病房整体搬迁过程中的信息质量管理

2013-04-16郑海源陈德海黎学武张德林董瑞国

江苏卫生事业管理 2013年1期

郑海源陈德海黎学武张德林赵会董瑞国

信息风险是指信息数据的完整性、安全性、真实性、及时性和有效性可能遭到破坏，给医院信息系统的正常运行带来危险[1]。信息风险管理是一种管理手段，是对存在和潜在的信息风险进行发现、评估和处理，保证系统的安全运行。为了改善医疗环境，我院的新病房综合大楼顺利竣工，建筑面积11万平方米，新增32个病区、共2 000张床位。在病区整体搬迁过程中，我院充分考虑了信息搬迁的潜在风险，认真制定搬迁过程中的风险质量管理方案，保证信息数据的顺利安全迁移[2]。信息搬迁一般情况下会采用以下两种方案：(1)搬迁前后病区内部编码不变，只对科室名称进行修改，此方法适用于搬迁前后为一变一的科室，不需要进行数据的迁移，对科室的医嘱、费用、成本、固定资产、电子病历等数据都不会产生影响,只需要护士进行转床处理即可完成。(2)对于搬迁前后为一变多或者跨院区搬迁的科室，一般采用新增科室的方法，优点：新老病区设置清晰，不易混淆。缺点：需要对医嘱、费用、试管影像电子申请单、电子病历进行转科跟进处理，重新分配护士医生权限。我院在信息搬迁过程中采用以上两种方案相互结合的办法，顺利完成共计32个病区的搬迁工作，实现了数据及时有效零错误的转移。

1 信息搬迁风险及面临的问题

1.1 搬迁病区多、周期短这次搬迁工作规模大、时间紧，若采用以往的方案，转科前先停医嘱，到新病区后由医生护士重新录入的办法，将严重影响搬迁进度。若数据统一由信息中心人员通过后台处理转至新病区，由于信息中心人员对搬迁病区患者床位对照信息、患者病情危重程度、患者搬入新病区先后顺序都不了解，无法正确统一处理。为了解决以上问题，我院专门开发了新楼搬迁功能。搬迁当天由指定的病区信息搬迁负责人，根据预设的床号对照对患者进行搬迁处理。搬迁处理的同时，把患者的长期医嘱、临时医嘱、影像电子申请单等自动跟入新病区，取消了备用药品准备，搬入新病区后，护士进行医嘱校对即可恢复正常业务，保证了搬迁病区的数据及时准确地完成转移。

1.2 搬迁过程中的病区资产管理搬迁病区的实物资产，一部分跟入新病区，而其它留下的设备需要进行报销或转入下一迁入病区。由于搬迁过程中人力有限，我院决定到搬迁完成后进行资产的账本转移。搬迁过程中采用以下两种方法协调处理：(1)原科室资产数据全部跟入新病区，待搬迁稳定后把实际未带入新病区的资产作移出处理；(2)原科室资产全部不跟进，待搬迁稳定后，由设备科同病区确认实际搬迁入的资产转入新病区。

1.3 新老病区的对应关系设置科室搬迁前后若为一对一的搬迁关系，在新病区中引用原来的科室编码，更改老科室名称为新科室名称即可，这样可以减少对HIS、LIS、成本核算、电子病历、病案统计等相关科室的影响。也不会影响科室收入、资产、成本、奖金的计算；若科室为一变多，设计时把转入患者多的新病区引用原来的科室编码，其余的为新增科室编码，这样可减少转科过程中的相关数据批量处理，从而减少风险；若为多变多的科室，需要确定好新老科室的对应关系，转移患者多的病区应设为同一编码，减少搬迁中数据处理。

1.4 相关性大的病区尽量安排在同一时间搬迁如心内一科、心内二科、心内三科、CCU等科室在同一天搬迁，可以避免新老病区转科情况的出现，减少复杂数据的处理，减少病人在楼宇之间的转科搬迁，方便值班医生。

1.5 迁入新病区后退药退费处理由于退费的严谨性，各病区仅可以退属于自己病区记账的药品及费用信息，大楼搬迁前后，搬迁科室虽属于同一科室，但是由于新增病区的出现，使得原来病区与新病区科室编码不一致，计算机在判断时认为是不同科室之间的费用,无法正常完成退费。我院在退费程序的控制中，新增了新老病区对应关系设置表，由此，搬迁后仍可进行发生在老病区的项目退费处理。

2 信息搬迁方案确定

在搬迁前相关职能部门分别对各科室潜在的信息风险进行了评估：

2.1 医务处 (1)搬迁时间及搬迁病区的安排，得到通知后信息中心可对相应新病区开通设备及总务库房的物品申领业务；防止未搬迁的病区提前申领物品，而影响当前需要搬迁的病区不能及时申领到物品。(2)新病区新增诊疗小组设置的审批，需要有医务处签字后，才允许在系统中增加。(3)搬迁后的新病区，若一个科室存在多个病区时，需要通知医生在住院通知单上按照新病区的命名规则填写入院科室，否则住院处无法准确办理到相应科室。

2.2 财务处 (1)需要对新病区的床位费用设置标准进行审核批示,信息中心收到后才能在系统中进行维护。(2)搬迁前骨科原来属于西院区，由于两个院区财务分开核算，病人转入本院区新大楼后，病人费用及住院预交款的账务处理。(3)迁入新病区后的成本核算数据设置。

2.3 护理部及搬迁病区 (1)护士长指定一位病区信息处理负责人及联系电话，负责处理与信息相关的前期数据准备、接受信息中心关于搬迁过程中的注意事项培训、搬迁操作处理及后期出现的问题反馈[3]。(2)搬迁前2天，确定新病区的房间编号、床位编号、加床编号形成书面文档送信息中心进行维护。(3)搬迁前1天早上，送新病区的护士工号、护士姓名、护士级别名单到信息中心，进行新病区的护士系统、电子病历系统、考勤系统、成本核算权限及科室归属分配设置。(4)搬迁前1天早上，送新病区的医生、所属诊疗小组设置表到信息中心维护。(5)搬迁前1天下午，尽量少开检查、化验等项目，待转入新病区后正常开单，急诊患者除外；转科前结束手术申请单、退费申请、退药申请、取消包床等业务处理,不能结束的转入新病区后重新申请。(6)搬迁前1天下午，确定患者新老床位对照表，以方便搬迁处理。(7)搬迁当天，在患者开始搬迁前，病区信息负责人在护士站系统中，根据新老床位对照表完成计算机的信息搬迁处理，并通知信息中心。(8)迁入新病区后，护士分组进行医嘱的核查校对；核对完成后，可开始日常业务的处理。

2.4 药剂科搬迁后，病区药房需要选择新病区科室进行发药，而非老病区。

2.5 改革办 (1)搬迁科室前后的收入、成本、奖金的核算情况处理。(2)及时了解新增诊疗小组的收入统计及成本消耗。

2.6 信息中心 (1)明确人员分工，一组：负责日常维护工作；二组：负责新病区网络测试、计算机硬件安装、相关HIS的安装及设置；三组：负责新病区搬迁过程中的信息数据准备及处理。(2)开发程序增加新楼搬迁功能，满足长期临时医嘱带入新病区，有退费、退药、手术申请、包床的需要结束业务，才能进行搬迁，并进行相关的测试。(3)增加功能使新病区科室可以提前维护信息，到搬迁当天才正式启用。这样可以提前准备基础数据，但不影响原有流程，即住院处在登记病人时不会因为未启用科室数据的提前设置，而办错入院科室。(4)制定标准的表格文档，如：新病区床位设置表、护士权限分配表、医生权限分配及诊疗小组划分表、新老病区患者床位对照表，在前期准备时，发放给相应搬迁病区填写。(5)在HIS中对搬迁病区进行基础数据的设置，如：科室病区设置、三级库房的设置、床位设置、权限设置。(6)对病区指定信息负责人进行培训，讲解大楼搬迁过程中的注意事项及操作过程。(7)在HIS设置好相关数据后，对电子病历系统进行科室床位信息的同步处理，并完成医生、护士的权限分配。(8)新增科室需要对各地医保接口数据进行科室对照处理，避免医保病人信息的结算受到限制。(9)通知财务在成本核算系统中同步科室及人员信息。(10)通知病案统计室在统计系统中同步科室及诊疗小组信息。(11)对搬迁前的患者信息数据进行备份，防止意外的发生。(12)搬迁当天在现场进行指导及疑难问题的处理。