浅谈如何做好医院档案的管理工作

郭立娟

浅谈如何做好医院档案的管理工作

郭立娟

医院；档案；管理

1 做好档案管理工作的意义

在很多人眼中，医院工作主要是医疗、药剂、科研、教学、康复等项工作，档案管理在医院工作中无足轻重，被很多人认为是可有可无的，档案工作所产生的效益是不易被人知晓的，档案工作往往不被领导重视，往往忽视档案工作的存在，影响了档案的利用开发，在加上一些档案人员缺乏对档案工作的热爱，责任心、事业心不强，片面地认为档案工作没有前途，不安心本职工作，这山望着那山高，也加重了人们对档案工作的看法。其实，档案管理在医院工作中非常重要，它记载着医院从建院到现在的不断发展壮大的辛苦历程，传承着文明、服务医院的重要使命。档案是领导在解决诸多问题及许多重要决策中最原始最有力的证据，可以说，档案部门也是在为医院间接创造效益的部门，是医院的重要部门。随着医院工作的全面发展，档案管理人员要不断更新管理理念，勇敢地寻求和尝试新的档案管理手段，因此，做好档案的管理工作，对于促进医院的全面发展和不断提高医院在医疗市场的竞争中的作用，具有重要和深远意义。所以档案工作要与时俱进，与医院共发展。

2 建立健全档案的管理制度，不断拓展档案的收集范围

建立健全有效的科学的档案管理制度，是保证档案工作顺利进行的保证，医院档案部门要根据本单位的实际情况，将医院不同门类、不同载体的档案统一管理，明确职责，根据不同责任制定行之有效的档案规章制度和管理体系，档案归档制度，查阅利用登记制度、保密制度、库房安全管理制度、涉密计算机管理制度及建立专兼职档案人员的培训制度和年终奖罚制度，把档案工作人员的业务考核和医务人员同步进行，迫

使档案人员不断学习档案业务知识，不断进取，不断更新档案管理手段，严格遵守档案管理制度。随着医院不断扩大，医院改革不断深入，档案工作不断面临新的课题，需要仔细研究，档案部门的档案收集工作也在不断变化和拓展，档案收集范围不断增加，加强档案的收集工作是档案部门面临的重要工作，提出了更高的要求。对一些归档工作不重视的部门，对办理完毕随意处置、随意放置的档案材料，找出各种理由拒绝归档，总觉得放在自己手中用的方便，是非正规渠道收集档案的难点。怎么让档案资料按时、齐全完整地交到档案工作人员的手中，国家利益不受损害，需要档案人员苦口婆心，软磨硬泡，反复宣传档案归档的重要性，任何人无权也不能占为己有，通过不断努力地做工作，想方设法把档案资料收集完整。

3 做好档案管理工作的前提

3.1需要责任心强、具有无私奉献的精神 档案管理工作看起来简单，其实是一项专业性很强的工作，医院档案部门管理着财会、文书、照片、基建、职工死亡及临床学院的学生档案，还有二个撤并单位的移交的所有档案。在部门人员少，任务重的情况下，它要求档案人员具有很强的责任心，较高的档案专业水平，有为档案事业无私奉献的精神，档案工作者必须热爱档案事业，兢兢业业为党工作，任劳任怨，不计较个人利益，爱岗敬业，树立实事求是的工作作风。

3.2充分运用信息网络管理档案 随着档案工作的信息化管理，数字化软件管理档案已经在医院全面运用，更新了档案知识结构，为归档录入提供了便捷，提高了档案管理水平，为查询利用大大提供了方便，提高了工作效率。也给档案工作者提出了更高的要求，档案工作者要参加数字化软件知识的培训和进修，还要有毅力坚持自学，边实践边学习，尽快掌握电子档案的管理技能，培养既能熟练掌握计算机软件和数字化网络人才，又是热爱档案事业的专门人才，也是档案工作人员应该努力的方向。

4 做好档案管理工作的关键

4.1增强服务意识，取到领导重视 档案工作是一项服务性很强的工作，服务的好坏直接影响着档案查询利用工作，档案工作人员必须站在利用者的角度，想利用者所想，急利用者所急，必须强化服务理念，积极为利用者提供档案信息，做好利用前的准备工作，热情周到的服务，百查不厌，不怕辛苦，为利用者提供优质服务。档案工作是一项关系着医院医教研等项工作的发展，必须引起领导重视，向领导宣传《档案法》，宣传档案工作的重要性是必不可少的。档案是社会的财富，也是国家的财富，让更多的人懂得运用档案来维护国家和个人的利益，只有领导重视了，才能保证档案工作的顺利进行。

3.4.2提高档案管理人员的综合素质 ①具备良好的政治修养 档案工作者必须认真学习《档案法》等法制法规，学习党的路线、方针和政策，仔细研究，正确理解，认真贯彻执行，档案人员的一言一行必须和党组织保持高度一致，时刻维护党和国家的利益，不断提高政治觉悟。②忠实可靠，具有保密意识,档案工作者要具备较高的保密意识，认真学习领会《保密法》，自觉遵守保密守则，并按条款认真执行，在工作中做到守口如瓶，在公共场所不谈论国家机密，时刻保守国家秘密，认真履行借阅登记手续，不乱放档案，涉密档案一定要妥善保管，闲杂人员不准进入库房，对涉密计算机要严加管理，确保档案在利用和保管过程中安全完整。③档案工作者要具有较强的专业水平,在档案载体多样化和档案网络科学化的新形势下，档案工作者要认真学习数字化和网络化的操作技能，熟知医院各种档案的管理理论和操作方法，对医院各项档案进行科学收集、整理、归档、利用和鉴定等工作，逐步实现医院档案管理的数字化与网络化。档案人员除了熟悉掌握专业档案相关知识，还要学习社会科学知识和自然科学和一些医学知识，以便更好地为利用者服务。④档案工作者要有良好的身心素质,档案工作在别人看来是不起眼的工作，档案工作者是默默无闻的幕后英雄，承担着各种档案的管理及对兼职档案员的指导工作，工作强度大，工作繁杂可想而知，但档案人员的地位比较低，往往需要档案时想起他们。档案人员的价值不被体现。档案工作者自身要树立信心，拥有平和的心态，努力工作，更新观念、在工作中不计较个人得失，具有为档案事业奋斗的高尚品德，为领导和各职能科室服好务，用事实行动体现自身的价值。档案工作是一项特殊的工作，档案员长期工作在办公室和库房中，档案有毒有害的气味多少也损害了身体，档案人员要加强锻炼身体，调节饮食结构，还要加强自我保护意识，做好保护措施，勤洗手，戴好防护用品，保护好自己的身体不被损害，保证档案工作的顺利进行。

130021 长春中医药大学附属医院