浅谈电大开放教育学籍档案管理

张 航

(咸阳师范学院网络与继续教育学院，陕西 咸阳 712000)

电大开放教育的本质特点是实现教育学习资源的共享和学习者的自由参考和学习。不仅意味着对教育对象的开放，更重要的是教育观念、教育资源和教育过程的开放。开放教育以学生和学习为中心，采用灵活多样的“教”和“学”的方法，且对入学者的年龄、职业、地区、学习资历等方面没有太多的限制，凡有志学习者，具备一定的文化、知识基础的，不需要参加入学考试，均可以申请入学。

一、开放教育学籍管理的主要内容

电大开放教育学生学籍档案的主要内容包括:学生基本信息、学期注册情况、课程注册情况、考试注册与考试成绩记录、学习过程中的奖惩情况、学籍异动情况等。学籍档案采用计算机和文字管理方式分别存于省级电大和中央电大学籍管理部门，作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核学生毕业资格的依据。

1.新生入学注册管理。开放教育学员入学，参加电大统一组织的入学水平测试后，经过省级电大和中央电大的两层资格审查，通过后，报教育部高校学生司审核备案。同时将学员的基本数据信息导入“教务管理系统”，统一生成学号，建立开放教育学员的基本信息库。

2.学籍异动管理。学员因工作调动、家庭搬迁等原因可以申请转学、转专业。经教学点、省级电大批准后办理，并上报中央电大。开放教育学员根据自主学习的需求，每学期可以进行学籍状态的选择，包括休学、退学和复学。

3.课程注册管理。在教学点的教学安排下，在导学教师的指导下，在专业规定课程范围内，每学期初学员自主选择拟修课程。各教学点汇总学员课程注册数据，上报省级电大，经省级电大汇总上报中央电大。

4.毕业管理。在学籍有效期内，学员取得规定的最低总学分，达到毕业要求。教学点、省级电大、中央电大逐级进行毕业的审核。记载合格者准予毕业，颁发毕业证书。本科学员达到所修专业学位授予要求，在规定时间内向授予学位的高校申请学士学位，由中央电大与学位授予高校共同审批。

二、开放教育学籍管理的主要特点

电大开放教育实行完全学分制，学籍8年有效;学习形式灵活、多样。所以与传统的学籍档案管理相比较，开放教育学籍管理既具有明显的信息化、规模性、系统性的特点，又具备复杂性、动态性、周期性和分散性的特点。

1.信息化。开放教育是随着现代信息技术的发展而产生的新型教育模式，突破了时间、地点、空间的限制。学籍管理通过对“教务管理系统”的操作使用，依托中央、省、地市教学点三级办学实体构成的教务管理信息网，借助网络平台应用教务管理论坛、专项邮箱，传输着开放教育学籍管理各种基础数据、执行信息。通过教务管理BBS电子公告栏、QQ管理工作群和学生群，进行在线交流和工作反馈。充分显现出现代信息化的特点。

2.规模化。学员入学在填写基本信息时，要求做到准确和规范，因为它和学生毕业时电子注册数据的准确性密切相关。包含姓名、性别、出生日期、籍贯、学历层次等基本信息都储存在“教务管理系统”中。当参加开放教育学习的学员形成了一定的规模，开放教育学籍管理中的学生数据也就呈现出了规模化的特点。

3.系统化。开放教育通过中央、省、地市教学点实行统筹规划、分级办学、分级管理、分工协作的体制。学籍管理信息在中央电大、省、地市教学点之间传递进行，通过三级联动使各项学籍管理工作布置、反馈、落实;学籍管理通过“教务管理系统”与招生、专业规则计划、考试的密切联系，数据互相融合、互为条件;形成了一个相互协作的运作体系。

4.复杂化。开放教育通过计算机和网络分层次、分级别管理，涉及各层次之间的联系，加上学生来源复杂，影响因素较多，学生基础参差不起，工学矛盾突出，动态变化较大，学习又实行学分制，时间跨度大，教学计划变化大学分替换频繁，毕业审核材料多内容杂，所以学籍档案管理极为复杂难度很大。

5.动态性。学习形式的灵活决定了开放教育学籍管理的灵活性和动态性，学生的学籍信息处于不断的变化之中，通信方式、家庭住址、工作单位、成绩异动、借考、补考、缺考、重修、重考等等，再加上课程滚动开设，可变性大，所以开放教育学籍档案管理始终处于动态的变化之中。

6.周期性。开放教育学籍档案伴随学生从入学到毕业，受各种因素影响，有的要持续很长时间，所以学籍档案的连续性和周期性就成为开放教育的特点。

三、开放教育学籍档案管理的现状及存在问题

1、认识模糊，重视不够。电大开放教育学员受工作、家庭等多方面因素的影响，个别学员对学籍档案的采集不够认真和重视，档案资料的采集填写不完整、不规范、不准确，有的甚至由他人代填。部分学校对学籍管理缺乏正确认识，经济上要求，管理上放任，投资上不重视。部分管理人员思想上不够重视，认识上模糊不清，学员学籍档案审查不严，要求不规范，档案收集和管理相对混乱。

2、手段落后，模式陈旧。开放教育从招生到毕业环节已基本实现了网络化和远程操作，随着招生规模的扩大，学员档案数量不断增加，加之存放时间不固定，管理上流动性、动态性的特点，很多过程靠管理人员手工操作，没有上升到“电子化”的高度，信息资源得不到充分的开发和利用。

3、队伍薄弱，轮换频繁。学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，即要求管理人员掌握一定的管理知识、软件系统的操作能力，还要求要有极强的计划性、准确性和原则性，甚至于对工作的协调、超前和创新。但是目前有些开办电大开放教育的学校忽视学籍管理队伍的建设，轮岗、换岗、人员变动频繁，缺乏对管理人员的业务培训。管理人员综合素质偏低，年龄偏大、业务不熟，电脑操作能力差，不当的操作还会导致资料的丢失和损坏。

4、设备简单，软件不配套。开放教育学籍档案以电子档案为主，但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在特定的介质上，必须通过计算机或其他特殊工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。这就要求设备跟上，软件配套，管理人员会操作，能读懂，能看到。但目前各学校在这方面还存在很大的问题。设备陈旧，多年不更新，数码信息采集、二代身份证读写器、监控仪器等更无从谈起。

5、制度不健全，安全无保障。档案具有真实性、原始性和安全性的特点，开放教育有他自身的规律和特点，所以就要有与之相适应的学籍管理规章制度，不能套用全日制学籍管理规定。有的办学单位虽然制度完善，但执行不严，工作随意性较大。如果网络安全得不到保证，就会严重影响学籍档案的管理。

四、加强开放教育学籍档案管理的措施和对策

1、提高认识，强化管理。学籍档案管理是电大开放教育一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到开放教育的质量。所以要充分认识档案管理的重要性，高标准、严要求地做好学籍档案管理的每一项工作、每一个细节，切实保证学籍档案真实的反映学生学习的全过程。加强对学籍管理队伍的培训和教育，熟悉和掌握计算机技术，提高分析问题的能力。结合学籍工作实际，探索出学籍档案管理的基本规律;树立“一切为了学生，为了学生的一切”的服务意识，全面提高学籍档案管理水平和能力。

2、完善制度，规范管理。建立健全开放教育学籍管理制度，科学高效地搞好学籍管理是提高开放教育质量的前提和保障。学校要在上级部门有关制度的基础上，制定出符合自身实际的管理制度，使管理人员有章可循，有据可依，开放教育的档案管理更加科学化、规范化和高效化。

3、发挥优势，提高质量和效率。学籍管理是一项既严肃又严谨的工作，相关部门要依据开放教育的网络化、系统性的特点，将学籍管理纳入到科学化、现代化、信息化的轨道上。及时、全面、准确地利用计算机网络对学员的学籍进行管理，使管理和被管理者能随时随地了解学籍状态，实现学籍信息的规范化和管理的程序化，促进学籍档案管理工作的质量和效率的不断提高。

4、树立安全意识、严防档案损失。计算机并不是无懈可击的，随着网络的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。档案信息涉及大量的个人隐私，网络的不安全、软件存在漏洞，防火墙被突破，黑客攻击、读取和更改学生信息等等，既会给档案管理带来巨大的损失，也会对学校声誉带来一定的影响。所以加强安全防范意识，采取必要的措施，防止信息泄露就成为我们管理人员必须重视的问题。

学籍管理是开放教育一个重要的组成部分，学籍管理工作者要改变观念、提高认识，加强学习，不断地研究和探索学籍管理的新思路、新办法和新动向，建立健全适应开放教育特点的规章制度，推动学籍管理不断完善，规范化、科学化地提高学籍管理的质量，真正的做好学籍档案管理工作，提升开放教育学籍管理的内涵，促进开放教育又快有好地发展。

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［1］田红梅，韩愈强.论现代远程开放教育学籍管理的特点及战略意义［J］.厦门广播电视大学学报，2008，(1).

［2］韩宏雁.关于现代远程教育学籍档案管理的思考［J］.晋中学院学报，2010，(4).