公安警察院校学生档案管理存在的问题及对策

邓大平

（四川警察学院 四川泸州 646000）

公安警察院校学生档案管理存在的问题及对策

邓大平

（四川警察学院 四川泸州 646000）

大学生档案是每个学生在校期间的真实记录，它从德、智、体、美、劳等方面客观反映了学生在校的表现与发展情况。学生档案是个人档案的基础，是关系学生就业、择业及用人单位筛选人才的重要资讯。然而，目前许多公安警察学校的学生档案管理工作仍存在不规范、不标准的现象，使得档案不能恰如其分地描绘出学生真实情况，给学生的个人发展造成一定的不良影响。要提高公安警察院校的档案管理水平和效率，应该加强学生档案意识，对档案进行归口统一管理，加速学生档案工作现代化的步伐，按学习阶段整理档案和材料，加强网络信息安全建设和档案信息保密工作，从而完善公安警察院校学生档案的建设和发展。

公安警察院校；学生档案管理；问题；对策

目前，档案工作在多数高校的地位不高，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。这种状况在公安警察院校中表现较为突出。在学校机构改革中，由于对档案机构设置定位不准确，不少档案室的地位被削弱，致使档案硬件建设、管理软件和制度建设达不到档案管理工作应有的水平，只看到其服务功能，而忽视其行政协调、监督指导的职能，具体问题主要表现在学生档案意识淡薄、管理队伍薄弱、管理手段落后、档案材料整理散乱、档案监管不严等方面。尤其是近年来普通高校的扩招，公安警察院校招录的学生也逐渐增多，这给公安高校的档案管理工作带来了更大压力和挑战。

大学是人才培养和科学研究的重要基地，是文明传承和创新之所。而每所高校的档案资源建设则是档案工作“对校史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。如果说“历史是一面镜子”，则高校档案便是这面镜子的承托之地，它既是凝聚校友的纽带，又是吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂，还是展示学校软实力的重要窗口，对外交流合作的大平台。因此，根据档案法和有关规定，通过对教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》的深入研究，进而探讨公安警察院校学生档案管理中需要解决的一些问题，对于准确、完整地提供人才信息、促进公安警察院校学生就业，甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。

一、公安警察院校学生档案管理存在的问题

学生档案是校园文化不可或缺的一部分，它记录了每一位学生在校期间的奋斗里程，具有延续校史渊源、资政育人的重要作用。做好学生的档案管理工作是办好学校的重要基础，在公安教育的建设发展中有着不可忽视的地位。目前，公安警察院校的学生档案管理虽日趋规范，但仍然存在一些问题，主要表现在：

（一）学生档案意识淡薄。

学生档案能综合反映在校学生德、智、体、美、劳等多方面情况。但目前许多学生档案意识薄弱，档案知识缺乏，加之学院未开设专业档案管理课程，学生又不了解相关的档案管理法律、法规。还有相当多的学生对自己的档案不珍惜，不重视档案的填写、保存和利用，甚至在填写归档材料时不认真、不仔细，有的字迹潦草，有的项目填写不全等。由于存在这些不符合要求的现象，现存档案不能全面反映学生的综合素质情况，致使档案材料质量不高，影响了学生档案的真实性和完整性。

（二）学生档案管理不集中，管理队伍薄弱。

档案管理是一项工作量大、时间集中、涉及部门多的繁琐工作，必须安排专业的档案管理人员才能胜任，同时随着《高等学校档案管理办法》的颁布与实施，要求高校学生档案应严格归口档案部门集中统一管理，但由于许多公安警察院校存在对档案管理“低关注、投资少”的问题，导致其学生档案管理较分散，未建立统一、规范的档案馆和配备专职档案管理人员，学生档案可由招生就业处、学生处、教务处、学员大队、辅导员、政治部或是各院（系）保管，常常出现档号不规范、案卷标题不规范、部分案卷缺少卷内目录或是组卷混乱现象。同时，由于单位不严格执行相关法规，档案法制意识淡薄，在制定分配方案时厚此薄彼，将档案系列专业技术职称人员的岗位津贴、绩效津贴与同等级的教学科研系列专业技术职称人员降低一个档次，未依法“同工同酬”，这样不仅使管理人员在工作中难以充分发挥其技术特长，而且有可能造成管理人员消极怠工，严重挫伤了档案管理人员的工作积极性。加之原本公安院校档案管理队伍的力量就比较薄弱，人员不足且专业知识水平普遍不高，影响了其工作积极性与主动性的充分发挥，造成学生档案偶尔出现信息缺漏等现象，给学生的毕业和就业带来一定的麻烦。

（三）档案管理手段落后，增大了管理难度和成本。

随着信息化时代的到来，电子文件已成为新产生文件的主体，是档案资源的重要组成部分。同传统的纸质文件相比，电子文件操作方便、信息量大、存储空间小，信息传输、处理、利用高效、便捷，不受时间和距离的影响。而如今，公安警察院校的学生档案虽多数已采用电子文档保存，但仍有一部分采用手工抄写和纸质保存，这不仅增大了工作量，工作效率也低，同时，由于收集档案后未及时进行科学、细致的整理，很可能造成学生档案信息的破坏或缺失，不利于学生档案的开发和利用。此外，随着高校扩招，学生档案的数量逐年增加，学院应当投入一定的人力、物力、财力来支持档案管理工作，但由于缺乏相应的经费保障，档案管理经费未纳入预算计划，这也给档案管理人员带来了一定的压力。随着素质教育的开展，档案内容也不断丰富与充实，特别是近几年实行网络招生录取工作后，又产生了大量的电子档案，因此，加速学生档案管理工作现代化的步伐就显得十分迫切和必要。

（四）监管机制不够严格，查询手段相对落后。

公安警察院校的学生档案管理制度普遍较为松弛，缺乏标准化和规范化。其中，管理纪律不严，管理人员保密意识较差尤为突出。如：学生在毕业时要填写毕业生登记表，其中有成绩、有鉴定、有组织评语等归学生自己填写。老师对学生鉴定评语也千篇一律，收回后也不检查和审核就立即归档，一切从简。这使得学生有隙可钻，从而也反映了学校管理上的弱点。而且学生档案材料传递情况复杂，很容易造成对学生档案暗箱操作、随意删改等失真现象，导致了一份档案根本不能客观地反映学生的真实情况。另外，由于公安警察院校仍存在一部分档案采用纸质存储归档，不但数量大、种类多，而且极容易损坏、丢失，不利于永久保存，这对学生档案信息的查询带来了很大的难度。随着现代信息技术的发展，公安警察院校应该注重运用现代化档案管理技术，开发档案管理系统，提高档案检索效率，充分运用计算机检索方式而非手工检索，在编制检索工具时也要注重求“精”而不求“多”，以此来推动公安警察院校学生档案管理工作的现代化发展。

二、加强公安警察院校学生档案管理工作的思路及对策

从上述问题来看，目前公安警察院校的学生档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐，为使公安警察院校档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，就必须强化学生档案意识，改进档案管理手段，提高档案人员素质，加强网络信息安全建设和档案信息保密工作。

（一）强化学生档案意识。

“思路决定出路，观念是行动的先导”。无论是政审、招警、考研、职称评审，还是工资晋升，都必须出具各种证明材料，需要查阅档案内容，因此必须给学生传授一些必要的档案知识。增强学生的档案意识，采取多种形式开展档案知识宣传、教育工作。同时，可根据实际情况开设专业档案管理课程，提高学生对档案的认识和重视，使其随时关心自己的档案，并及时帮助档案管理者整理相关档案，共同促进档案管理工作的发展。如：公安警察院校档案工作者可充分利用校报、广播、校园网等载体加强宣传教育，提高大家对档案和档案工作重要性的认识，形成人人关心档案，人人支持档案工作的良好氛围，还可以开设选修课，或利用新生入学教育讲授档案有关知识，使学生认识到档案的重要性，档案并非可有可无。

（二）归口统一管理，加大经费投入，加强学生档案管理人员队伍建设。

档案馆是档案工作得以顺利开展的必备场所，档案人员则是连接档案与利用者的桥梁和纽带。公安警察院校应贯彻落实教育部、国家档案局发布的《高等学校档案管理办法》，按照法规把学生档案统一归口到档案管理职能部门，建立规范的档案馆或综合档案室，加大人、财物投入，配备一批高素质的档案管理人员，热心于档案事业，要树立新观念，全心致力于档案管理工作以实现自我价值而非为工作而工作，同时具备较好的组织管理能力，具有开拓创新意识和精神，既懂计算机技术、通信技术、网络技术、又精通档案业务。对专职从事档案工作的人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，同时修改完善公安警察院校内部分配制度，调整岗位津贴、绩效津贴发放标准，落实同等级职称的档案专业技术人员与同等级职称的教学、科研人员享受同等待遇政策，使档案管理工作得以顺利进行，并且做到有章可循、有法可依、规范管理，依法治档。此外，公安警察院校应尽可能地为在职档案管理人员提供业务培训和继续教育的机会,定期组织人员进行档案管理知识的学习，通过彼此交流经验，拓宽知识面,优化知识结构,使其能够掌握计算机技术、通信技术、网络技术、外语缩微摄影等有关方面的知识技能，提高业务水平和工作能力。同时，建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，进而提高档案管理水平。

（三）加速学生档案工作现代化的步伐，提高档案管理工作效率。

全面推进档案信息化网络化数字化建设，有利于实现档案信息的资源共享。当前，四川省制定和推行的档案信息化标准规范有 《四川省电子文件归档与管理暂行规定》、《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》、《四川省档案资料数字化标准》等，公安警察院校可注重借鉴《四川省纸质文档数字化加工系统》，根据实际开发适合高校的档案管理系统，这样既能提高档案管理效率，又便于档案信息查询。为此，档案人员要培养提高信息处理的能力，充分掌握信息学的有关基础知识和方法，掌握计算机网络技术，学会用计算机处理档案信息，从计算机数据库中贮存检索档案信息，并能够利用网络进行档案信息的应用和开发，提高检索能力和工作效率，最终实现“无纸化”档案管理。

（四）制定相应的档案管理模式，按学习阶段、学员层次整理档案材料。

首先，根据公安警察院校的管理机制不同，主要有以下几种模式供参考：

1．校、系（处、部）两级管理模式。学生档案管理工作由学生处宏观管理和调控，负责学生各类归档材料的最终审核工作，各系部对学生档案进行分别集中管理。这样有效地将学生档案管理工作系统化、责任化，适用于系部管理学生模式。

2．职能部门联合管理。学生档案由学生处和招生就业处共同管理。其中，在校生档案的材料归档工作主要由学生处负责管理，毕业生档案的发送及留存毕业生档案的调取和服务工作由招生就业处负责管理。

3．院办集中管理。由院办负责在校生和毕业生档案的全程管理工作，学生各类档案材料的归档工作都集中在院办档案管理工作人员责任下。

其次，公安警察院校应分层次、分阶段地整理学生档案，并将各层次、各阶段的档案材料装进不同的档案袋。收集、整理材料时明确归档时间、归档内容和归档范围，对不属于归档内容的材料及时剔除，对不符合归档要求的材料及时补救，对缺失的材料及时催收，并附上各阶段档案内容清单，对缺损情况予以注明。通过整理，尽量使学生档案规范、齐全。同时，建立归档材料收集和备份制度。

公安警察院校学生层次的特殊性决定了其学生档案管理的特殊性。据此，以高效地进行档案管理工作为目的，可将公安警察院校学生归为全日制学生（包括体制改革生）、在职培训学生两大类。档案材料方面的工作应该在此分类收集、整理的基础上再划分为三个阶段。首先，针对学历生及体改生来说，第一个阶段是收集在招生时形成的和大学入学前的档案材料；第二个阶段，收集除平时有规律地收集学生在校期间的所形成的警察意识和纪律作风养成学分和综合素质拓展学分考核情况、学年鉴定表、德智体美劳、各类社会实践活动、各种竞赛、体能测试、普通话水平测试、英语三、四、六级和计算机一、二考试及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集其入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生处收集评优评奖等材料。第三阶段则是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在大学期间德智体美劳的总结和评价材料，大致可形成的材料有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表、大学生体能合格登记卡、毕业生体检表等材料，并且形成学生档案材料的单位都要明确负责人，负责对各阶段形成的档案材料及时收集。同样，对于在职培训生来说，仍然应从三个阶段来收集其档案，即入学阶段、培训期间及培训结束阶段。这样既有利于学生档案材料的及时而全面地收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。

（五）加强网络信息安全建设和档案信息保密工作。

由于学生档案涉及个人隐私，公安警察院校应健全档案管理监查力度，推进档案管理制度建设，严格档案传递，规范档案管理体制，提高档案管理人员的保密意识和职业素质。尽量避免档案传递复杂化，保证档案材料真实、完整、准确。而且必须加强对档案信息的安全与保密措施管理，一方面对网上公布的档案信息要严格仔细审查，涉及到学生个人保密的信息不能随意发布。另一方面要保护上网的档案信息安全，从进口、传输、使用方面采取安全保密措施，还要注意学生档案信息的备份。采用防火墙、安全代理、权限控制等技术保护手段防止泄密和数据丢失，确保学生档案信息的安全。

[1]宋雄伟．现代信息技术环境下的高校学籍档案管理[J]．教育信息化，2005，（3）．

[2]高平茹．新时期下高校学生档案管理存在的问题及解决办法探讨[J]．商情·科学教育家，2008，（5）．

[3]邓大平．高校档案工作创新探析[J]．四川警官高等专科学校学报，2007，（4）．

（责任编辑：赖方中）

D631.15

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1674-5612（2013）01-0136-04

2011-04-15

邓大平，（1965— ），男，四川泸州人，四川警察学院副研究馆员，研究方向：档案管理。