试论企业如何更好地加强物资采购管理工作

赵敬林

【摘 要】立足于企业自身发展的实际需要，首先介绍了物资管理的概念，阐明了物资管理工作的重要性，在分析当前物资管理存在问题的基础上，提出了加强企业物资管理工作应重点抓好物资计划管理、物资采购管理、物资储备管理、供应商管理和利用信息化等手段从而实现科学管理物资采购的观念。

【关键词】物资管理；物资采购；物资储备

1.物资管理工作的重要性

企业的物资管理，是指对企业生产经营活动所需要各种物资的采购、验收、保管、发放、合理使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理是企业管理的—个重要组成部分。随着社会主义市场经济的的深入发展，如何加强和规范企业物资管理，是每个企业经营管理者共同探讨的焦点问题。

物资管理是一项复杂的系统工程，在企业管理中具有重要的地位和作用，也是企业管理中不可缺少的—部分，企业物资管理工作要对企业生产过程中所需各种物资的计划、采购、运输、仓储、保管、使用等进行计划、组织和控制，合理解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、价格以及质量等方面的矛盾，衔接好生产各个环节，确保生产顺利进行，实现物流合理化和效益最大化。

2.当前物资管理中存在的问题

2.1物资储备量过大，物资储备结构不合理，物资采购占用资金过多，资金利用率较低。

2.2主观认识不足，对物资管理的重要性了解不够，规章制度不健全，特权思想严重，对企业法规执行不力，管理手段落后，管理人员管理意识淡薄，甚至存在暗箱操作、幕后交易等腐败现象，管理人员的素质有待提高。

2.3物资采购作为一个非常重要的环节没有得到足够的重视，影响了物资批量采购的效能作用。而物资采购本身受到市场供求关系的影响波动较大，物资管理的信息交流和利用网络技术从多渠道、多方面收集物资流的信息不够，面对瞬息万变的物资市场价格反映比较迟钝，往往使企业花高价购买所需物资。这样不仅影响了整个企业的正常运转，而且还造成经济上的重大损失。

2.4库存管理工作薄弱，库存管理手段和方法落后，清仓利库工作滞后，致使库存物资积压和浪费严重。

2.5供应商管理没有系统化，后备供应商储备能力不强。

3.加强物资管理的主要措施

物资管理工作环节众多，进行起来较为复杂。在实际工作中领导要给予物资管理工作充分的重视。具体应注重以下几个方面：

3.1加强物资计划管理，思想上要充分重视。领导是物资管理工作的组织者、指挥者。领导对物资管理工作重视，才能让员工对物资管理工作重视，上下才能协调起来，共同做好物资管理工作。

3.2物资采购计划是在企业发展需要的基础上，根据企业的生产能力和市场需求，对企业生产所需各种物资所做的预算。物资供应部门在每年末，根据第二年度公司生产计划大纲，对所需物资种类和数量进行分解，参考年末物资库存情况，统筹做好物资采购计划预算，按时编制出物资需求计划表，准确上报公司。物资计划需求的种类和数量，要以企业生产计划大纲为基础，不能偏离，否则物资采购计划就没有实际意义，同时还会给企业生产造成被动。物资需求计划要尽可能准确，否则会出现—些物资奇缺，而一些物资长期不动态，造成积压，不仅影响企业生产的顺利进行，而且还给企业造成了经济损失。

3.3加强物资采购合同管理和采购物资管理。物资采购合同的签订要按照公司有关规定执行，数额较大的合同必须经公司主管领导签署方可生效。在签订合同时，要注意合同的条款不能影响企业的利益，必须明确供应商所应承担的责任和义务。合同的条款内容不能违反国家法律和法规的有关规定。

按合同采购回来的物资需符合质量要求，按实际需用量定时、定量提供给使用部门，使用部门满意。签订合同的期限要适当，能够满足全午的需求物资的需求，同时要相对稳定合作的供应商采购关系，以保证物资供应的稳定可靠牲。

3.4合理运作采购资金是完成物资采购工作的关键环节。它不仅是保证企业产品质量的需要，更是堵住企业经营“成本漏洞”和利润隐形流失的需要。在物资采购之前，要明确企业所需物资的质量及技术要求，及时了解市场行情，同时对备选供应商的管理水平、技术能力、设备状况、品控制能力及财务信用状况进行深人调查，以确保采购物资质量和资质符合要求。做到同种物资比质量，同等质量比价格，同样价格比服务，同等服务比，信誉。

3.5加强物资储备管理，保证生产有序进行。物资储备管理是企业保证生产正常进行的必要手段。为保证生产的正常运行，必须做好仓储管理工作，使企业的物资储备管理科学化、条理化、规范化。签订合同的物资由供应室根据仓存和需求物资用量情况实行分批进货。常用零星物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量、品种充足又齐全。

（1）物资验收入库必须严格按规定执行，对物资的品种、规格、数量都要严格检查，质量不合格的物资予以退货。

（2）仓储物资储存过程中要采取良好的保管手段，以科学的方法做好物资保管工作。对仓库中的物资要根据物理性能、化学成分、体积大小及重量等进行分类，分别加以妥善保管，还必须配备相应的保管养护手段，确保在库物资的价值和使用价值。

（3）严格财务制度，完善物资进出库各种手续，并定期进行盘点，保证仓库中的物资种类与数量和账目上的相同。

（4）确定物资储备定额，保持合理的物资储备量。储备过多，会占用企业大量资金及消耗大量保管费用，使企业资金周转不灵；储备过少，一旦物资供应脱节，会影响生产的连续性，给企业带来重大的经济损失。应确定合理的储存时间、合理的储存空间和合理的储存数量。合理的物资储备不仅要求总量合理，而且要求结构合理。还要合理选择物资储存地点，并且通过合理摆放，有效地利用仓储空间。同时，还要根据时间条件的变化，不断完善、修订物资消耗定额。调整库存结构，降低库存储备，加快资金周转、减少对储备资金的占用，这也是物资储备管理创新的核心。做好物资储备工作，可以使企业库存物资经常保持在合理水平，节约储备占用资金，增强企业资金的流动性，增力口企业经济效益。

3.6供应商管理要系统化、规范化，并做好后备供应商信息的储备。对供应商的质量保证体系进行监控，并实施定期量化考核，不断督促供应商提高质量保证能力。根据考核结果，在供应商之间实行优汰劣胜制，使企业的供应商体系充满活力。利用各种渠道获得供应商资源信息，加以分类储备，以备急需之用。

3.7利用信息化手段，实现科学管理。为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，物供人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。由于物资管理系统本身的复杂性和繁琐性，所包含的物资种类众多，要让物资管理工作提高到一定的层次，做到系统化、规范化和网络化，必须采用信息化手段，把物资计划、采购、仓储、配送、供应商管理等的内容纳入网络管理之中，有效地利用共享信息资源，改善企业管理环节，实施有效控制与全程管理。通过采用先进的科学管理手段，快速疏通企业内部管理信息渠道。还应建立起与外部市场相通的信息网络，使内部物资信息网络与外部市场信息有机衔接，及时获取市场信息，不断提高企业自身的市场竞争力。

我国已经加入WTO，与世界的接轨是必然的趋势，物资管理工作的规范化、标准化和科学现代化也同样不可避免。企业面临的市场，竞争将更加激烈，企业必须与时俱进，不断创新，把物资管理工作当作重点来抓，挖掘自身潜力，提高自身素质，使企业建立起核心竞争力，才能在日趋激烈的国际竞争中立于不败之地。