浅析医院基本建设档案的规范化管理

陈 丽 任广伟

（吉林省人民医院，吉林 长春 130021）

浅析医院基本建设档案的规范化管理

陈 丽 任广伟

（吉林省人民医院，吉林 长春 130021）

基本建设档案，简称基建档案，是指一个建设工程项目从酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、竣工验收文件等内容。因其真实地记载了建设工程项目管理工作的全过程，详细地记录了单位事业发展的轨迹，在单位发展历程中的作用愈来愈重要。

基建档案；规范化管理

基本建设档案，简称基建档案，是指一个建设工程项目从酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、竣工验收文件等内容。因其真实地记载了建设工程项目管理工作的全过程，详细地记录了单位事业发展的轨迹，在单位发展历程中的作用愈来愈重要。因此，作为医院的档案管理人员，要认真做好基建档案的规范化管理工作。

那么，怎样才能做好基建档案的规范化管理工作呢？结合近10年的档案管理工作经验，笔者认为：

1 充分认识基建档案的重要性，是做好医院基建档案规范化管理的前提条件

1.1 详实记载医院发展历程，为推动医院经济的可持续发展提供了第一手资料

我院是吉林省卫生厅直属的唯一一所三级甲等综合医院，始建于1946年，建院初期，只有20几名医务人员、10多张病床，日门诊量不足30人，1955年医院随省委、省政府迁到长春，定址在红旗街，占地面积为12700平方米。时至今日，我院已发展成为占地面积60000平方米、建筑面积138600平方米（仅业务用房就达115600平方米）、开放病床1698张、日均门诊量2000余人的大型三级甲等综合医院。这期间，医院的每一步发展都伴随着基本建设的跟进，每一项基本建设工作都产生了一系列的档案资料，这些档案资料不仅是每个工程项目的历史记录，同时也是医院各时期发展历程的真实写照，无论在工程的建设过程中，还是在工程完工投入使用后的运行、维护及后期改造工作中，都起着举足轻重的作用。因此，做好基建档案的管理工作，对推动医院经济的可持续发展具有重要的作用。

1.2 基建档案真实再现医院的发展面貌，为医院的合理规划、发展建设提供了历史依据

作为医院发展、建设过程中的第一手资料，基建档案不仅从静态上反映了一项工程的面貌，而且从动态上反映着该建筑的变化和发展，始终同它所反映的工程对象的实际面貌保持一致。这些档案不但是工程项目建设过程的真实记载，同时对医院发展和经济建设起着重要作用，为医院规划、建设、管理工作提供可参考现状和历史依据，使医院的未来规划、改扩建等有据可查、有据可依，它不仅服务于今天，同时服务于未来。1998年发生的一件事使我深切地认识到了基建档案的历史依据性。那年我院拟对10号楼进行改造，该楼地上部分为办公楼，地下部分为人防通道，因找不到当年的施工图纸，使得该项目搁浅，至今这栋3层小楼仍以其原貌林立于高楼大厦之间，拆不得，改不得。

近几年，由于我院进行整体规划，基建工程项目逐渐增加，并且其中很多项目是交叉进行的，如5号楼的消防改造工程和装修工程、9号楼的拆除重建和院内污水处理改造工程……，为保证工程的连续性、安全性、完整性，就需要查阅大量的档案，以使各项工程合理、有序进行。

1.3 基建工程项目的复杂性决定基建档案的重要性

基建工程项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂等特点，因此使得基建档案成为一种特殊的多载体、多数量、高价值的档案资源，同时也使其成为一种不可再生的、极其宝贵的财富。以我院的新建医疗综合楼项目为例，仅前期立项阶段就产生了大量的文件资料，如可行性研究报告、总体规划方案、论证会议记录、上报各主管部门的请示及其批复等；之后的开工手续（建设用地规划许可证、土地使用证）办理、环境影响报告、现场勘查测绘数据、专项审核报告……。各个环节环环相扣、相互制约、相辅相成、缺一不可，每一环节都会产生相应的、不可替代的文件材料，并且这一文件材料为下一步的实施计划提供了政策依据、操作指导，成为下一步工作的指导性文件。这些文件材料不可避免的成为特殊的档案资源，而每一份档案资源都是无价之宝。

2 认真分析基建档案存在的问题及产生原因，是做好基建档案规范化管理的基础

目前我院基建档案的管理工作主要存在以下几个问题：

2.1 原始资料残缺不全。

基建档案资料数量大、种类多、形式复杂，由于从事基建资料初期管理的工作人员所学专业与所从事工作不一致，缺乏档案专业知识，特别是没有认识到基建档案的重要性，资料收集、整理和归档不及时，致使原始资料缺失、损坏，造成无法弥补的损失。

2.2 个别图纸、数据与实际不符

一个工程项目在实施时，由于施工现场的特殊原因，图纸需要变更设计，而竣工图纸却没有做相应的修订，致使图纸与实际不符，将为后续工程及维护留下隐患。造成这一问题的主要原因是技术人员、工程监理缺乏档案意识，没有重视基建档案的重要性，变更记录不全，使工程图纸失去其潜在的参考、应用价值，成为一张废纸。

2.3 基建档案没有按时归档

按照我院档案管理规定，在工程项目结束后相关技术人员应把所有的文件材料移交档案室，由档案管理人员对其进行整理、立卷、归档。但由于我院相关工作人员和技术人员不重视档案工作，所以即使工程已经完工，相关的档案资料却并没有移交档案室立卷、归档。

产生这一问题的原因一是相关工作人员不重视、缺乏档案意识；二是没有专人负责基建档案归档前的管理工作，导致工程完工后不能按时归档。

作为档案管理员，要认真查找实际工作中存在的问题，分析产生问题的原因，同时制定措施并付诸实施，才能真正做好基建档案的规范化管理。

3 提高素质，增强意识，依法管理，是做好基建档案规范化管理的保证

3.1 积极开展《档案法》等相关法律法规的宣传教育工作，全员增强档案意识。一套完整、准确、系统的基建档案，必须增强全体参与人员的档案意识，这是做好基建档案管理工作的有力保证。

3.2 建立健全档案管理机制，如《基建档案收集、管理办法》、《基建档案归档范围》等，使基建档案归档工作有法可依、有据可查。

3.3 加强基建档案的收集、整理工作，这是基建档案管理的基础工作，是做好基建档案管理工作的前提。基建工程环环相扣，因此医院基建办公室要指定专人负责基建档案归档前的管理工作，做好前期档案资料的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.4 加强档案管理者的培训工作，进一步提高业务素质和工作能力，从而实现基建档案的规范化管理。

档案管理人员的素质直接影响档案管理的水平，随着科技的发展，档案的载体形态、管理程序、技术方法都发生了变化，这些变化对档案管理人员的业务素质和工作能力提出了新的要求。作为档案管理人员应加强学习、积极参加业务培训，通过多种手段学习新技术、掌握现代化的管理手段，以提高自身的业务素质和工作能力，为今后档案管理逐步实现规范化、科学化、信息化管理奠定扎实的基础。

总之，基建档案反映了基建工程项目的真实面貌，是一个单位历史发展的真实写照，做好基建档案管理工作是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的工作。作为档案管理人员，应充分认识其重要性，认真做好基建档案的规范化管理工作。

R197.3

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1671-8194（2013）29-0286-02