高校教学秘书的重要性及存在的问题

姚红静

【摘 要】高校教学秘书是高校正常运行的重要保障之一，本文就高校教学秘书工作的重要性和现存问题进行分析和探讨。在对教学秘书工作的重要性和存在的问题进行分析之后，笔者认为目前我国高校教学秘书的工作能力和个人素质仍有巨大的上升空间。充分认识高校教学秘书工作的重要性并细致分析存在的问题，能对高校教学秘书工作起到一定的指导作用。

【关键词】高校；教学秘书；重要性；存在问题

高校教学秘书工作作为高校教学工作中必不可少的一个部分，具有非常重要的意义。从小处说，教学秘书是系部工作有序进行的保证，从大处说，他是整个学校教学、教务和学生工作得以顺利开展的关键因素之一。本文就高校教学秘书工作的重要性和高校教学秘书现存问题进行分析和探讨，旨在对高校教学秘书工作起到一定的指导作用。

相比起教学秘书的岗位设置和人员素质的培养，一般高校更重视的是教师质量的高低、教学水平的优劣、教学环境的好坏和教学设备的完善与否，多数会忽略教学秘书工作的重要性。而在实际工作中，高校教学秘书的地位不仅不会低于教师，在某些时候，教学秘书所承担的工作和扮演的角色比教师更加重要。教学秘书工作的重要性主要体现在以下几个方面：

1.教学秘书是信息沟通的桥梁。教学秘书的日常工作内容之一是信息的传递，而信息的传递又分为两个方面：一是信息的下达，即将学校各部门下发的文件或指令传达给系部及教师，或将系部下发的文件或指令转达给教师或学生。在此过程中，要求教学秘书做到信息的准确传达，及时传达和有效传达，并确保信息到达相关责任人，以保证在规定的时间内完成规定的教学任务和教务工作；二是之下而上的反馈。学生对教师教学的意见和建议、教师对系部或学校工作安排的意见和建议，以及系部对学校发展方向等的意见和建议，都需要通过教学秘书向相关部门和人员进行有效的反馈。教学秘书及时将信息反馈给上级部门和领导或教师，有助于教学的改革，工作的开展和学生的稳定。从某种意义上说，有时自下而上的反馈较之自上而下的传达更具有现实和长远意义。从这一点看，教学秘书的工作非常重要，是上下有效沟通的桥梁和纽带。

2.教学秘书工作保证了教学工作的组织和实施。教学秘书对外进行信息的沟通与处理，对内则要对教学工作的组织和实施负责。教学秘书工作多且繁琐，尤其在教学工作的组织和实施上，教学秘书担负着领导和教师的双重责任。从课程的设置到教室的安排，从考试的组织到成绩的登统等等，都离不开教学秘书的工作。教学工作的组织和实施可以说是教学秘书工作中重要的组成部分，一旦教学秘书在教学工作的安排上出现失误，轻则延误教学工作的开展，重则导致教学事故，影响正常教学工作的顺利进行。因此说，高校教学秘书在教学工作的组织和实施过程中有着举足轻重的作用，并扮演着至关重要的角色。

3.教学秘书对教学工作和学生工作实施监督管理。高校教学秘书的另一项责任就是对教学工作实施监督和管理，协助领导对教学成果进行有效的评估，并及时作出相应的调整。教学工作的实施需要有配套的管理机制，无论是领导听课还是学生评课，最终都需要将结果汇总至教学秘书手里，由教学秘书统一整理并统计出结果。通过对结果的分析来实现对教学工作进行监管，并将最终结果反馈给系部和学校领导。此外，对课程设置的合理与否的监管也需要通过教学秘书配合教师和领导一起完成测试，并进行合理的调整和安排。每学期和学年末的教师自我评估和评估材料同样需要教学秘书进行组织、汇总，并将汇总结果上交给领导，在领导确认无误后形成材料，上呈学校相关部门进行年度的总结和备案。与此同时，教学秘书还要协助掌管学生工作的工作人员对学生工作进行监管，及时纠正学生工作中出现的问题，保证教学、教务与学生工作的顺利进行。

上述三方面是高校教学秘书工作的重要性，高校教学秘书的工作的交叉的，涉及到教学、教务和学生工作等方面，在高校工作中有非常重要的地位。在分析完高校教学秘书的重要性之后，笔者对己所兄弟院校教学秘书的工作进行了了解和考察，发现存在以下几个共同的问题：

1.教学秘书工作量大、人手不足。部分高校系部下只设置了一个教学秘书的职位，所有工作全部由一人完成，无论是教学工作还是教务工作，有的甚至还包括学生工作。这三部分加在一起的工作量非常大，造成教学秘书工作压力大、工作时间长和工作效率低等结果。对于此种情况，学校按照系部大小和工作量大小综合考虑教学秘书岗位数量的设置，将教学秘书的工作分化和细化。一方面能有效的缓解教学秘书的工作压力，另一方面能有效的提高教学秘书的工作效率，对系部工作的运行有重要意义。

2.教学秘书的学习机会匮乏。教学秘书的工作的是一成不变的，是随着时间的推移发生变化的。进入21世纪后，教学秘书更多的工作开始需要借助计算机来完成。越来越多的学校为了方便管理，在电脑上建立了一系列教学、教务工作的管理系统，这些都需要教学秘书学习和掌握。与此同时，教学秘书工作的内容和工作方式也在不断更新，想要更好的完成教学秘书的工作就必须不断加强学习。而教学秘书工作的连续性和人手不足的特点往往让其缺少学习的机会。不仅如此，不少高校教学秘书跟兄弟院校的同行之间也甚少有沟通和交流的机会。对高校来说，应给教学秘书提供更多的学习和交流的机会，这不仅有助于教学秘书自身素质的提高，更有助于工作方式的改进和效率的提高。

3.教学秘书的服务意识不足。在对部分高校教学秘书的调查中发现，不少教学秘书对自身工作的性质认识存在不足，主要表现在服务意识的不足和缺失。一些教学秘书在工作中更多扮演的是传声筒的角色，对信息至上而下的传达做的非常到位，相反对于之下而上的信息和意见反馈则不够重视。有的是因为工作量大忽略了，有的则是认为这种反馈意义不大。无论什么原因，作为教学秘书，工作内容之一便是服务系部、服务教师、服务学生。倘若教学秘书服务意识不足，将直接影响教职员工的工作积极性，影响学生在校学习的积极性，并影响各种工作的正常开展。因此，应加强高校教学秘书服务意识的培养，以协调各方关系，保证学校、系部、教师和学生之间的和谐关系。

4.高校教学秘书工作的创新思维能力不足。一些高校教学秘书对工作的认识依然停留在从前，还没有跟上时代的发展。进入21世纪后，学生与以往任何一个阶段都不相同，他们的个性更加突出，独立性缺乏，自我的性格特点使他们的集体生活遇到很多问题。此时教学秘书应从以前的工作模式中跳出来，以创新的思维来应对新的工作环境和对象。

5.高校教学秘书的科研能力有待提高。对部分高校教学秘书的调查表明，多数科研能力相对较低。造成这种结果有客观的原因，如工作量大，工作时间长等，都影响到教学秘书的科研时间。另一方面也有部分主观因素，一些教学秘书对科研的重视程度不够，认为科研更多应该是任课教师的工作。其实不然，教学秘书工作在基层管理的第一线，他们的研究经验直接对学校上级的决策和建设有很强的指导意义。因此，应充分重视教学秘书的科研工作。

在对教学秘书工作的重要性和存在的问题进行分析之后，笔者认为目前我国高校教学秘书的工作能力和个人素質仍有巨大的上升空间。在新时期的教育模式下，只有认清教学秘书工作的重要性，并提高个人的能力和素质，才能应对高校教学秘书工作的种种需要。