物料管理中存在的问题及解决措施探讨

　　摘要：在川东北元坝油气区块的开发建设中，相关项目所用物料是由不同的管理单位和部门执行。经调研发现物料的管理中存在着一些问题，如需求提报分类不清；缺少相关物料单据、凭证等。这些问题极大地降低了物料管理工作的效率。在面对这些问题的时候，文章结合实际工作经验提出了相应的解决措施，并经过实际工作验证，说明相关方法和思路是可行的。
　　关键词：川东北；物料管理；管理效率；措施
　　随着元坝区块开发的深入，在川东北地区部署的勘探开发油气井已达到30多口。但单口井所用物料的调度和管理则是由不同的单位和部门来执行。加强川东北采气厂项目用物资的系统化管理，实现项目物资管理的进一步规范、系统。本文从物料管理理论软件ERP切入，针对物料管理中的具体问题进行分析、总结，并结合中石化西南油气分公司川东北采气厂实际情况寻找解决办法。
　　一、物料管理概述
　　（一）物料管理基本概念和流程
　　物料管理部门的重点是应用ERP系统对工程中的材料进行管理。在项目用料管理的介绍中，首先需要了解几个基本概念。
　　工厂：指进行供应、仓储等业务的场所。工厂代表物资供应部门的一级库，负责统一储备工作。
　　库存地点：工厂级的细分单元，可能是仓库、库房或仓库/库房的某一特定的位置；在ERP系统中库存地是对库存物资进行有效管理的最基本的组织单元，ERP系统的库存地可以是实际的仓库或虚拟的仓库。
　　采购组织：对应实际业务中的采购管理部门。如果是集中采购，在系统内只须设置一个采购组织，采购组织代表物资供应部门，负责归口管理与集中采购；采购组织为一个或多个工厂或公司与供应商谈判采购条件，对某一特定的采购行为负责，采购组织对采购合同负完全的责任。
　　采购组：每个采购组织可由一个或多个采购组进行日常具体业务操作。如物装供应处可在同一个采购组织下按不同的专业科室分别设立采购组。
　　物料的出入库管理可以用图1来表示。
　　（二）ERP在具体项目用料上的应用
　　在油气井的施工中，各种材料消耗占了相当大的比例。因此加强材料的管理是控制成本的一项重要措施。ERP系统进行物料管理的目的是按照工程施工计划进度供应物资，不会超量采购，导致过度占用流动资金；也不会因采购不足，而造成停工待料。同时，保持合理库存。做到需求有计划，采购按计划，供给有保障，资金不占用。
　　ERP系统可以随时监控材料的购进与消耗，并可以掌握到管理人员的各种工作情况，最大限度地减少失误和浪费。同时，预算和财务部门可以利用材料计划和材料报警等功能来丰富数据报表，可以随时随地地查询到想要的数据，最大程度地提高工作效率。
　　该系统在项目物料的管理流程上包括材料的入库、直进直出、出库、返料、退货、调拨、损耗管理、材料结算；多项技术用于减轻仓管员工作强度，系统尽量减少不必要的数据录入，同时系统提供多种数据的导入方式，如PDA、送货单、采购计划、EXCEL等方式；录入相关材料时采用智能模糊查询选择；在入库中我们同时可以录入相关附加费，在出库时软件会自动显示入库的材料，减少用户选择材料的强度。在材料结算方面，系统采用先入库后集中结算方式，这样仓管员只管入库，最终结算有相关人员根据入库单汇总后再按统一协议价进行结算。为了方便分析材料情况，系统提供强大的查询功能，可以帮助用户进行各种查询汇总。
　　二、西南油气分公司川东北采气厂物料管理现状研究
　　为了实现物料管理的规范化和流程化，结合ERP管理系统对西南油气分公司川东北采气厂辖区范围内的在钻、勘探、开发井所用的物料进行调研和分析，发现物料的管理仍存在一些问题。
　　（一）用料管理中存在的问题
　　1.需求分类不清
　　明确的物资需求计划是物资供应的龙头。及时、准确地制定并提报物资的需求计划是实施采购、控制进度和成本的一种根本保证。
　　在实际的项目用料管理中发现，通过调研发现很多井站在对自己的井站需求计划进行提报的时候，往往并没有分清楚物料的类别。
　　根据半年来的统计，有多达30多个井站不同程度地存在分类不清的问题。这个问题的存在使得物料的计划、购置、调拨方面存在着一定的麻烦。
　　2.缺少相关物料单据、凭证
　　进行物料清查和盘点，发现存在缺少相关单据的问题。具体如下：一是消耗的项目用料缺少领料联。二是物资回收核对时无回收单。前一个问题使物装部门不能准确、及时地掌握物资的明细，不能提供有力项目的物资结算保障。领料单的缺少会给留料部门备查造成不便，同时对会计部门的材料出库核算，仓库部门记材料明细和物资供应部门对物资供应统计都会造成工作上的不便。第二个问题使物管部门对物资的回收核对、检验、计划等工作造成不便。同时，物资回收核对盘点在财务上要注意同时更新账目卡，即回收旧的账目卡，重新挂新的卡，但需注意新旧卡的名称不要写错。将旧的账目卡核对后，分类包装再统一交会计存档，以便今后审查。
　　3.部分物料数据库不完善
　　物料的使用和消耗后，在物资装备中心的数据并没有得到完全的记录和统计。存在的问题主要体现在以下三个方面：一是无单个项目已使用和未出库物资分类明细数据。二是历年项目使用剩余的物资明细数据没有查清。三是项目出库和未出库物资明细没有整理。
　　这些问题的存在对中石化西南油气分公司川东北采气厂在设备、物资管理、物资的有效利用、项目投资成本核算等方面的管理工作造成了不便。
　　4.价格核算手段的改进
　　在ERP投资工程PS项目模块的出库预留工作方面，因为没有一种可靠的移库物料金额的查找方法，使财务PS预留物资的金额不能直接和计划处下拨的分期金额数相比较。
　　基于上述问题，我们急切需要建立一种方便的金额查找方式，并靠这种方式使PS预留操作的信息完整准确。
　　（二）相应问题解决措施
　　1.需求计划的分类
　　针对需求计划提报分类不清的问题，可以按照钻井、测试、地面建设三种不同的分类将各个井站提报的需求计划进行分类保管。以地面建设为例，需求计划是由油气开发科根据井站建设的《投产建设物资材料表》进行提报。
　　根据调拨单据对需求的物资进行了分类汇总，共计31个井站的项目物料。从工作流程上来说，为了更好地在物料需求提报分类上开展工作。进行了下面的工作流程规划，如图2所示。
　　2.物料单据的查询和清理
　　针对缺少领料联，通过在**配送中心查询复印回项目未出库调拨单100多张300多项已使用物资缺失的领料联，为项目出库**多万元物资提供了准确的物资明细。
　　进行了项目物资回收单的清理。在清理中发现物资回收单20多张，涉及到各类物料**项。对各项物资数据统计表明共计各型油管、短节、套管几百根。
　　进行缺少单据查询和整理的这一过程可以发现如果能更好的完善前期工作，这一问题是可以的解决的。因此项目相关人员根据实际的一些情况，提出了一种工作流程，如图3所示。
　　从上图可以知道，整个流程中最关键的是物料收发人员进行的工作。如红色框图所示，形成一个按时核对检查的制度，并将相关数据进行准确、及时的归档是重点所在。
　　3.物料数据库的完善和清查
　　针对”无单个项目已使用和未出库物资分类明细数据”问题，项目相关人员建立了30个物料的明细数据库。该数据库共包括了1000多项物资，涉及金额高达**元。同时也包括了移库但是没有出库的物资，这些物资共计14个涉及金额**元。
　　针对“历年项目使用剩余的物资明细数据没有查清”问题，进行了移库后的物料清查盘点，发现库房中存在各类物资共计1600多件。碳素槽钢和套管以钢材来计共有470多吨。该项工作提高了中石化西南油气分公司川东北采气厂物料的管理水平和利用率，节约了项目投资方面的成本。
　　针对“项目出库和未出库物资明细没有整理”问题，对2011年12月份前的**个出库物资项目进行了汇总整理。涉及井站**个，按照钻井、测试、地面建设的分类，统计后金额高达**元。接着又统计了2011年11月30日前未出库的物资。可以发现涉及井站共计**个，仍然按照钻井、测试、地面建设进行分类所有物资涉及金额高达**元。
　　4.消耗物资价格核算手段的建立
　　需要找到一种有效的函数手段，能计算需要出库的物料金额，同时方便移库物料金额的查找。而函数VLOOKUP则有效的解决了这个问题。
　　该函数的详细表达式：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，[range_lookup]）。其具体的语法含义可以通过查找相关相关工具手册知道。通过该函数可以为财务PS预留物资的金额和计划处下拨的分期金额对比提供直接参考。这样便于PS预留操作信息完整准确，有力的支撑了ERP投资工程PS项目模块出库工作的开展。
　　三、结论
　　第一，对川东北项目物资需求计划物资进行分项保管。
　　第二，对川东北采气厂项目实际使用物资和ERP系统移库物资清查核实，找出缺少的使用项目的领料联100多张。清理了物资回收单23份，核对了49条物料的使用情况。整理好了该年12月前涉及金额**出库物资明细表和出库物资明细表。
　　第三，建立了移库物料的金额查找方法，方便了PS根据金额掌控出库结算执行。
　　第四，进行了各类剩余物资共计1652件的清查。促进了物料的管理，节约了项目投资成本。
　　第五，在项目研究的基础上，完善并建成项目用料物资的数据库。
　　第六，进一步完善相关工作制度和流程图。
　　参考文献：
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