论提高阅览室报纸时效的技巧——以东莞职业技术学院图书馆为例

曾锦华

(东莞职业技术学院，广东 东莞 523808)

1 整理报纸

在整理报纸环节要眼明手快，科学安排。对报纸进行装订时，先理清版面，按正版副版顺序叠放，或者按照英文字母顺序水平叠放在工作台上;但如果没有版叠区别的报纸，工作人员按照阿拉伯数字顺序标注的版面进行叠放整理。在整理报纸过程中，需要工作人员熟练而迅速地进行一系列基础工作来确保报纸整齐有序。这项工作需要业务熟悉、操作方法到位、眼心手协调一致，如果眼神不准，方法不当，那么工作起来既费时，又容易出错。

2 装订报纸

2.1 需注意的问题

2.1.1 版次未齐报纸应注意的细节。一份报纸可能出现版次未齐的情况，对于这种情况，不应急于定论缺版，可先放置一边，留意后面的报纸是否会出现未齐的那些版面，凑齐之后再装订;如实在不能补齐，可留到最后做催缺。以保证装订工作的流畅、紧凑。

2.1.2 几期报纸同时到的情况。对于同一批次收到同种报纸几期的情况，更要细心。应注意它们的日期，以免相互杂乱。对此，要眼细心细，一步到位。如果弄错，等装订好再返工，则耗时耗力，影响报纸上架阅读。

2.1.3 其他情况。馆内其他部门的报纸、邮局多送的报纸以及放置在其他阅览区的报纸都要一一挑出来，等记到完成后，再处理。这样做的目的是保证主体工作完成之后，再处理细枝末节的部分，优先保证阅览室的阅读。

3 报纸记到

3.1 首选邮发代码输入记到

东莞职业技术学院图书馆现在采用的是广州图创计算机软件开发有限公司开发的图书馆集群管理系统。在登录页面、输入账号和密码之后，选择期刊记到管理，转“期刊记到处理”再点击，进入记到页面后，有isbn/issn、题名、著者等选项。实际上，报纸不像期刊有统一的issn编码，可以进行扫描输入;“著者”输入法更谈不上，报纸不存在“著者”之说。所以issn等输入记到方式对于期刊记到来说操作迅速快捷，但对于报纸不太适用。

报纸最明显的地方，莫过于标题。标题输入法相对其他来说，确实是个比较不错的选择。但当进行记到时，一般需要两手配合，而且操作键盘面较大。且当报纸题名过长或题名接近时，会给输入带来许多麻烦。

在实际操作过程中，笔者用小键盘输入邮发号码进入记到面进行记到：一只手拿报纸，一只手记到，而右手记到只要在小键盘这个小范围内进行数字和短横杠的敲击，这样操控面不大，两手相协调，速度快。报纸以邮发代码输入记到时，能够准确无误直接进到报纸的记到页面，而且邮发号码固定是3到4个数字加一短横杆，这就避免了过多输入字母、需要从鼠标切换到主键盘上的情况，相对来说，记到的速度要比题名输入提高30%左右。

3.2 巧记强记邮发代码，提高记到速度

当记到的工作人员拿过报纸，如果没有记住邮发代码，就需要在报纸版面上寻找邮发代码，所需时间较长，而且比较费神。要避免这个问题，最好的办法就是工作人员花一定的时间记住邮发。要记一百到几百条邮发，容易混淆，这里也存在巧记的问题。邮发报刊代号用二组号码组成，中间连以横线。横线前第一组号码一般代表报刊出版地，报纸为单号。如：北京出版的报纸的邮发全以“1”开头，如：《人民日报》1-1，《北京日报》1-13;《北京晚报》1-14。出版地为上海的则是“3”开头，如：《上海日报(英文版)》3-96;《上海东方体育日报》3-77等。一般来说，国内大城市报纸比较具有代表性，尤其在经济政治方面。所以原则上，笔者所在院校一是采购本地区本省的报纸，二是采购北京出版的全国性的报纸，上海出版的报纸也占相当大的一部分。这样，在记这些报纸邮发的时候，就不用费时去记“-”前面的地区码了。而横线后第二组号码是各省、市、区邮政部门自编的报刊流水号，每种邮发代号代表唯一的报刊，这就需要花一些时间去记了。但我们可以巧记，比如：采取联想记忆法，1-68《经济日报》，就联系“经济”的好的彩头就是“发”即“8”，加上“6”即“路”或者“顺”就是“一路发”、“顺发”，这样就把《经济日报》的邮发记住了;再比如：《北京日报》和《北京晚报》可以结合起来记，记住《北京日报》是1-13，那么《北京晚报》就是接着的数字1-14。

3.3 非日报的报纸记到：复制粘贴，节省时间

在处理非日报的报纸时，谨慎一点的做法，就是对日期进行说明：或直接选择应到日期，或在备注格里写好日期。如果是后者，手必须在键盘和鼠标之间来回换，耗费不少工夫;而如果采取复制粘贴的办法，将当天绝大多数报纸的日期复制粘贴到备注格进行日期说明，仅仅对少数不同日期报纸稍改一下备注即可。这样只需用鼠标即可完成，不仅能提高速度，也能让报纸早点上架，保证了报纸的时效性。

4 报纸上架

4.1 合理排序，助推速度

目前笔者所在图书馆的报纸是按题名字母顺序上架的。笔者注意到，如果一次性排序，不仅需要的工作台面大，而且耗时耗神，反而不如先粗分类，再细致排列两次分类排序报纸的做法快。因此，我们基本上采取粗分和细分两次分类排序的操作方法进行报纸上架前的准备工作。

具体的粗分方法是：把题名为“中国”开头的不进行细分，在第一次分类中全归类到一起;把那些首字母紧邻的/订的份数较少的放到一起，如l/m/n/开头的放到一块。以题名声母为“j”类较多，又单独放成一叠。这样分类之后，再把每叠的报纸细分排序。首字母下按题目的第二字音序进行再排列。这样做既节约了工作人员的时间，又能使读者在第一时间看到报纸。

4.2 音序排序，异常快捷

在报纸的排序上，采取读者熟悉的题名拼音排序法(邮发排序对于一般读者来说，不容易接受，不容易发现邮发号码)。

4.3 架标制作，醒目原则

笔者所在图书馆采用的是框体报架。为了提高上架效率，工作人员采用以下做法：在报架的切面两端，一边贴顺序，一边贴题名邮发;报夹架于报架里面，在报夹的中间位置，贴上醒目的序号、邮发、题名，这样上架、整架，一目了然。

5 查缺工作

5.1 缺期巧处理

在遇到有缺期时，可以先把该份报纸暂时搁置一边，待其他报纸都完成记到后，再来核实该报纸是否缺期。在需要核实时，采取的方法是：直接到架上去查看报纸。这样做一是可以核对这两期是否有停刊、休刊的说明或者有合刊的情况，尤其是重大节日之后来的报纸，需联系前后期报纸，进行仔细核对。二是核实一下是不是架上的报纸就是缺到期数(可能前面工作人员操作失误未记到)。三是两期在手，可以结合它的出版规律，明确缺到的期数和日期，尤其是期号不相连的情况下，需要仔细算清楚。最后，为了记到方便醒目，往往在题名后备注它的出版规律，这样一进入该份报纸登记界面，就能很清楚地知道它出版的规律。这些方法和技巧的利用，给工作带来一些便利和快捷，也能提高记到催缺的准确性。

5.2 催缺妙设计

以前笔者采用excel进行当日的数据统计。这样，不仅每天都要做表格，容易混淆，而且邮局方面也需要汇总。所以，笔者改变这种做法，采用每年一表的方法：表内当日的催缺信息标红，以此起说明和醒目作用，提醒邮局注意当日所缺，也能注意到以往缺到未补和已补到的报纸情况，图书馆和邮局都不需要额外汇总;在当日收到补缺的报纸，会在此条催缺信息后，注明“已补”。这样不仅简化了工作流程，而且提高了催缺的针对性，也使催缺信息更加准确明了。

6 使用工具，提高效率

在整理报纸的过程中，如果能配合使用工具，则会提高工作效率。比如：手套的使用能够帮助馆员快速装订、记到报纸;在清理版面的时候，使用贴肤的薄胶手套，既能够增加摩擦力，又便于翻报纸;在用电脑记到时使用麻布手套，拿报纸的时候就不用担心卫生和铅污染问题。

总之，在报纸记到过程中，除了掌握阅览室报纸管理效率的方法技巧之外，图书管理员还必须有心、用心，熟悉业务，熟练计算机的使用。只有这样，才能做到细致快捷，提高报纸的利用率，保证报纸的时效性。

［1］张桂花.公共图书馆报纸服务工作的实践与思考——以东莞图书馆为例［J］.黑龙江科技信息，2010(10)：127-128.

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