提高公路档案利用率的途径探讨

2013-04-17陈龙民

交通运输研究 2013年9期

陈龙民

（青莱高速公路临沂管理处，山东临沂 276400）

公路工程建设事业的飞速发展，使地方经济更加活跃，也带动了社会其他事业的蓬勃发展。档案是公路工程建设和管理的重要依据，公路档案管理工作是服务于公路建设事业的重要工作，但从目前的情况来看，公路工程档案管理方面仍然存在很多不足，这在一定程度上阻碍了公路建设事业的发展，也阻碍了公路工程社会效益的发挥。如何提高公路档案的管理水平，提高档案的利用率，是目前公路工程必须重视的关键问题。

1 公路档案的利用价值

1.1 公路档案是工程项目建设合法性的依据

公路工程建设程序是否符合相关要求，项目建设是否具有合法性，是公路工程建设中的首要问题。由于公路工程需要经过立项论证、规划、可行性研究、勘察及设计等几个阶段，才能进入到施工建设阶段。其中的每一个环节和程序，都会生成大量的文件档案资料，这些档案资料便是工程检查和验收的依据，也是公路建设合法性的重要依据。

1.2 公路档案是工程项目交竣工验收的依据

公路工程项目交竣工验收主要是依据已有的档案资料，对建设施工企业、监理单位的工作完成情况进行验收。验收时除了需要进行现场的勘察检测外，关键还是要通过各单位提交的经认可的档案文件来对整个公路工程进行质量判断和评价，进而来对相关的试验检测内容、隐蔽工程、施工技术等进行验收。其中的档案资料需要由相关的监理、业主和政府监督部门共同认可，方可成为验收的判定依据。

1.3 公路档案是财政审计等部门审查的依据

建设单位、监理单位、施工单位的计量支付文件档案，是工程财务审计的重要依据。尤其是工程设计变更、合同变更、预算调整等都是审计检查的重点环节。必须具有比较完整和充分的档案资料来进行说明和解释，以保证各种变更的必要性、合理性和合法性。在计量支付方面，计量文件档案必须在业主和监理等均认可的条件下，才具备合法性，而支付文件档案须建立在真实、合法及有效的基础上。

1.4 公路档案是判定工程质量安全事故性质以及运营养护的依据

在出现工程质量安全事故以后，事故调查部门必须对工程建设期间的相关档案材料进行综合分析，从而认定事故的具体性质。另外，公路档案资料也能够为公路后期运营养护提供必要的依据。公路在运营期间难免会出现各种质量问题，养护单位可以根据公路建设施工阶段的档案，制定相应的养护对策及维修方法，从而确保公路安全畅通。

2 公路档案管理存在的问题

2.1 对档案管理不够重视

在公路建设项目中，部分建设单位对工程的档案管理工作不够重视，导致部分档案资料不能在项目建设前期阶段及时归档，档案工作相对于项目建设明显滞后。部分施工单位只注重工程建设工作，而忽视对工程档案的管理，导致一些工程资料收集不够齐全，缺乏准确性和合理性，严重影响了档案后期的利用价值。

2.2 档案管理缺乏有序性

通常公路工程的建设项目是按照合同段由各项目部实施施工建设，工程大量外包，承包人的档案管理意识缺乏，且人员的流动性较大，相应的管理人员也很难到位，这自然会增加档案管理的难度，无法保证档案管理工作的有序进行。

2.3 工程档案的完整性难以保障

由于公路工程建设项目较多，且历时较长，其档案涉及到包括立项、审批、征地、勘察、设计、建设、施工、监理和验收等众多环节，档案内容非常复杂，相关的资料也很难保证其完整性和有效性。

3 提高档案利用率的有效对策

3.1 正确认识公路档案的利用价值

公路档案管理工作主要包括收集、整理、保管、统计以及利用等环节。档案的收集和整理工作是档案管理的基础性工作。档案的利用是档案管理的主要目的。如果不需要利用档案，那么收集和整理工作就毫无价值可言。在公路工程建设的整个过程中，无论是任何单位和个人都应该认识到档案的利用价值，只有认识到这一点，才能在档案收集和整理的过程中，更加具有主动性和责任感。档案管理应该将利用工作摆在工作的中心位置，充分发挥公路档案的利用价值。只有通过有效的利用，才能衡量出档案收集和管理工作的优劣，也能够及时对档案收集、整理工作进行反馈，及时发现档案管理工作中的不足，并进行必要的改进和完善。

3.2 建立科学的管理体系

公路工程档案普遍存在范围大、数量多和种类杂的特点，因此档案管理部门应该结合公路档案的特点，建立符合公路档案管理需求的档案管理体系和完善的公路档案室藏结构。在公路工程建设期间，应该由档案管理人员对一切具有历史凭证作用和利用价值的档案进行分类收集。收集过程中应该根据公路工程不同阶段的项目实施性质，对档案成套保管，保证各种门类及各种载体形态的档案都能够被完整、齐全地收集在内，建立起内容丰富、结构合理的收藏档案体系，严格履行档案管理的职责，延续公路工程档案的利用价值，进而保证档案的社会效益。

3.3 创造高效的档案利用条件

档案管理者不仅仅是档案资源的管理者，也应该是档案资源的开发者和传播者。档案管理人员应该积极地开发档案资源，为档案利用创造更好的条件。档案管理者应该主动对档案信息进行编研开发工作。档案编研工作不仅可以提高档案的利用率，也可以为公路企业的主营工作提供服务，为企业的长期战略发展提供服务。公路档案管理者应该全面了解和掌握用户的需求，对公路工程档案进行深入的研究，将其编辑成具有较高利用价值和科技含量的二次、三次档案信息文件，进而为公路建设事业提供重要的参考依据，在提高档案利用率的同时，创造更多的经济效益和社会效益。

3.4 创新档案利用方式

档案管理工作的服务水平决定了档案利用率的高低。因此档案管理者必须创新服务，将被动服务变为主动服务，转变公路企业管理长期以来“重视施工建设，轻视档案管理”的观念。公路档案管理应该积极主动地去适应档案利用者的需求，对公路档案资料的利用可能性进行深入分析和预测，主动、及时、准确地为档案需求方提供服务。另外，档案利用除了传统的来室查阅、档案借阅、复制服务、咨询服务等多种服务方式外，公路档案的数字化管理也是创新档案利用方式、提高公路档案利用率的最有效途径之一。公路档案的数字化管理能够高效、准确、快捷地为用户提供相应档案，同时也减少了对原件反复使用所造成的损害。而且数字化档案管理不仅提高了档案信息收集、加工和利用的效率，还具有一定的统计分析功能，避免了人工统计工作中由于种类繁多、数量庞大而产生的工作失误和信息丢失等问题。档案的网络化审批和审查，也提高了档案审查工作的工作效率，进而提高了档案的利用效率。