高职院校教师业务档案管理中的问题及对策

吴勤敏，王 奕

（苏州市职业大学 a.组织人事部；b.教务处，江苏 苏州 215104）

高职院校教师业务档案管理中的问题及对策

吴勤敏a，王 奕b

（苏州市职业大学 a.组织人事部；b.教务处，江苏 苏州 215104）

教师业务档案在高职院校教育事业的发展过程中，凸显出越来越重要的作用。对教师业务档案进行科学、高效地管理，可以充分发挥教师业务档案在学校各类评估工作、教师师资队伍建设、教师职称评审、绩效分配和展现学校办学成果等方面的支撑作用。

高职院校；教师业务档案；问题；对策

高职院校师资队伍的建设，各级各类的评估、检查，学校绩效分配制度的制定、管理，教师专业技术职称的评审，越来越离不开教师业务档案。但目前，教师业务档案管理存在诸多问题，不能满足学校教育事业的发展。若要保持学校可持续发展，必须将教师业务档案与学校的文书档案和人事档案放在同一平台上，予以充分重视并采取相应措施加强对它的管理。

一、管理中存在的问题

对苏州市高职院校教师业务档案管理进行的调研表明，多数高职院校存在教师业务档案管理部门职责不明，责任不清，相关制度、规范缺失，管理人员均为兼职，且90%以上管理人员没有档案上岗证书等情况。[1]具体表现如下：

（一）管理基础薄弱

教师业务档案是对人事档案的补充和完善，它不仅包括人事档案的一部分内容，还包括教师的教学情况、科研业绩、继续教育、社会实践等方面的内容，是学校一名教师业绩的完整体现，教师业务档案管理工作的好坏直接影响到学校和个人的工作效率和质量。[2]但目前各高职院校的教师业务档案管理工作基础比较薄弱：如重视程度不够、组织机构不健全、标准不统一、归档内容不完整、归档要求不够明确、无专职管理人员、收集不及时等等，都极大地影响了教师业务档案管理的有效性和规范性。

（二）管理组织不够健全

教师业务档案来源于多处，收集范围不可能归属某一个部门。目前高职院校教师业务档案管理组织现状为：人事处负责管理教师的基本情况，如学历学位、职称资格及聘用、继续教育、外语计算机等级、奖励证书等，根据材料整理分类，每人一卷；教务处负责管理教师的教学情况，如任教学科、教学能力考核、教学成果等；科研处负责管理教师的科研成果，如论文论著、科研项目、专利等。没有一个 顶层 职能部门统一负责教师业务档案的管理与协调，而是各自为政、分散管理，标准不一，缺乏连续性、时效性和完整性。

（三）管理手段老化

每学年结束时，相关职能部门会要求各院（系）秘书将本院（系）教师在本学年度的教学实践情况、科研情况、学历学位变动及进修等材料进行归档。由于没有统一的归档要求，各院（系）归档材料的收集质量和范围差异很大，常常是有多少归多少，且主要以纸质材料为主，少有对应的电子文档；在输出、整理、存储、传递过程中大多采用手工检索、人工统计，费时耗力、差错较多。有时要查找一名教师完整的业务档案，即使经过了多个部门查询，还不能完全保证教师业务档案的完整性和准确性，效率比较低下。[3]

（四）管理人员素质较低

高职院校的教师业务档案，大多数是由行政部门的人员兼职保管的，各院（系）收集档案材料的人员也大多由院（系）秘书兼职。这些人大多缺乏档案专业知识，没有经过系统的业务培训，档案意识较薄弱，业务能力也较低，且由于是兼职的原因，工作重心通常放在其他事务工作上，直接影响了教师业务档案的质量、收集效率和参考凭证价值。由于信息技术的迅猛发展，计算机管理系统得以广泛应用，兼职档案员计算机应用能力的缺失也在一定程度上影响了教师业务档案管理的高效性和准确性。[4]

二、加强教师业务档案管理的对策

鉴于教师业务档案管理方面存在的问题，必须从以下几个方面，采取相应对策，保证教师业务档案管理工作的顺利进行。

（一）思想认识上，全校上下要高度重视

随着国家对高职院校评估制度体系的建立和完善，高校信息公开制度的实施，以及国家对各类院校人才培养工作状态数据采集报送的制度化，学校师资队伍状况成为衡量学校办学条件和水平的重要信息内容。因此，无论领导还是普通教职员工，都要更新观念，充分认识教师业务档案管理工作对教师队伍建设的重要性，深化档案管理改革，扎实做好教师业务档案资料收集、组卷、编目及归档验收和管理等各项工作。按照国家相关信息数据采集平台对师资队伍状况的要求内容和格式，对教师业务档案进行科学组档和编目，实时统计全校师资队伍的结构状态。[2]这样，不仅便于快捷高效地报送上级部门，也促进了教师档案资源的开发利用，有利于学校各级部门对教师业务信息的实时掌握和管理，可以充分发挥教师业务档案的作用。

（二）制度建设上，必须建立健全各种规章

首先，要健全制度，规范操作。推行教师业务档案现代化、管理教师业务档案有它的特殊性档案材料的收集对象主要是教师本人。由于教师活动的多样性和教师本人对档案保管可靠性的怀疑，给档案收集和管理增添了一定的难度。为了使教师业务档案规范化、系统化、科学化，保证材料收集及时完整，管理安全可靠，必须规范集中管理机构，明确责任和收集范围，严格管理措施，健全档案管理工作规范和相关制度。实行标准化、规范化的工作程序与方法，使档案管理的收集、组档、编目、归档和管理等各个环节按照统一的程序和科学的方法进行。其次，建立实用性比较强的电子档案管理系统，采用现代化网络化管理和服务方式，逐步运用计算机贮存、传递、检索档案信息。将不属于保密和个人隐私的重要信息资源或文献内容输入电脑，采用计算机网络管理，便于查找、统计，使教师业务档案与外界信息交流更便捷，可以大大提高档案管理的质量和使用效率。[2]

（三）人才建设上，配备相关专业人员

学校应引进档案专业人员。除了在校级管理层面，还需要对各系的档案人员进行数量上的充实和业务能力的培训，使档案人才成为学校建设过程中不可忽视的一支重要力量。有了这一支专业队伍，可以将很多工作在日常的教学管理工作中就把它落实了。在平时可以积极主动地督促或配合广大教职工整理上交自己的业务材料，这样就能及时把各项业务活动中产生的材料收集起来。[3]如果有的教师业务档案材料不齐全或不系统，还能马上劝其补充或完善。这样做的结果是三方 受益 教师有了较为完整的教学档案，有助于其职称的评审、教学评优等；教务方面也能起到有效促进教育教学的作用；学校在转型升级、争先创优等评估工作中也会因此受益。

（四）普及教师业务档案管理的基本方法

教师业务档案的建立由学校档案室采取按人立档的方法，一人一卷，每卷分教学和科研两部分，按学年归档。[5]具体做法是：1.由教学管理部门教务处负责收集、整理、记录有关教师在教学方面的一些材料，如课时量、科研成果等相关资料的建档、考核汇总等等。2.每学期结束后，由学校科研主管部门制订统一表格，对每一位任课教师的科研成果及获奖情况进行逐项登记，然后装订成册，移交校档案室，按人立档。3.对科研成果事务的存档，需要广大教学研究人员与科研主管部门的通力合作，科研成果实物是教学研究人员科研活动的最终产物和有效凭证，这些科研成果不仅反映了学校科研学术发展的现状和历史，而且具有一定的成果性，有一定的保存价值。[6]

高职教师业务档案是学校档案中不可缺少的组成部分，是学校学术水平的真实记录和学校实力的凭证[7]，加强教师业务档案的管理迫在眉睫、势在必行。只有科学、高效、规范地管理教师业务档案，才能真实、充分发挥教师业务档案在学校各类评估工作、教师师资队伍建设、教师职称评审、绩效分配和展现学校办学成果等方面的支撑、佐证和参考的作用，体现教师业务档案的真正价值和强大生命力。[8]

[1] 童云.浅论高校合并后的档案管理[J].镇江高专学报，2011，24 （3）：72-74.

[2] 苏春红.教师业务档案管理中的不足与对策[J].山西煤炭管理干部学院学报，2011,24（1）：215-217.

[3] 刘昊瑜.关于高校教师档案管理的思考[J].科技信息，2011 （12）：482-483.

[4] 胡翠华.论高校档案管理人员应具备的素质[J].城建档案，2012（2）：59-60.

[5] 王从容，王志华.浅析高职院校科研课题档案管理[J].无锡商业职业技术学院学报，2011,11（6）：103-105.

[6] 刘梦云.加强教师业务档案管理之我见[J].烟台教育学院学报，2003，9（4）：93-94.

[7] 陈红珍.论高校教师业务档案的内容与价值[J].陕西档案，2011（2）：30-32.

[8] 黄涛.教师业务档案系统的基本内容和价值[J].中国现代教育备，2011（4）：82-83.

（责任编辑：施建平）

Higher Vocational College Teachers Professional Files Management Necessity

WU Qin-mina, WANG Yib

(a.Human Resources Department；b.Teaching Affairs Office,Suzhou Vocational University, Suzhou 215104, China)

Teachers professional files play an increasingly important role in vocational colleges education development. Scientific and efficient management of teachers professional files will give full play to teachers professional files in various school assessments, teachers team constructions, teachers evaluation of professional titles, teachers salary ratings based on performance and the display of the school achievements.

vocational colleges；teachers professional files；problems；countermeasures

G271

A

1008-7931（2013）01-0083-03

2012-11-10

吴勤敏（1961 ），女，江苏苏州人，工程师，研究方向：档案管理；王 奕（1962 ），女，江苏苏州人，助理馆员，研究方向：教务档案管理。