国公开统计范围的档案专职人员共有89057人，从1996年至2004年的全国档案专职人员中，女性所占的比例均维持在65%，这说明档案职业中女性所占的比例具有明显优势。从档案职业的服务性质来看，档案工作的内容包括收集、整理、鉴定、保管、编研、统计、检索和利用等繁琐枯燥且重复性较强的工作，而女性天生的性格中大都具有仔细、温和、较强的耐受能力，女性特征和档案职业工作的性质有很高的相关性，能够更好地适应档案的管理工作。

从事档案职业人员的学历在某种程度上可以反映档案管理人员的基本素质和档案意识程度，根据数据显示，截至2006年，本科学历占79.276%比例，而初中及以下学历仅占1.529%，而档案管理者的专业结构中，大专以上专业程度为18.821%，中专及职业高中专业程度为4.625%，其中在职培训专业程度为40.848%。虽然档案人员有较高的学历，也说明档案管理人员有较高的职业道德和职业能力，对于新技术和新管理理念有较高较快的学习能力，能够更好地应对档案工作的挑战，但是在专业程度上所占的比例却十分低，虽然可以通过在职培训来提高专业程度，却也难以改变专业程度不足的局面，这对于档案职业的发展十分不利。

2.档案职业环境

档案职业环境是支持档案职业生存和发展的必要条件，如果档案职业环境不受重视、没有保障，将会影响到档案管理人员的档案管理工作。根据《档案法》，我国档案工作依据的原则是“统一领导，分级管理”，国家档案局是隶属于国务院的直属机构，在行政管理上有相对的独立性和自主权。但是在一些地方机关单位，因为档案工作影响力不够和编制较少问题，一般领导都不太重视档案工作，所以大部分档案管理人员都是身兼数职，而这些档案管理者对并不具备档案管理的专业素质，管理意识也相对淡薄，在档案管理上也没有太多精力，从而影响了这些机关档案工作的正常开展。

随着信息技术的发展，大量电子文件的产生，档案的新型载体要求在档案工作中需要大量使用计算机来辅助档案管理。我国档案馆的计算机数量从1996年的3921台增长到了2006年的34232台，1999年开始，一些档案馆已经设置了局域网服务器。但是从前面的学历和专业程度分析来看，计算机虽然广泛被使用，但是档案职业人员并没有具有相应的技术水平，如果档案职业人员没有相关的技术技能，信息技术就不能更好地应用在档案管理工作上，传统的档案管理工作将会无法满足信息时代社会对档案资源的利用需求，所以档案职业人员不仅需要提高专业知识素质，还要加强对相应的信息技术和技术设备的学习和培训。

档案职业的法制环境给档案工作提供了法律保障，可以使档案职业更加规范和专业，赋予档案工作者法制权利去对档案进行管理。1987年颁布了《中华人民共和国档案法》，随着社会实践的发展变化，在1996年对《档案法》进行了修改，于1999年正式颁布修正版。在《档案法》的基础上，发布了一些行政法规用以对《档案法》相关规定的细化和说明，例如《中华人民共和国档案实施方法》《机关档案工作条例》《档案馆工作通则》等，这些法律条规和行政法规不仅可以保障档案职业活动的正常发展和进行，也保护了档案职业活动公民的知识产权、知情权和隐私权，让档案资源可以更好地服务于社会大众。

从以上对档案职业现状的分析可知，档案资源因为长期以来档案界的“重管理轻利用”的管理意识，导致档案资源并没有充分被社会所利用，在社会发展的过程中也没有成为必须获取信息资源的渠道。从事档案管理人员的专业程度调查上看，档案管理人员的专业素质并没有太大的提高，在信息技术被广泛利用的今天，档案管理人员的管理手段和意识上都没有及时更新和提升，导致管理效率低下和档案资源无法被更好地利用，而这些状况都让档案职业滑向社会的边缘，档案职业的社会影响力微乎其微。

三、档案职业发展的问题和趋势

计算机互联网和信息技术的广泛使用，催生了大量的电子文件。只有快速用信息管理方法和信息技术手段对数字档案进行处理和利用，才能使档案资源发挥其应有的作用。《电子文件归档和电子管理概论》中指出档案管理人员必备知识有三点：一要掌握档案馆能力的基本知识，了解档案的国内外最新理论动态；二要掌握计算机应用和自然科学基础知识，包括微电子技术、电子计算机技术、现代通信与电子计算机网络和办公自动化等；三要具有较好的外语能力，以满足进行对外交流和合作，引入国外先进的管理技术和设备的需要。这说明在信息时代，档案管理人员必须要加强对相关信息技术的学习，提升自身的专业技能和业务能力，才能更好地管理档案；同时必须在高校的档案教育中，在专业课程上教授相关的信息理论和信息技术，使档案管理的内容扩展至档案信息管理，培养可以胜任开发和利用档案信息资源的新型档案管理人才。

电子档案和传统档案有很大区别，电子档案被信息技术所约束，其真实性通过全程维护、验证文件的产生和存在环境的安全性来保障。根据电子档案的属性，档案管理人员需要转变管理意识，在传统档案时代，档案管理人员主要是被动地对接收的档案进行鉴定、保管和处理。但是在信息时代，档案管理人员不能只是再被动地接收档案，而是必须在电子档案形成之前介入管理，确保电子档案从形成、传输和利用都安全可靠不被篡改。这样才能保证电子档案的真实性，使得电子档案成为可以确信有效的档案资源。档案管理人员管理的对象不在限于档案实体和档案库房，还有虚拟的电子档案。档案管理人员必须意识到，档案职业的定位已经不局限于档案保管者，还要成为数据信息管理者。

信息时代网络的发展和应用，让广大社会民众可以更好地利用档案资源。但是病毒和网络攻击十分泛滥，确保电子档案信息安全变得十分重要，档案管理部门必须要出台相关的标准、加强技术手段和提前介入管理措施，对于电子文件的管理权限进行控制，防止电子档案被篡改和病毒的攻击。

档案管理的目的是为了保存和利用档案资源。在信息时代电子档案在网络环境中更容易被传输、使用和传播，加强建设档案信息资源网和数字档案馆，可以使公开的档案信息资源方便快捷地被使用。这是信息时代档案职业的重要任务也是发展趋势，这关系到档案职业在信息时代能否快速发展而不被社会边缘化。

因此在信息时代，必须要转变档案管理人员的理念、提升相关的信息技术能力和专业技能，加强学校教育和在职培训，加大档案资源的开发和利用程度，让更多的人可以便捷更快地分享档案资源，这样才能更好地提高档案职业的社会竞争能力和加强档案资源在社会大众中的影响力，档案职业在未来的发展中才能充满生机和活力。

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论（第二版）[M].北京：中国人民大学出版社，2006.

[2]胡鸿杰，吴红.档案职业状况与发展趋势研究[M].北京：中国言实出版社，2008.

[3]杨小红.中国档案史[M].沈阳：辽宁大学出版社， 2002.

（作者单位：广东文艺职业学院）