浅论县级医疗机构基础建设档案的管理策略

魏凯

【摘 要】基础建设档案管理在县级医疗机构规划、建设、管理工作中提供现状和历史依据，推动医疗机构可持续发展等方面发挥着重要作用。但，目前一些县级医疗机构的基础建设档案管理还存在许多问题。要做好基础建设档案的管理，就必须要建立健全管理制度，加强管理者业务培训，不断提高基础建设档案的科学管理水平。

【关键词】档案；作用；问题；策略

基础建设是医疗机构为了未来全面发展和医疗业务的开展而从事的基本需要的设施建设。随着县级医疗机构改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基础建设档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视县级医疗机构基础建设档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基础建设档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个医疗机构档案工作者义不容辞的责任。

1.基础建设档案在县级医疗机构管理中的作用

1.1对推动县级医疗机构可持续发展具有十分重要意义

县级医疗机构基础建设档案是县级医疗机构建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基础建设在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基础建设档案管理的关键是及时收集基础建设项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于县级医疗机构基础建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是县级医疗机构工程建设的真实记录，也是整个县级医疗机构档案的重要组成部分，它既为县级医疗机构的建设、维修、管理、改扩建服务，又为县级医疗机构的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动县级医疗机构经济可持续发展具有十分重要的意义。

1.2为县级医疗机构规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基础建设档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基础建设档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为县级医疗机构规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对县级医疗机构发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和县级医疗机构管理者的重视。

1.3基础建设档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源财富

档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是县级医疗机构和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建科的全院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了自上世纪50年代建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向县卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。

2.县级医疗机构基础建设档案管理工作中存在的问题

2.1基础建设档案管理工作缺乏政策性指导

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。

2.2档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基础建设档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。

2.3全员档案意识不强

基础建设档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3.对县级医疗机构基础建设档案管理的建议

3.1建立健全管理制度是搞好县级医疗机构基础建设档案管理工作的保证

基础建设档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。县级医疗机构本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基础建设档案工作管理制度，并严格执行，做好基础建设档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基础建设档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训

开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基础建设档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基础建设档案和县级医疗机构档案工作的有力保证。

3.3改进方法，不断提高基础建设档案的科学管理水平

随着基础建设档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基础建设档案的科学管理水平。现代县级医疗机构基础建设档案管理人员应具备熟悉基础建设专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，争取各种机会组织档案管理者参加有关基础建设政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构，增强他们档案管理的熟练性、科学性。 [科]