医学科研院所人事档案管理工作的思考

王艳辉

中国医学科学院基础医学研究所，北京 100005

随着经济社会的发展，人事档案的价值得到了社会各界的认可，尤其是实施人才强国战略重大决策和社会保障制度覆盖面越来越广的今天，人事档案工作也越来越受到人们的重视。人事档案从“可有可无”的尴尬境地转变成重要角色。另一方面，由于长期以来档案工作少被重视，档案政策缺乏连贯性，暴露了当前人事档案工作中的诸多问题[1]。加强人事档案的科学管理，为选人、用人提供优质、快捷的服务，为促进社会的安全和谐刻不容缓。

1 现状

人事档案管理工作通常分为六个组成部分，即收集、鉴定、整理、保管、利用和转递。每一个环节都有各自的特点和工作流程[2]，现结合笔者近几年人事档案工作实践，对其中一些问题进行讨论。

1.1 收集

规范收集是人事档案工作的基础。笔者所在的单位属于有50多年历史的医学教育和研究单位，既是基础医学研究所，又是医学院的基础学院，我们习惯称之为所（院），人员组成比较繁杂，有各级教师和教辅人员，有科研学者和技术人员，有党政干部和后勤保障人员，还有近几年应聘回来的“海归”。集中了许多高层次知识分子，院士、首席专家、主任医师，还有人大代表、政协委员、民主党派成员和归国华侨等。

因此，所（院）人事档案除一般材料外，增加了归国人才派遣证明，国外学历学位证明，教师、医师资格认定材料，推荐、评选突出贡献专家材料、优秀教师材料，各类奖项的评选材料，教学、科研、科技开发等方面成果材料，资深院士、专家各年度体检报告等。许多材料又都是不同单位转递来的，形式多样、规格不同，材料的形成时间不统一。增加了人事档案材料收集的难度。

1.2 鉴定

鉴定是为了维护人事档案材料的真实性。档案材料必须做到客观、真实、准确、完整。如上所述，笔者工作的所（院）人员结构复杂，为了规范管理，核实、鉴定档案材料非常重要。我们常遇到有些人在干部履历表中，所填出生日期与身份证出生日期不一致。由于档案材料里，绝大多数档案都是本人于不同的时期书写的，如履历、自传、年度考核表、毕业生登记表、职称评审表等，大部分内容都是出自本人，填写时往往全凭记忆，没有严谨的概念，缺少档案意识，常常不留底，前后矛盾。因此，为了确保材料的系统性、完整性、真实性、规范化，我们在收集干部档案材料中，鉴定就占据了很多时间，常常要与形成档案材料的部门沟通，以便为所（院）选拔人才，任用干部准确地提供档案依据。

1.3 整理

所谓整理，就是按照人事档案所反映的内容和特征，将零散的材料分门别类地归纳整理到档案里，目前的常规是把人事档案分为10 类。现在的人事案内容已不能满足用人单位希望了解和掌握一个人全部信息的要求，特别是缺少反映当事人综合能力、素质的材料。人事档案材料陈旧，不能反映个人的最新情况、综合才能和个性特点。有些类别的材料内容单一雷同，如第2 类自传，老职工在不同任职阶段都有自传材料，然其内容大同小异，新职工有的又缺少自传材料。另有一些类别内容繁琐，如学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的第4 类材料和关于录用、任免、出国 (出境)、工资、待遇及各种会议代表的第9 类材料，篇幅往往很多，但重复登录；而现今人事部门最为关注的信用材料、专业资格材料、聘用合同材料等，却没有确切的归档类目。

1.4 保管

保管方式陈旧，很不适应人才流通的需要。当前我国多数单位人事档案的保管还主要采取档案室保管的方式。无法适应当今人才流动的快速性和职业角色频繁转换的复杂性。随着国家人力资源政策的改革，人才的引进和输出放开、专业技术职称评聘分开、多样化用人渠道的推行等，各层次人员流动频繁，一方面大力引进所外急需人才,迅速扩充人才队伍；另一方面重点培养有发展潜力的所（院）内人才，鼓励其走出去，再返回来为所（院）服务；实行双向选择，合理分流、疏导聘余人员。凡此种种，迫切要求加强人事档案的信息化管理，建立人才数据库，数据库就是档案信息化管理的延伸。

1.5 利用

随着社会的发展，人事档案使用率也大大的提高了。比如：①工龄连续计算。人事档案是保留存档人员原有身份的依据，并计算连续工龄。对一个新毕业的大学生来说，如果人事档案连续几年都没有存放到相应的人事档案管理部门，没有考核，没有定职，也没有社保，那工龄是不能被计算的。②职称评定。凡从事专业技术工作者，必然要参加晋升专业技术职称。职称的年限是根据个人的工龄来计算的，没有人事档案，便没有连续工龄，也便难以晋升专业技术职称。③档案工资调升。根据人事档案，符合晋升条件的人员可以调整档案工资。但没有人事档案，没有晋升，何谈档案工资的调整，个人的利益必将受到损害。④社会保险。人事档案中的工资、工龄、职务和受保时间，是办理社会保险的主要依据，没有人事档案，办理社会保险也变得很麻烦。

人事档案承载着大量个人信息，我们所（院）人事档案工作不仅为内部各部门服务，也为师生出国、移民、家属亲友关系调查、就业、信息核查、工龄、年龄计算等出具证明，以解决广大师生切身需求。

社保的发展也给人事档案工作提出了新的要求。归国人员要进社保就需要有档案材料，回头来找自己档案的不在少数，于是，之前的无头档案和“弃档”减少了。

从以上的情况可以看出，如今人事档案材料的利用已大大加强，社会对档案的重视度也越来越高。

1.6 转递

转递是人事档案管理的重要环节，转递工作要求及时、准确无误。在传递过程中经常会遇到这样的问题，接收部门因为这样或者那样的原因，拒绝接收档案。由于市场经济下人员流动的频繁与复杂，可能由国家机关流动到事业单位，由事业单位流动到国企，由国企到私企，也可能又由外企到私企、国家机关等。人事档案随人走的同时出现了许多不规范的现象，诸多职业介绍服务机构管理着大量的人事档案，甚至有些人事档案流存私人手中。而不同的机构人事档案管理办法不尽相同，管理规则不一，导致人事档案转交困难。例如一个大、中专毕业生毕业后参加工作见习期满，表现良好，无重大违纪事件，根据国家政策，纳入正规干部管理。但是如果私企或者民营企业，没有上社会保险也没有人事档案，没有办法办理转正定级。转正定级的材料是要存入人事档案，作为一种证明的。等到退休年龄时，如果没有转正定级材料、没有保险是不能办理退休的。

2 完善人事档案管理工作的建议

档案是具有保存价值的历史记录，人事档案既是工作的需要，也是社会的需要，直接关系到个人权益和社会和谐发展，但现状是不尽如人意。针对上列人事档案管理工作中的问题，谨提出完善人事档案管理的一些建议，敬请指教。

2.1 健全制度，建立标准

我国的档案管理和档案学研究都比较晚，中组部1996年印发《干部档案工作条例》和2009年修订的《干部人事档案管理工作细则》是人事档案工作中唯一具体的文件依据。问题是，一缺乏培训，二缺少标准，因而，各单位之间档案的建立、鉴定、保管、开发利用差别较大。需要由政府部门或者行业协会制定出统一的标准和相应的制度，逐步改革传统管理方式，争取与国际接轨，运用近代信息技术，建立规范的人事档案信息库，实现人事档案编目、检索、统计等各项工作的信息化、自动化。在此基础上，分期分批培训档案管理工作人员。

2.2 做好材料收集与审核工作

及时收集和准确审核是人事档案材料价值所在的前提和基础。对既有的档案材料进行一次自我检查，重点是拾遗补缺，甄别真伪，“优化”和“净化”人事档案内容[3]。按照中央组织部、人事部和国家档案局的有关文件和规定，确保人事档案材料完整、精炼、真实。同时，尽快颁发部委文件规定，加强各单位组织人事部门在档案材料形成、收集上的交流与合作。

2.3 适时调整归档内容

市场经济条件下的人事档案，要适应人才流动性强和人才与用人单位间双向选择的特点，适时调整归档材料的内容。以反映本人个性特点的材料为重点，其他材料为补充信息。随着事业单位人事编制的限制和人才聘用制的实行，当事双方处于平等协商的聘用关系，聘用合同书或协议不仅是聘用关系的凭据，也是双方履行责任与义务的法律依据。因此，这类文书理应归档，成为员工人事档案材料的重要组成部分。与之相关的聘任期间考核、薪金、任免、辞职、解聘、荣誉和奖惩等材料，也必须及时地归入人事档案。而自传材料、政治审查材料等，应该保留，但可以逐渐精炼。

2.4 实行人事档案的信息化管理，建立纸质与电子两套档案

在现有的纸质档案基础上，应研究建立一套完善的、全国统一的电子档案系统，涵盖人事档案中的各类信息项，根据需要再建立若干子数据系统，分别对应人事工作所涉及的方方面面，随时可以迅速地调出拟查阅的信息来[4]。还要跟踪动态信息，及时收录学历、专业技术职务、教育培训、职称晋升、工资变动等信息变化，保证人事档案信息的时效性和准确性。这样做也保护了原始档案材料。管理人员对日常工作管理的实行计算机操作，节省了重复而又机械的手工劳动，提高了工作效率。

2.5 人事档案半公开化管理，提高档案的利用率

用人单位建立的员工电子档案，不仅为本单位人才的管理和使用服务，也要面向员工本人。个人可以凭身份证号，密码等，登录人事档案管理系统，查阅自己的相关信息，如个人履历，学习简历，工作经历，工资、奖惩、业绩等基本内容，使每个人对自己的基本情况有准确的把握。还要与有资质的单位实现资源共享，在政策许可范围内，鼓励人才的流动，提高人事档案的利用率，提高查阅档案的效率，使人事档案发挥最大的效能，并减少档案管理人员理当摆脱的工作量。

3 讨论

科研院所人事档案工作关系到人才培养、使用、引进和分流，实际上关系到医药卫生事业的发展。档案工作者责任重大，要求有良好的素质，坚持严肃、严谨、严密的工作态度和作风。在实践中体会到，为提高工作效率，提高服务质量，迫切需要完善体制，加强协调。目前我国户籍制度与人事制度正在改革，与之密切相关的人事档案却依然维持着旧有的方法、方式，人事部门隶属于本单位党政领导管理，各单位又接受垂直的系统管理，上下左右之间缺乏有效的沟通和协调[5]，加强档案收集、鉴定、转递过程中的协作，充分发挥人事档案的重要作用，以满足人才强国战略的需要。

[1]邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策[J].南方论刊，2011，（6）：103-105.

[2]刁佳帅.对人事档案流程管理问题的探讨[J].黑龙江档案，2011，（5）：90-91.

[3]吴金芳.浅谈如何做好干部人事档案管理工作[J].金山企业管理，2008，（2）：46-48.

[4]刘玉敏，鲁燕红.浅谈人事档案的信息化管理[J].河北企业，2008，（6）：29.

[5]姜志敏.浅析基层单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].吉林交通科技，2011，（2）：65-67.