浅谈高校教学部门档案管理

何琴

【摘要】重视和加强教学部门档案的规范建设势在必行，教学档案是记载高校教学活动的真实记录。高校的教学部门在教学档案管理中存在着一些问题，学校应从增强教学部门人员的档案意识，加强教学档案管理等方面来规范教学档案管理。

【关键词】高校教学部门 档案管理

教学档案是学校档案的主体，也是教学管理的一个重要方面。搞好教学档案管理对于加强学校档案建设，提高学校档案管理水平，起着至关重要的作用，同时对于加强和改进教学，提高教学质量和管理水平都具有重要意义。

一、高校教学档案管理工作存在的问题

1.教学管理人员缺乏档案意识

由于教学管理人员归档意识淡薄，加上这些人平时大多忙于日常教学行政业务工作和繁杂的事务性工作，一些原始材料没有及时归档。基层教学管理人员也没有把足够的时间和精力放在档案的收集和整理工作上，而档案管理则是一项专门的业务，具有科学严格的法规规范、分类标准和管理办法，这一矛盾的存在，必定给教学部门档案的规范管理带来影响。

2.教学档案不够齐全完整

随着学校办学规模的扩大，教学部门涉及的工作中除了形成纸质材料的教学档案之外，也产生不同载体的文件材料。比如学生竞赛获奖照片、视频材料等电子档案以及奖杯、奖牌等实物档案。

3.教学档案不够规范

对于如何收集原始材料，大部分教学管理人员没有规范意识，只是简单地收集各自在平时教学管理活动中形成的材料，不太注意原始材料的材质、字迹等等。

二、教学档案资料的范围与归档

1.从媒体上看不仅仅限于文字资料，也包括录音、软盘、照片、图纸等

2.从来源上看有上级、本级、下级三个方面

（1）上级机关的文件材料，指上级教学工作的文件、资料工作条例以及重要会议需要贯彻执行的文件等等。

（2）本单位形成的文件材料，主要指本单位会议记录、年度工作计划、工作总结、本单位起草的各种文件；请示、工作意见、指示、批复等。

（3）下级报送的文件材料，主要是相继单位报送的计划、总结、工作报告、典型材料等。

3.从性质和用途上，可分为三大类

（1）教学资料。主要反映教师、教学管理干部、教学保障条件等现实状况教学能力。具体内容包括：教学队伍名册、教师业务档案及社会兼职、外聘和外籍教师情况；教室、场地情况，实验室及仪器配备；教学用教材、获奖教材，教学辅导教材、教材使用效果统计；电化教室、语言室情况，电教设备及运行情况，电教片资料情况。

（2）教学文件资料。包括上级各种教学工作制度、岗位责任制、教学场所使用规定等；各种教学文件，如专业设置、教学大纲、课表；专业建设、课程建设、重点实验室和重点学科建设、教师队伍建设；图书资料建设、管理等。

（3）教学管理与运行资料。包括各个时期教学检查、教学业务会议、教学竞赛材料、教学信息反映、考试工作材料、学生课程成绩、学籍异动、奖励、外语及计算机等级考试材料。

三、教学部门档案资料收集整理的要求

1.教学部门档案管理人员的职责与要求

做好本部门各类文件材料的形成积累工作；将收集的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订齐全，并及时向学校档案馆（室）移交；做好存放在本部门各类档案的组卷分类、编目、登记、保管、利用等工作。教学部门档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业忠于职守，遵守纪律；具备本校相关学科的一般知识和档案业务知识，高度认真负责，勇于开拓创新。

2.教学部门档案资料类目的构成

A类：党群（DQ）

11党务综合；12纪检；13组织；16工会；17团委。

B类：行政（XZ）

11行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此）；12人事；15总务后勤；16档案、图书、文博。

C类：教学工作（JX）

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）；12学科与实验室建设；14学籍管理（学生奖惩材料入此）；15课堂教学与教学实践；18教材；19师资队伍管理。

以上一、二级类目下的三级目录由于篇幅限制未一一列出。

3.档案资料的保管期限和载体

上述档案资料的保管期限一般以3—5年为限，较少部分为长期，基本不采用永久保存。保存载体可较多使用电子文件。

四、加强高校教学部门教学档案管理的措施和对策

1.增强教学部门人员的档案意识

确保档案质量的前提是文件材料的完整和准确性。而文件材料收集主要依靠教学管理人员与基层教学管理人员进行有效的信息交流，积极主动、认真细致地收集整理材料，最后由部门专职或兼职档案员仔细分类归档，从而维护档案的完整性、系统性。

2.建立年度归档和定期集中归档的制度，分门别类地管理档案

教学档案由于时间划分的特殊性，在归档的时候可以采用教学年度归档和定期集中归档相结合的方法。教学管理人员在完成某项业务时候，能及时归档，防止事后找不全材料甚至找不到材料，避免造成档案不全的现象。

3.提高专职或兼职档案员的素质

一要具备业务素质，专职或兼职档案员要加强对档案知识的学习，特别是了解教学档案的特点，从收集、整理、保管到利用都必须有业务知识为指导，形成较强的档案鉴定能力，从而进行科学的管理。同时，专职或兼职档案员还可以通过参加校内外的档案知识的培训班提升自身的业务。二要具备服务意识，档案员应爱岗敬业、乐于奉献，给全校师生提供优质的服务，提高服务效率。三是具备创新意识。

五、结语

随着高校教育管理模式的建立，教学部门档案管理必将越来越多的受到重视，高校教学部门要努力将档案管理工作做到规范化，使之在教学过程中起到重要作用。