高校二级学院办公室管理工作浅议

陈玲

【摘要】本文简要阐述了高校二级学院办公室管理工作的基本性质和特点，并提出如何加强和提高二级学院办公室工作的措施。

【关键词】高校 二级学院 办公室管理工作

高校二级学院是学校的基层教育学单位，二级学院办公室则是高校综合事务处理部门，起着沟通上下、联系左右、协调内外的中心枢纽作用。院级办公室作为学院管理的综合协调办事机构，是保证学院各项工作正常运转的中枢机构，是联系学校与学院、学院与师生等关系的纽带，起着上传下达、协调左右、联系内外、参与决策等作用。院级办公室工作水平的高低，直接影响着学院各项事业的顺利发展，因此，必须努力改进高校二级学院办公室的管理工作，使之对高校建设和发展作出贡献。

1 高校二级学院办公室管理工作的性质及特点

1.1高校二级学院办公室管理工作综合性

随着高校教育的深入和各项事业的发展，高校二级学院师生数量迅速增长.专业设置不断拓宽，教研室、实验和研究机构数量也随之增加，二级学院办公室管理工作范围扩大、任务更重了。在新的形势下，办公室要更好地开展管理工作，就必须认清形势，理清思路。

1.2高校二级学院办公室管理工作的协调性

1）信息管理工作的协调。高校学院办公室是学院的窗口，通过信息的收集、处理、传递，使学院内部各部门之间、学院与校内其他单位及校外之间的信息沟通顺利进行。

2）内部管理工作的协调。由于分工不同和人员思想差异等原因，在行政工作中难免会有矛盾出现，办公室的内部管理职能是调整和改善这些关系，避免或减少各种摩擦，创造良好的工作氛围，培养团结协作的精神。最大限度地发挥每个人的聪明才智，是二级学院办公室进行内部协调的首要任务。其次，办公室管理人员自身应加强内部的团结协作意识，同心同德，以诚待人，确保办公室工作在一种和谐、融洽、朝气蓬勃的内部环境中愉快的工作。

3）外部管理工作的协调。随着高校教育体制改革的深化以及利益格局的多样化，各方面的矛盾越来越多。学院办公室的重要职能之一就是在自身的职权范围内，协调本部门与学校各部门之间错综复杂的关系。首先，办公室工作人员要熟悉学校教学、科研、管理等情况，了解各部门的具体工作和业务。其次，办公室人员要具备一定的语言沟通能力和协调能力，能够在工作中科学地、巧妙地与各部门人员进行沟通和交流，达到事半功倍的良好效果。

2.加强高校二级学院办公室管理工作

2.1加强队伍建设，提高学院办公室管理人员的综合素质

1）提高政治素质。高校是培养社会主义建设者和接班人的主要阵地。高校办公室管理工作人员具有政策性强、责任重大等特点，决定了办公室管理人员必须具备较高的思想政治敏锐性，方能在大是大非问题上坚定立场，在事关全局的问题上头脑清醒，抵御各种风险，应对各种复杂局面，经受各种考验。因此，高校二级学院办公室人员必须努力加强政治理论学习，不断提高自身的理论政策水平，以避免出现政策性错误。

2）提高业务水平。学院办公室是二级教学的综合办事部门，它所办理的事务纷繁复杂，既有常规性、连贯性的日常事务，又有突发性、临时性的偶发事件。由于办公室处于学院的中枢位置，办公室人员如果没有过硬的业务水平和办事能力，是无法胜任的。所以，要做好学院办公室管理工作，就必须不断的实践创新，总结经验，不断进步。

3）提高科学管理能力。合理安排，提高质量。高校办公室作为基层办公室，可以说任务繁杂，工作千头万绪。要做好各项工作，必须不断探索新的工作方式和管理模式来适应形势的变化。一是要不断地学习和运用科学管理的基本知识，分析形势，制定措施，健全和完善各项责任制，做到工作上有分工，人人有职责，个个尽职责。对管理目标有明确要求的，层层分解，细化量化，实现管理目标化。建立规范、合理，简洁、高效的工作流程。二是合理安排管理工作。办公室管理工作繁重，综合性较强，教学、科研、政务、事务服务管理交错汇合，处理和安排好各项日常工作，是组织管理能力的具体体现。因此，在工作中既要统筹兼顾，又要把握重点，有计划、有步骤地实现管理工作。

4）提高管理工作效率。明确工作职责配备精干人员，明确职责范围，是提高办公室管理工作效率的关键。在办公室内部，如果工作人员素质不高，责任心不强，即使人员再多，也无助于工作效率的提高。同样道理，如果责任分工不明确，即使人员再精干，也会互相推诿扯皮，出现许多工作没人干，许多人没事干之类的现象。因此，配备办公室工作人员，必须从素质和数量两方面来考虑。数量一般都有规定的岗位编制控制。只要我们做好了这些工作，高校二级学校办公室的管理工作一定会做好。

3.结束语

总之，随着高校教育改革与发展步伐的不断深入，高校二级学院办公室作为上传下达的枢纽管理部门，在学院的各项工作中起着举足轻重的作用；二级学院办公室管理工作人员，必须充分发挥主动能动性，增强自身素质，合理运用各种管理方法，积极利用各种管理工具，来提高管理工作效率，以保证二级学院管理工作顺利进行。作为高校二级学院办公室工作人员，还要不断解放思想、更新观念，使之更好地为学校的教学、科研和广大师生员工服务。

【参考文献】

[1]于海琴. 高校行政管理干部工作绩效模型的实政研究. 高等教育研究，2012（3）：35-41.

[2]林瑛. 高校二级学院办公室管理工作初探. 科技致富向导，2009（7）：1.