实现文档一体化管理的思考

刘希琳

（兰州商学院档案馆 甘肃 兰州 730020）

文档是文件和档案的简称。文件和档案是以时间为依据划分的，一份材料未归档之前称作文件，归档之后称作档案。因此，从根本上讲，提高档案工作质量，首先制发文件部门要提高文件质量，其次档案管理部门按要求整理、归档、管理，关键是制发文件部门和档案管理部门要依法办事，拓展档案管理内涵，将档案管理工作向前延伸，实现文件和档案一体化管理。

一、实现文档一体化管理的现实依据

实现文档一体化管理，是制发文件部门提高文件质量的需要，是档案管理部门提升工作水平的需要，也是贯彻落实《档案法》的需要。

（一）从制发文件部门的角度看

制发的文件质量如何，不仅决定了文件本身的质量，而且还直接影响档案的质量。目前，绝大多数部门对制发文件的质量比较重视，严格按照国家关于公文处理的有关规定制发文件。但是，也有一些部门和单位对文件制发工作不重视，主要表现在：文件用纸质量、纸张大小、字体和字体大小、排版形式、装订等不符合国家公文处理的有关规定；制发文件没有履行必需的签发手续，或不符合审批权限；文件标题不准确，主送单位和抄送单位不规范，落款和印章不一致；文件字迹清晰度差，不利于长久保存；使用文种不合适，拟制格式不规范等。这些问题的存在，直接影响着档案管理工作水平，客观上要求文件制发部门必须提高文件制发水平。

（二）从档案管理部门的角度看

档案管理部门在档案管理工作中处于核心地位，加强和完善档案管理是档案管理部门义不容辞的职责。大多数档案管理部门对此认识是明确的，工作是得力的，成效也是明显的。但是，也有一些档案管理部门特别是其领导认识不够，档案意识淡薄；档案设备陈旧，更新不及时，存在许多安全隐患和管理隐患；档案管理人员得不到必要的培训,有的理论知识陈旧，操作电脑的能力低，业务素质不高；档案管理方法单一，仅限于归档材料的收集、鉴定、整理、归档、保管、利用等基础性常规管理，管理人员就好像办理物品出入库手续的“仓库保管员”。一些部门主要领导对下属档案管理部门的重视不够，对档案管理工作投入不足，直接挫伤了档案管理人员的工作热情和工作积极性，影响和制约了归档材料的管理和开发利用。

（三）从贯彻落实《档案法》的角度看

《档案法》第七条明确规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”尽管《档案法》不仅赋予了档案管理部门和档案工作人员对档案业务的管理职能,而且赋予了他们监督、指导和对本单位档案工作进行统筹规划、组织协调的职能，但从实际情况来看,一些档案管理部门没有很好地发挥法律赋予的这些职能，把自己作为纯业务部门，只负责档案管理，对本单位各部门的文件制发工作缺乏监督指导，使本单位档案资料的收集、管理与利用工作始终处于被动应付状态，降低了档案管理工作的绩效。因此，推行文档一体化管理十分必要。

二、实现文档一体化管理的理论基础

实现文档一体化管理的理论基础是文件生命周期理论。1940年由美国档案学者菲利普·布鲁克斯提出，是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个过程的一种理论。

（一）理论产生的背景

1.文件数量的增长。档案管理工作历史悠久。20世纪以来，随着各国政府职能的不断扩大，各种机构的大量产生，以及现代化的办公设备、记录工具等大量应用于文件的制作，使得文件的数量急剧增加，对文件管理工作提出了新的要求。

2.专门化管理的出现。各国通过立法等方式加强对大量文件的专门管理。如1950年，美国颁布《联邦文件管理办法》，在国家档案馆设立“文件管理项目”，用于监督指导各政府机关现行文件的立卷、归档和移交工作。从而使文件管理上升为一种专门化的管理活动。

3.文件中心的建立。文件中心是20世纪40年代出现的新型文件管理机构，最早源于美国。为挖掘文件中心的理论根源，西方学者开始对文件运动规律进行研究，由此产生了文件生命周期理论。

（二）理论的主要内容

1.强调文件运动具有整体性。指出文件从其形成到销毁或永久保存是一个整体运动的过程，承认文件运动过程的客观性。它以运动的视角来研究文件从形成到销毁或进馆的过程，体现了尊重文件历史过程的思想。

2.强调文件运动具有阶段性。它根据价值形态的变化，提出文件整体运动过程具有明显的阶段变化，并把这种阶段变化视为不以人们意志为转移的客观存在。

3.强调文件运动具有关联性。指出不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系，承认各阶段文件价值属性与管理者主体行为对应关系的客观性，也是尊重文件运动的客观实际的表现。

（三）理论的基本要求

文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性、阶段性和关联性，为文件的全过程、阶段式管理奠定了理论基础。同时，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现文档一体化管理提供了理论依据。文件生命周期理论要求制发文件部门要提高文件质量，为档案管理打下良好基础；要求档案管理部门要端口前移，重视从文件制发到进馆的全方位管理；要求档案工作人员发挥主观能动性，加强文件制发工作的指导，确保档案管理的延续性和科学性。因此，文件生命周期理论为实现文档一体化管理提供了理论基础，文档一体化管理反映了文件生命周期理论的内在要求。

三、实现文档一体化管理的对策建议

按照文件生命周期理论的要求，结合当前文件制发和档案管理工作实际情况，我们建议：

（一）提高部门文件质量。要实现文档一体化管理，必须先要从制发文件部门入手，使文件在制发过程中按照规范化、标准化要求进行制作。重点应做到以下几点：一是文件用纸质量、纸张大小、字体及字体大小、排版形式、装订等必须符合国家公文处理的有关规定；二是制发文件要履行签发手续，符合审批权限，文件标题要准确，主送单位和抄送单位要准，落款、印章与文件要保持一致；三是使用文种合理,拟制格式规范。

（二）及时移交档案管理部门。制发文件部门在履行工作职能的过程中会产生大量文件资料，如果这些文件资料保存不齐全，整理归档不及时，或者长期积压在各业务部门的个人手中,就容易造成文件资料的丢失,导致这部分信息缺失，给今后查询资料信息造成无法弥补的损失。因此，制发文件部门要高度重视文件资料的归档工作，必须做到：一是要及时，每年形成的文件资料于次年元月份必须移交档案管理部门进行归档；二是要完整，向档案管理部门移交具有保存价值的文件资料必须齐全，信息资料完整无缺。只有这样，才能从根本上实现文档一体化管理。

（三）科学规范整理归档材料。归档材料的整理，就是将归档材料按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。档案管理部门对归档材料整理过程中的每一个步骤，必须要坚持合理规范原则，要严格按照档案行政管理部门制定的有关归档材料整理规则，科学合理地进行整理。归档材料整理的质量直接关系到今后档案的利用效果，它是开发档案信息资源的重要基础。归档材料整理的科学化和标准化，对于实现文档一体化管理具有直接和广泛的影响。

（四）提高档案管理人员素质。一是提高政治思想素质。档案管理是一项政策性、原则性很强的工作，这就要求档案管理人员必须提高思想政治觉悟，要有强烈的事业心和高度的工作责任感，坚持原则，办事公正，廉洁奉公，自觉抵制各种不良风气，严格把好政策，不搞任何违法乱纪的行为，确保档案的真实性和公正性。二是树立良好的职业道德。档案管理人员要具有强烈的责任心，爱岗敬业，忠于职守、乐于奉献，埋头苦干，不计较个人得失，兢兢业业地完成各项工作任务。三是加强业务培训。对档案管理人员要不断进行档案业务知识的学习培训，如归档材料的收集、整理、分类、立卷、检索、利用等，使他们能够熟练掌握档案的基本知识和明确其负责上交的归档材料的范围。四是注重工作交流。加强档案管理人员之间、相关专业管理人员之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流,使他们尽快了解别人的先进经验，及时查找自己的不足,吸收好的经验应用于自己的实际工作中。

（五）完善档案工作制度。档案管理部门要制定科学、规范的档案工作制度,规范管理。要把档案管理的规范化、制度化纳入档案管理人员的岗位职责,以最大限度地发挥规章制度的监管和约束机制。同时，要根据档案工作的实际，制定文件形成、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性规章制度，建立健全各项业务工作规章制度，使文件制发、档案管理有章可循、有据可依，真正实现文档一体化管理各环节的标准化、规范化。

（六）加强档案监督检查。档案管理部门要建立完善的监督机制，要在监督的前提下开展指导,在指导的过程中进行监督，并在监督中加强各部门之间的协调，形成工作合力，确保档案工作质量。《档案法》赋予了档案行政管理部门行政处罚和依法追究权，依法查处档案违法行为是法律赋予档案行政管理部门的神圣职责。因此，各级档案行政管理部门要负起责任，认真履行职责，对机关、团体、企事业单位的档案工作、综合档案馆建设等进行执法检查，依法查处档案违法违规案件，追究有关责任人员责任，切实做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，维护档案工作的严肃性。

［1］胡鸿杰.中国档案学的理念与模式［M］.中国人民大学出版社，2005.

［2］黄存勋.文档一体化理论依据探讨［J］.浙江档案，2002（5）.