论文献统计在高校社科文献管理中的效用

刘 焱

（河南大学 文学院，河南 开封475001）

文献统计是利用统计学知识对现有文献在编目管理、流通管理中的各种有效记录信息进行统计，以便及时掌握文献在某一特定时期内的信息变化的一种方法。高校社科资料管理者怎样实现读者需求的最大满足，怎样才能让馆藏信息得到用户的有效利用，是资料管理人员应该研究的重要问题。

一

通过对文献的定期统计，可以使文献建设的投资和积累从粗放式管理进入数字化精确管理。

1．文献统计能客观反映文献运转状况，提高文献的管理效率。

以河南大学文学院资料室为例，该资料室每年都制定了以年为序号的一系列批号并进行编目，年末时根据这一年的所有编目批号进行汇总，并制成统计报表。在该表中，我们可以按索取号进行扩展排序，排序后的表能反映出所购文献的种类、复本数、文献的价值等统计信息；也可以根据编目批号进行扩展排序，排序后的表能进行筛选，以得到我们想要的任何一个时段的汇总数据。这些数据不仅能及时、准确地反映文献建设的投资变化，管理人员还可以从各个工作环节通过定量分析进行定性归纳，为文献的建设和发展提供参考咨询。在中文连续性出版物管理系统中，管理者可以利用统计报表中的期刊工作量和馆藏期刊目录的统计信息，来对合订期刊和合订报纸进行分类统计，以了解期刊和报纸的建设投资和变动情况。

随着科学技术在文献资源管理中的不断应用和发展，现代文献载体也呈现出多元化的趋势：电子数字型文献、缩微型文献、声像型文献等新型文献不断涌现。在高校社科资料建设中，新型文献所占的比重也越来越大。为了加强对这些新型文献的拓展和利用，有必要借助文献统计系统对其进行分类统计，建立电子文献数据库，以便将其纳入资料自动管理系统，提高图书管理工作的效率。

2．文献统计能进行文献的定量和定性分析，提高文献的投资效应。

由于学科建设的无限性、文献建设投资的有限性和管理人员的偏好性等因素的存在，资料室在购买图书、期刊、报纸时常常存在重复性投资的现象。要避免这种现象，尤其是各学科独立购买需要的图书，导致复本过多时，就更需要在学科建设中加强对各学科资料的动态把握。而资料的选择、复本的数量取决于馆藏使用的现状，这就需要参照图书使用的流通统计信息。期刊的增订同样需要参照过刊编目的统计信息。其中对零外借率（the Book Zero Loan Rate，以下简称为BZLR）的统计有利于确立文献信息资源建设的方向和借阅制度的完善。

统计零借阅率的目的是要求馆员在采访时避轻就重，最大限度地满足不同层次读者对图书的个性化需求，同时回避采购人员的主观订购偏向（这种偏向只能加以控制难以根除），采访人员所掌握的馆藏信息与读者所需求的信息是有一定差距的，所以，BZLR 值客观上不会等于零。笔者认为社科文献应以5～10年为时间段，通过统计BZLR 值来缩小采访质量的偏向与读者需求信息之间的差距，及时调整文献的投资方向，进而完善图书采访制度、借阅制度及典藏制度，提高采访人员的技术素养。

3．文献统计能提高文献整合的效率，提高馆藏资源的流通效率。

图书整合是高校社科文献资料管理中非常繁重的任务，不仅指各学科资料室的图书在形式上的合并，而且还包括图书的剔旧、丢失、损坏、赔偿和以新替旧等工作。利用文献管理系统所给出的统计信息资源，及时将相关信息做出统计备案，就可以精确地统计出以一年为时段内图书的丢失、损坏、赔偿情况。实际操作中，我们可以借助统计系统限定出版日期来找到这些图书，而不是去架上一本一本地寻找，这样就能够提高书架的使用率和资料的流通性，充分变藏为用。

近年来，由于数字资源的迅速发展，馆藏资源呈现出多元化发展的趋势。其中电子资源的出现，是近年来图书馆及其信息服务所面临的新课题。我们应该利用文献统计系统对电子资源的入藏情况及查询进行分类统计，以便为用户提供可靠及时的信息；同时，通过图书馆“读秀”窗口向读者提供、展示所掌控的信息与统计数据，拓展资料服务的空间。如增强主动服务意识，利用邮箱向特定用户提供发送资料服务等。正如有的学者所说：“电子资源使用情况的统计为用户研究提供了新途径，用户使用电子资源的统计数据成为研究用户文献需求和行为特点的有力工具。”［1］

二

掌握和使用文献集成管理系统中所蕴含的丰富的统计信息，控制各个管理环节的工作目标和质量，为高校学科建设提供可供选择的咨询建议与对策。

1．利用图书管理系统中丰富的记录信息提高编目工作的质量，为文献的流通创造条件。

使用图书管理系统时，图书的原始编目必须规范化。因为要将信息输入电脑中长期保存，所以对著录项是有规范性要求的，主要的录入指标为：分类号、书次号、书名项、责任者、出版地、出版者、出版日期、版次、版本、丛编题名、条形码、登录号、馆藏地址等。这些项目的准确录入，都要以图书版权页提供的信息为准。在人工录入时应做到准确无误。依据所录入的任何一个著录项作为统计指标，我们均可从电脑中提取到载有该项目相关统计信息的卡片，这些卡片可帮助管理者对某一类文献的信息进行自查和校对。由于自动化管理集成系统已将编目的信息自动转化成卡片进行永久保存，有关图书编目的信息都是按索取号以及编目的先后顺序进行排列，因此，当每一个批号传送到中央库时，就完成了图书的基本标识，图书就可以在流通中进行借阅了。同时，在中央库明细打印表中，所有图书的著录信息都是以EXCEL—电子表形式存储的，由于它可以对比较庞大的数据进行自动求和与分析，得出准确的汇总数据，所以把上述任何一个著录项做为统计目标，都可获得以某个统计指标为准的统计信息。通过汇总，我们可以把各年的图书投资变化进行对比，根据不断变化的图书信息制定和完善相应的流通借阅规则，为图书的流通借阅创造有利的条件。

高校社科资料馆藏的中文连续出版物主要是期刊和报纸，因此会使用到中文连续出版物管理系统。在期刊和报纸进行流通前，首先要对合订期刊和报纸进行过刊编目，以卡片记录形式区分各种合订期刊或合订报纸。原则上要求主要著录项有：正题名、责任者、分类号、ISSN 号、CN 号、入藏年代和卷期及期刊和出版频率。由于近年来一些期刊的刊名和版别是有变化的，为了保证连续出版物在电脑著录中信息的连续性，要求在正题名的著录中采用补充著录形式，将正题名后加括号注明该刊物的变更情况及承接关系，同时对更名后的期刊增加一张卡片。这样一来，就可以在过刊编目卡片中的馆藏信息里，准确查到本馆所藏某期刊或报纸的最早年月、是否连续、出版情况等统计信息，从而为它们科学、顺畅地进入流通环节创造了条件。

2．利用流通管理系统中的读者办证信息，优化管理人员的组合，提高服务质量。

在流通管理系统中，要通过读者办证把读者的信息有序地组织起来。高校社科馆服务的对象主要是本院系教职工、硕士研究生、博士研究生、博士后及其他人员，为了方便管理，需要准确输入读者的相关信息。这样，在读者办证管理中就包含了大量有价值的统计信息，本院系每年的读者变化人数及读者偏好、读者借阅量等都可以从中一览无余。在流通管理系统中，如果我们及时关注某些统计指标的变化，便能够提高流通管理工作的效率。如观察每日到馆读者人数统计，可以发现来馆人员的高峰期和低谷期。在高峰期，可安排多人提供借阅服务；在低谷期，可适当抽调人员去做其他工作，以解决管理人员紧缺的问题。根据未还文献分类统计、罚款清单的统计信息，还可以强化我们的服务意识，为以后的工作提供帮助。

3．指导用户利用联机公共目录查询系统，开展专题研究。

如何利用联机公共目录查询系统，检索到所有馆藏图书、期刊或报纸的信息，让每个用户都能检索到与自己的专题研究相关的所有资料，是现代图书管理工作必须解决的问题。读者可以通过“作者拼音头”、“主题拼音头”、“题名拼音头”等方法来搜集与自己专题研究相关的全部资料信息。也可以把所有拼音头转换成“题名检索点”、“主题名检索点”、“作者名检索点”，改用汉字输入的方式。这样，读者就能快速、准确地搜寻到所需资料的统计信息了。

三

为了促进高校社科信息资料管理的持续性发展，我们应掌握和利用所有统计信息对文献管理工作进行分析评价，强化管理环节之间的联系。

1．文献统计可以应用于对图书管理人员的动态监控。

对在职馆员自身的发展及变动情况进行统计，有利于改进图书管理人员的服务质量。实际上，“当今条件下图书馆的服务形态，最为突出的特点是各业务部门必然、紧密的联系和各服务条件——诸如信息工具、馆藏资源、馆舍环境等等的统合利用”［2］。随着馆藏形态的巨大变化及全媒体时代的到来，不求思变的馆员服务模式已经不能适应当今社会数字化管理的需求，因此，对馆员在不同时期完成的工作（包括图书馆专业知识培训、与工作相关的科学素养和服务技能等）进行量化统计，并将其运用到馆员的综合素质考核中，以促进馆员与时俱进地向研究型和拓展型馆员的转换，已成为必然趋势。

2．文献统计有利于高校社科资料管理交接中的衔接。

在高校社科资料或图书管理的活动中经常会出现一些非专业性问题，如即将退休的管理人员与接任者之间的工作接替问题，对现有馆藏情况进行固定资产的清查问题。这就需要把各年馆藏的文献投资建设与总体建设情况、藏书布局情况及人员安排情况，用统计表的形式做成统计备要，为高校社科资料室或图书馆的未来发展建立一套完整的统计数据。馆员不仅要掌握统计学知识，更要会运用统计学知识对本馆的现有固定资产进行统计。固定资产统计包括了馆藏文献统计、文献建设统计、与文献管理相关的其他设备、馆藏面积统计、管理人员及其变动情况统计（包括管理人员任职期间的所发生的重大事件统计）等，这些庞杂的数据，同样可以借助文献统计系统完成。认真建立该统计数据库，既是对文献统计系统功能的拓展利用，也是保证高校社科文献资料或图书馆管理的持续稳定发展，促进管理人员顺利交接的需要。

总之，文献统计是文献管理中一项重要的科学手段。如果充分认识和掌握文献统计的功能，就能够提高文献管理自动化系统的效率，实现文献管理的高效性、持续性、准确性和科学性，从而更好地为高校的科研和教学服务。

［1］史继红．电子资源使用绩效评价体系探索——欧洲EQUINOX项目的分析与借鉴［J］．情报科学，2008（1）．

［2］李笑野．巨变中的图书馆对馆员的挑战［J］．大学图书馆学报，2011（3）．