浅谈高校人事档案管理的保密工作

王志丽

（赤峰学院 人事处，内蒙古 赤峰 024000）

人事档案是以文字材料形式保存的，详细记录和反映了每一位教职员工个人的工作经历、成长过程，包括履历、鉴定、考核、任免、职称、学历学位、工资、奖励以及处分等等，也踏实地反映了每个教职员工的政治面貌、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等方面的历史情况，是每位参加工作人员在校期间个人的历史记录和凭证，是高校发现人才、使用人才和管理人才的重要依据.同时也是学校档案管理工作的一部分，是组织部门选好人、用好人必不可少的途径，是学校建设发展选拔栋梁之才的重要渠道.人事档案的保密工作，是人事档案管理工作中的一个重要的环节，作为人事档案的管理者要忠于职守，严格遵守保密纪律，维护档案的完整和安全，坚决贯彻执行人事档案管理的各项规章制度，增加保密意识，增进保密法制观念，增强责任感.保密工作像其他工作一样，必须用制度约束人，用制度规范人，采取科学的措施进行保管和保密.

首先，要确保档案室环境的保密性.档案室属保密要害部门，不能设在底层与顶屋，同时要做到档案室、阅档室及办公室三室分开，档案库房区禁止无关人员随意出入.对档案室要加固门窗，安装专业保险锁、保险柜、防盗门及监控设施.钥匙要专人管理，档案管理人员在办公场所工作时要做到门开人在，人离门锁，杜绝因疏于防范而导致窃密、泄密的事情发生.为确保档案库房达到防虫、防高温、防有害气体、防火、防盗、防光等“六防”要求，要配备铁质档案密集柜，配备灭火器等，使档案库房达到了标准化要求.档案室的科学配置与严格管理是做好档案保密工作，维护档案安全的基本保障.

其次，要确保档案管理制度的科学性.就高等院校而言，维护好档案的完整与安全，既是档案管理的基本任务也是保管档案的根本目的.

（1）要制订与完善人事档案管理的各项制度.如阅览制度、外借制度、复制制度等，根据实际情况，对不同层次、级别的利用人员确定不同的利用权限，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循、有据可查.第一类，对于校内的与档案室有固定业务往来的部门，主要是组织部、人事处等部门，这些部门既是档案的主要利用者，又是形成档案材料的责任者，在一般情况下，只要利用者所利用的范围不超越规定，可满足他们的查阅、借阅要求.第二类，校内与档案室有经常性联系的各院、各部门的党政负责人，党支部因发展党员、申报职称、职务提升等事因需要利用档案的，只要手续齐全，不超出规定的利用范围，可查阅、借阅其本部门职工的档案材料.第三类，本校教职工因办理“公证”，或报考上一级学校等，需要档案部门出具有关证明的，可由管理者按规定给予办理.第四类，对于来自外单位的利用者，如：商调、外调、办案、编纂地方志或人物志等，需要利用档案的必须按照有关规定执行，有本单位出具的介绍信，经档案主管领导批准后才可以办理，所有涉密文件、资料不允许带离档案室，在借阅人查阅档案时要提高警惕，防止档案被纂改、被调换，以规范严格的借阅手续确保档案的保密与安全.

（2）要做好档案的鉴别审核、整理分类、编目归档等日常工作.要充分认识新形势下加强人事档案工作的重要意义，以对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度政治责任感，把珍贵的干部人事档案管理好、利用好，充分发挥干部人事档案资治存史的重要作用.把人事档案管理工作达标升级作为新的起点，从强化档案管理、建立健全档案管理机制和各项规章制度入手，以建设高质量的档案管理体系为目标，确保该部档案工作逐渐达到规范化、标准化、科学化的要求，使干部人事档案工作迈上新台阶.规范管理，提升质量.全面实行人事档案目标管理，实现人事档案管理的规范化，切实做到收集归档程序化、鉴别管理规范化.归档材料必须完整真实、文字清楚、对象明确、手续完备.随时关注人员信息变动，与材料形成部门保持密切的联系，做到“口勤”、“手勤”、“腿勤”，确保信息反馈及时与准确.重点核查干部的“三龄二历一身份”，核查干部升学、招工、录用、调动、提拔等环节，核查近年来新录用的、部队转业的、交流调任的及新提拔的干部.规范化、科学化、现代化的档案管理制度是做好保密工作的重要措施，它能有效地发现并及时纠正档案利用过程中出现的不利于档案保密的各种不良行为，做到既有效利用档案，又保证了档案的完整与安全.

（3）要确保计算机网络运用的安全性.按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》要求，人事档案管理要配备专用计算机设备，人事档案的计算机管理是实现高校人事档案工作的现代化的必须之路.要利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将文字、图片甚至声像资料转变成数据资料，使人事档案数据化、信息化.通过档案数据系统的建立，不仅可以记录固定信息，而且可以记录动态信息，还可以随时准确地更新信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性，为高校人才资源的动态管理打好基础.同时，还应建立相应的人事档案计算机的检索系统、人事信息综合查询系统等，才能加快高校人事档案的现代化建设步伐.因此，计算机在管理档案中发挥着越来越重要的作用，计算机使用的安全性也成为档案管理的重要部分.对档案信息网保密管理要严格恪守“控制源头，加强检查，明确责任，落实制度”的原则，在工作中本着“谁主管，谁负责，谁使用，谁负责”的态度，加强档案信息管理.对涉密计算机使用保管要专人负责，做到涉密不上网，上网不涉密.加强保密检查工作，及时消除安全隐患，积极预防病毒，切实做好涉密计算机信息系统的保密管理工作.

（4）完善监督机制，加大人事档案管理监督力度.要注意把好“三关”：一是审查关.组织、人事和档案管理部门要严格履行审查手续，从人事档案材料形成伊始就把真实性、合法性和实用性作为人事档案材料鉴定和取舍的标准.二是程序关.人事档案形成涉及多个部门和环节，既有组织形成的材料，也有个人提供的材料，要把好人事档案材料形成程序，增加透明度，不论是档案对象自己填写有关材料，还是组织填写有关材料，尽量注意做到透明、公开、以形成组织和个人相互监督、相互制约的互动机制.三是处罚关.要严肃处理档案材料的弄虚作假或故意不作为两种极端行为，对伪造档案、篡改档案、泄密档案等行为，要给予严厉的制裁.作为人事档案管理的直属部门领导，要实行不定期对人事档案管理人所保管的人事档案进行检查，督促人事档案管理人员及时入柜保存和定期归档，以防止泄密.同时要抓好重点部门、关键岗位的保密工作.

再次，要严把管理人员的政治、业务、文化素质关.在档案保密管理中，工作人员素质是非常重要的.档案管理员特殊的地位和身份，决定其具有知密早、知密多的特点，他们也是各项管理制度的直接贯彻落实者，对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此只有具备较高的政治素质才能做到坚持原则、遵守制度、严守纪律、保守秘密.档案管理人员在工作中还要防止无意识的泄密，由于了解的情况多，秘密会随着管理员的工作生活无形中带入社交活动领域，在不知不觉中就泄露了秘密，所以档案管理员无论在何种场合都应做到提高政治警惕、守口如瓶、谨言慎行.特别是在干部任免、组织考核、民主评议、党员发展等相对敏感的工作中，要做到不该问的不问，不该说的不说，严守组织秘密.这就要求管理人员要有严谨的工作作风，敏锐的工作力、观察力，能独立处理好档案利用过程中出现的复杂问题具备对档案真伪的辨识鉴定等问题的专业知识，也要熟悉与档案相关的国家政策、政治局势、经济知识、历史背景、等文化知识，以丰富扎实的文化底蕴促进档案管理的发展.总结和分析档案利用中的经验和问题，从中掌握档案管理工作的发展规律，确保档案保密工作的开展.

结合高校人事档案管理实际，要提高档案管理人员的保密技能与保密意识，就要坚持保密教育与档案管理相结合，抓好与档案管理有关的所有人员的保密教育培训工作，组织进行专题讲座，认真学习贯彻《国家保密法》及党和国家有关保密工作的方针、政策及规定.增强档案管理人员的保密意识、责任感，不断提升人事档案保密工作的管理水平.

总之，档案管理应保密，但保密的根本目的是为了更好的利用，在日常工作中，要处理好档案保密与利用的关系，要在保密工作中不断加强保密措施，把保密工作做的扎实细致，充分发挥档案还原历史，维护真相的作用，为高校事业发展做出积极的贡献.

〔1〕吴卫，李继伟.高校人事档案信息化管理的思考[J].黑龙江档案，2009（3）.

〔2〕陈国英.浅谈高校人事档案管理[J].浙江档案,2000(5).

〔3〕王志刚.浅谈如何做好干部人事档案管理的保密工作[J].科学之友,2012(3).