浅析信息时代高职院校档案管理工作

摘要：随着信息技术的飞速发展，高职院校档案管理工作面临着新的挑战和机遇，同时也给高校档案管理工作人员提出了新要求。本文通过对当前高职院校管理的现状进行阐述，对目前档案工作中存在的问题进行查找，同时做出相应的研究和分析，进而为高职院校的档案管理工作提供参考依据。

关键词：档案管理 信息化管理 高职院校

随着国家大力发展高等职业教育事业，教育改革的深入，对于高职院校来说，学生、教职员工的档案数据每年都会出现大量录入、迁出等变动，档案数量随之也增长非常快， 档案的变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。如何对高职院校的档案信息资源进行高效的管理？如何实现高职院校档案信息化建设？我认为计算机化的现代档案管理是大势所趋，随着信息化程度的提高，电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理，以促进实现高职院校档案管理的科学化、现代化和规范化，使每个学生和教职工的档案更健全、更完善。

1 高职院校档案管理目前的现状

1.1 高职院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、滞后现象。目前，档案管理工作在很多院校都得不到相应的重视，同时对档案管理工作的重要性缺乏必要的认识。在这些高职院校看来，学生数量，以及由学生产生的经济效益才是第一位的，在他们的意识形态中根本没有将档案管理工作放在第一要位，档案管理工作不会对学院的长远发展起到任何的影响，进而在一定程度上忽略了档案管理工作。这种认识主要体现在学校的领导方面，同时在学校的有些教职员工身上也有所体现。但是，还是有许多同志在从事档案管理工作的过程中，对档案管理工作具有比较强的意识，这些员工对档案管理工作都有明确的认识。因为档案管理工作是一项具有内部性和保密性的工作，同时也是默默无闻的工作，根本没有人注意，因此，档案管理工作的重要性，有的同志却看不到。甚至有些同志认为，档案管理员的工作就是进行档案管理，而与自己没有任何关系；有的同志对档案管理工作的重要性流于口头形式，而在实际工作中却又是另外一码事。上述情况充分地证明了，在学校的教师队伍中有相当一部分人对档案管理工作缺乏正确的认识。

1.2 档案管理机制和方法比较落后。学院的档案分为：干部人事档案、文书档案、科技档案、财会档案等几大类。按理说这些档案应该统一归到一起管理，但目前学校，都没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的格局。比如要查一个教师的人事档案要在组织部门或人事部门或办公室去查询；查这个教师的教学情况、教学奖惩的材料，又要在教务处或师资科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影响档案材料的真实性。档案材料形式单一，未实现电子文档的方式存储文件档案。档案管理工作的模式比较落后，降低了档案的使用价值。目前，在许多高职院校其档案管理工作还处于手工、纸质处理阶段，根本不具备进行现代化管理的设备和手段，档案资源的存贮和共享根本不能实现。

1.3 高职院校档案管理工作量大。对于高职院校来说，每年都有新生入校、老生毕业、就业或继续深造、新教师入校参加工作，教职工的调出等一系列的学生、教职员工的档案数据变动、变化呈现出数量大、变动比较频繁，以及跨区域调动等，另外，对档案进行维护、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、财力等。

1.4 有待实现档案信息电子化、现代化管理。随着科学技术的不断发展，计算机和网络得到推广和使用，在这种环境下，传统的以纸为载体的档案管理将会受到严重的冲击。电子化档案管理已成为当今的发展趋势，其在档案管理中的优势还没有得到充分的展示。当前学校档案管理依然是纸质档案作为保存的主流，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。在高校数据库中，如果现代化设备和电子信息技术没有应用到档案管理工作中，那么电子信息管理只是一种称谓，在档案管理中只能起到检索、交换、备份的作用。当前，对档案进行电子化管理，还处于推广阶段。在档案管理中，对于自动化软件的选择和使用，其管理工作人员还没有真正发挥计算机和网络的优势。

2 档案管理工作建设中的对策

2.1 对档案工作加强管理，强化教职工的档案意识。通常情况下，高职院校要建立规范化、科学化的管理制度对档案馆进行管理，进而提高档案管理的现代化水平。要在一定程度上，丰富馆藏信息，做到档案工作有据可查，进而使档案工作为学院发展提供服务。因此，领导要不断更新观念，提高建设档案的意识，对学院的各项工作通过档案资料进行处理和规划，进而为档案工作奠定基础；在档案管理工作的过程中，需要全体教职工积极配合，进而使档案管理工作落到实处，从领导干部到具体的工作人员、到全院教职工都要与时俱进，对档案管理工作进行改革，进而满足社会发展的需要。最大限度地争取领导对档案管理工作的支持，真正意识到档案工作的重要性，同时将档案管理工作纳入议事日程，将档案管理工作与其他工作进行同时布置，同时检查，同时验收。另外，要不断巩固和强化教职工的檔案管理意识，从思想和行动两个方面，让他们真正意识到档案管理工作对学院和个人的发展都具有非常重要的作用，进而在实际行动中，主动配合档案部门的各项工作，积极的参与到学院档案建设中去。

2.2 建立和完善规章制度，对档案工作进行科学化、规范化管理，同时不断提高档案管理人员的素质。通常情况下，建立健全规章制度是开展档案管理工作的前提和基础，对于档案管理工作来说，其头绪众多、并且琐碎繁杂，如果不通过制度进行管理，那么就会出现无章可循、无所适从的混乱局面。因此，一定要完善诸如《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等一系列规章制度，对各类档案进行及时归档处理，实施档案管理细则，明确档案的归档范围，以及保管期限和立卷归档等。进而为档案资料的长期有效地收集和保存奠定制度保证。通常情况下，建立完善档案管理制度，为实现规范化、科学化管理提供制度保证。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，所以管理人员首先应具备优良的思想政治品质、乐于奉献、吃苦耐劳的精神，其次就是要精于业务、有丰富的专业知识、扎实的专业基础知识、丰富的现代档案管理经验，以及使用计算机的能力等。学院通过不定期的专业技术培训，不断提高档案管理人员的综合能力，不断丰富档案管理人员的专业的技术管理知识、健全现代管理手段，不断提高学院的档案管理水平。

2.3 计算机实现电子文档档案管理大大的提高了工作效率。学院应把档案工作需要的经费纳入学校经费预算，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步，为档案机构添置必要的现代化设备，以便开展工作。原来的手写、纸质的档案管理、数据的统计、存储都需要耗费大量人力，而且还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，从而减少管理人员的工作繁琐性和工作量，相应的也提高了工作效率。

2.4 档案管理实现电子化、现代化是必然趋势。管理人员必须努力学习微机使用、管理知识，实现档案管理电子化、现代化、规范化的建设。目前计算机技术和网络技术的普及应用，形成了一个信息化的社会，这不仅提高了办事效率，也为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。传统的纸质档案靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅、对于距离较远的跨省市区的单位共享或调度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困难等因素。利用现代化信息手段，高效的办公自动化软件的应用把档案工作人员从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，从而实现档案的体系管理，使档案资料索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。而电子文档的存储方式多种多样，如光盘、U盘、移动硬盘等环保、存储量大、储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性和可靠性。

随着现代科学技术的发展，对档案信息进行电子化、现代化管理，在一定程度上为数据量大、更新快的高校档案管理提供了便捷。继续采用传统的手工管理档案方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有不断提高档案管理人员的专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，才能使学院档案管理工作迈上新台阶。

参考文献：

[1]童健.信息时代提高高校档案管理人员素质研究[J].贵州民族学院学报（哲学社会科学版），2004（06）.

[2]李纯.浅谈高校档案管理人员的素质[J].山东档案，2010（06）.

[3]尹宝君，范宏.如何提高高校档案管理人员的综合素质[J].科技创新导报，2011（21）.

作者简介：吴蕾娜（1970-），女，长期从事档案管理工作。