网络环境下图书馆档案信息资源共享机制研究

易靖涵

（周口师范学院图书馆，河南周口466000）

网络环境下图书馆档案信息资源共享机制研究

易靖涵

（周口师范学院图书馆，河南周口466000）

档案信息资源共享建设最终的目标应是全国性的跨地区、跨系统的档案信息资源共享及与其他信息资源共享.本文的主要内容就是，对网络环境下我国图书馆档案信息资源共享建设的现状进行分析，了解其中的问题，并针对存在的问题提出相应的措施和制度建议.

网络；图书馆；档案；共享；机制

档案信息包含着社会生活的方方面面，对整个社会的运行发展有着重要的价值意义.随着信息网络技术的成熟与普及，信息资源的共享已经成为一种趋势.国家在“十二五”时期，已经将档案的信息共享建设作为一个重要的工作目标，要求档案馆切实加强自身的公共服务能力，利用各种先进的信息技术，使档案信息更好的服务于民众，发挥档案信息资源共享的最大价值.

1 图书馆档案信息资源共享的现状分析

国外档案信息资源的整合与共享主要采取网站模式，如美国国家档案与文件署网站提供档案研究目录、档案利用数据库、缩微胶片目录以及在线公开获取目录等；英国国家档案馆网站提供国家档案馆目录、在线档案、电子文件在线、祖先数据库、英国政府网站档案等；澳大利亚国家档案馆网站提供文件检索数据库、照片检索数据库等.用户不仅可以通过以上网站查询档案获得档案信息，还可以获取到丰富的教学资源等共享服务.由此可见，国外档案信息资源共享的实践已比较成熟，基本满足公众在网上查询档案资源目录，有些档案资源还提供了全文获取.相对于发达国家在档案信息资源共享领域中所取得的成绩，我国在这方面所取得的成果还非常有限，主要表现在以下几个方面：

第一，共享意识淡薄.图书馆中的档案信息管理工作，长期以来重视的是档案资料的收藏，对于如何发挥这些档案信息的价值，一直没有得到认可和重视.虽然在近些年来，随着国家政策的倡导，规章制度的要求，对档案的资源共享提出了宏观上的愿景，但是就其落到实处的工作而言，往往流于形式.在网络环境下，一些图书馆虽然引进了相应的网络设备和技术人才，但是其实施的效果一般.图书馆的工作人员对档案信息工作的共享建设仍然有懈怠、应付检查的情绪存在.

第二，缺少有效统一的标准.要实现信息资源的共享，确定科学合适的统一标准非常重要.特别是在全国范围内，在不同的网络环境中，要实现档案信息资源的共享并非是一件容易的事情.在当前，我国还没有出台相应的规章制度，确立一个明确的标准供所有参与信息共享建设的图书馆参考.这就使得在当前，虽然一些图书馆非常重视自身网络信息环境的建设，但是由于缺乏明确的指引和统一的标准，提升资源共享价值表现的并不明显，这样严重影响了图书馆实现信息资源共享的进程.

第三，内容有限，方式陈旧.当前，图书馆实现档案信息共享的一个常见办法就是建立专门的网站，建设网站的初衷虽然是好的，但是成果并不理想.大部分图书馆网站上所提供的档案信息都非常有限，一些网站仅仅是对档案管理部门的内容进行了简单的介绍，提供了档案信息的大致分类，但是想看到完整有效的档案信息资料却是十分困难.与国外档案信息管理的水平相比，我国大部分的图书馆在这个明显落后，即便是省级的图书馆，能够做到档案信息科学有效共享的也是凤毛麟角.

2 网络环境下图书馆档案信息资源的共享机制构建

档案信息共享理念的产生，与网络系信息技术的成熟发展密切相关.只有一个国家在大部分地区能够有完善的基础网络环境建设，普通民众能够熟练操作简单的网络搜寻任务时，实现档案信息的共享才有价值.共享，并不是要求技术架构上的完美，而是提升民众对档案信息资源使用的便利程度，发挥图书馆对档案信息进行收集管理的巨大价值.如何构建一个成熟有效的档案信息资源共享机制，本文从以下几个方面进行分析：

第一，重视信息资源自身的整合建设.实现资源共享的前提是有可以用来共享的信息资源，同时这些档案信息必须具备一定的价值，不是杂乱无利用价值的.所以在进行网络环境的构建以前，重视信息资源自身的质量建设也是必然之举.对信息资源进行整合，就是要求我们按照一定的标准对相关的档案信息进行分类、排序、集成、整理等.首先，重视数据资源的管理.实现档案信息的共享，其实是实现在不同的数据库之间信息资源的快速转换、调取，将档案信息转化成相应的数据是我们进行数据库建设的重要基础.将图书馆内部的档案信息按照同一的标准进行转化，转化成可以直接被数据库采纳收集的数据种类.我们在开展这项工作的过程中，除了要对现有档案信息进行相应的数据转换，还要重视对数据库进行扩充，定期对数据进行更新.其次，实现档案信息资源的集成.档案信息的集成，是实现信息资源共享和一体化建设的必经过程，各种档案信息资源综合管理与服务系统集成，实现对外提供利用服务的档案信息资源统一从档案管理中心提取；档案部门对档案信息资源的前端控制集成，实现档案信息资源管理的一体化.最后，大范围信息资源共享的实现，必须建立在小范围资源成功集成的基础之上.图书馆的档案信息资源共享，除了需要区域内部其他图书馆的协助外，还需要具有话语权的行政部门能够提供相应的标准，提供先进的技术支持，在区域内构建资源共享的网络环境，在技术合格的基础上切实发挥行政部门的协调领导能力，将信息资源建设工作有取舍、有重点的开展，以区域信息共享的实现开推动全国范围内信息共享的达成.

第二，技术手段的应用.网络环境下，档案信息共享的一大特色就是对技术的倚重.计算机技术的发展和信息网络基础设施的完善，缩短了信息资源共享的距离.资源共享的实现，就是技术与人力共同发挥作用的过程，如果没有先进的技术支持，则很难实现信息的共享.在档案信息资源共享建设的全过程中，我们要在坚持标准化原则、安全原则、开发与引进相结合原则的基础上，运用多种技术手段.运用多种技术手段实现档案信息资源共享，首先，是计算机技术的运用.实现档案信息资源共享，要结合实际情况，高起点地购置计算机、海量存储设备、扫描仪等相关设施设备，为档案信息资源共享创造良好的硬件环境.其次，应用软件系统的建设.在软件环境建设上，档案部门要坚持自己开发与引进先进技术相结合的原则，既要考虑软件的先进性，又要顾及软件的兼容性，使软件环境既适应档案信息资源的管理，又具有较高的程序设计技术及操作使用水平.最后，网络环境建设.网络环境在档案信息资源共享中的作用非同一般，可以说，是关键的“神经系统”.在进行档案专业网站建设中，不管是内网还是外网的建设，都要在安全的基础上能够全面兼容，并且，要使用方便，从而形成能够共享的档案信息资源网站体系.

第三，完善信息资源共享的服务方式.无论是我们进行数据的整理建设，还是采用各种不同的先进手段，其最终的目的都是为了打造一个能够被普通民众更加便利使用的信息技术环境.一个舒适、便利、高效的服务环境仅仅靠软件技术的先进是无法完全实现的，重视图书馆服务功能建设，满足读者全方位的信息需求是我们在资源共享建设过程中必须贯彻的一种理念.首先，重视服务方式的转变，发挥网络平台的作用.图书馆的服务工作，除了传统的进馆借阅外，当前比较常见的就是在网络平台上对所需信息进行查询，所以重视网络平台上的服务工作也非常重要.图书馆除了将相应的档案信息公开在网络平台上，还要突出各馆的优势与特色建设.除此以外，还要建立方便、简洁的档案目录数据库，开展多种方式的档案信息检索服务；灵活采取实时解答、E—mail等多种方式，进行档案信息自由的数字咨询服务等措施，都能够有效提升资源共享的服务质量.

3 构建图书馆档案信息资源共享机制的保障措施

档案信息资源网络共享的可行性毋庸置疑，实现全国范围内图书馆档案信息资源的共享必然会成为新时期信息资源建设的主题，除了上文我们分析的相应措施外，为了构建一套完整的运行机制我们还必须建立相应的制度保障，促进这项工作的有序开展.

第一，观念意识上的保障.导致当前我国档案信息资源共享水平不够高的一个重要原因就是对这项工作的重视程度不够，笔者在这里提到的观念保障，不仅仅要求我们的工作人员要意识到这项工作的重要性，而且随着信息技术的不断进步，在工作中要随时注意思想观念的更新，档案管理工作者的思想观念与认识水平必须跟上整个社会发展的形势，才能保证档案信息共享建设工作不脱离当下的社会现实，并且在技术上具有领先优势.

第二，规范标准的保障.规范标准是实现大范围信息资源共享的一个重要前提，标准与规范的缺失使得图书馆的档案信息都呈分散状，建立的数据库标准、版本、类型往往无法兼容，不能实现不同数据库中的便利转换，使用户在进行查询的时候不能顺利访问.建立统一规范的标准，对数据库的版本、规格、类型进行明确的规定和要求，实现数据库之前的资源共享是我们构建共享机制的一个重要途径.

第三，人力资源和技术保障.网络环境下资源共享机制的构建，信息技术的重要地位空前突出，但是仅仅有技术也难以完成最终的工作，必须要有能够支配这些技术的人力资源.在当前，计算机专业技术人才的招聘并不算困难，但是既具有专业档案管理知识又掌握先进技术的综合性人才并不多见，重视优秀人力资源的筛选与培养是我们完成这项工作的重要保障.

第四，资金保障机制.档案信息资源的共享是复杂的系统工程.在实施共享过程中，基础设施无论是硬件还是软件要求都较高，除此之外，还需要投人一系列的与档案信息资源共享相关内容的建设这些都需要大量资金的投入，只有足够的资金投入才能保障档案信息资源共享顺利实施.在国家资金投入外，档案部门也应通过多种渠道筹集资金，为档案信息资源网络共享提供足够的资金支持.

〔1〕赵山山．对网络环境下档案信息资源共享建设的思考[J].云南挡棠，2010(6)．

〔2〕祝鑫一.网络环境下挡案信息资源共享策略研究田[J].兰台世界，2010(下)．

〔3〕陈中.开放存取环境下的高校档案信息资源共享[J].北京档案，2009（11）.

〔4〕张春.关于高校档案数字化建设的思考[J]，北京档案，2009（12）.

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1673-260X（2013）09-0152-02