推行档案工作规范化与标准化的探讨

陈 彬

云南省第一人民医院，云南 昆明 650032

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来是以科室负责为主。但实践表明，此种管理模式不利于开展工作。于是，各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者认为应该采取以下措施。

1 建立健全、切合实际的档案管理制度

1.1 档案种类繁多、形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案。要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。

1.2 档案管理制度应以《中华人发共和国档案法》为指导原则。

1.2.1 首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理、排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生;库房内不准吸烟，以免发生火灾;做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全并延长档案寿命。

1.2.2 其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作，提出总体要求，制定各项管理制度，进行督促指导。指定专人管理文书档案和业务档案，深入各科室，对各科的业务档案提出统一的立卷要求，对业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料及时立卷和定期向档案室归档。保持归档材料之间的历史联系、区分保存价值、分类整理、立卷，严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

2 严格公文的制发

2.1 公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。公文制发的优劣，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案工作规范化、标准化的质量。

2.2 提高公文质量

2.2.1 首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。

2.2.2 要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。

2.2.3 公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，便于日后长久保管利用。

2.2.4 使用文种要合理，拟制格式规范，行文不滥用简称和使用不规范的字，便于日后标准化、现代化检索手段的实施。

3 做好文书以及电子文件的处理工作

3.1 工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的指导思想，以实现档案工作的规范化、标准化。

3.2 在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。因此在选购软磁盘时要认真把好质量关。

3.3 保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40% ～65%，温度应该控制在14℃ ～24℃。

4 实施“以我为主”的立卷归档原则

4.1 “以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

4.2 实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:

①准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

②明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

③在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，既要掌握重点，分清主次，同时又要注意防止应归档文件的散失。

5 提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整，是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题，则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，同时要注意解决好案卷装订质量问题，便于档案规范化管理。

6 加强对声像档案的管理和保护

声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆齐全和准确。对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。结合实际，创造条件，力求妥善保管，长久保护和利用。