条码技术在高值医用耗材管理中的应用

【作 者】朱胜军

义乌市中心医院设备科，浙江，义乌，322000

0 引言

高值医用耗材具有医疗安全风险高、价格高，根据物价部门规定可以收费等特点。随着医院新技术引进、新项目开展和新材料的应用，高值医用耗材占卫生材料支出比重越来越大，且大部分属一次性植入人体材料。骨科钢板断裂，介入支架脱落等医疗安全事故时有发生，是食品药品监督管理局医疗器械不良事件重点监测内容之一。在法律知识普及、患者保护意识增强和医患纠纷不断发生的今天，医院加强对高值医用耗材管理的力度，规范高值医用材料采购与使用，可以有效控制医院卫生材料成本，减少每百元医疗收入所耗卫生材料的比例（医院等级评审指标之一），减少医疗事故的发生，提高医院的两个效益。

1 医院高值医用耗材管理现状及存在问题

1.1 在现场使用时，无需临时选择规格型号的高值医用耗材

如止血防粘连类、介入类导管导丝和吻合器等高值医用耗材，具有多个科室使用，与其他高值医用耗材价格比较相对便宜，但用量相对较大，供货商批量发货等特点，使用总金额约占整个高值医用耗材的15%左右。医院对它们的基本管理流程是：临床使用科室定期向耗材管理部门申请→供货商发货至耗材管理部门，耗材管理部门在设备物资管理系统入库→使用科室领取，耗材管理部门在设备物资管理系统出库→临床使用科室使用后，在住院收费系统（HIS）中计费。这种简单的管理手段，已不能满足现代化医院信息管理的要求，存在许多不足与管理漏洞。

1.1.1 高值医用耗材在设备物资管理系统中，经临床使用科室领用出库后，即计入使用科室成本支出。使用科室的库存及实际使用情况，耗材管理部门失去了直接的监管。有些高值耗材使用科室领用后，三五个月也未使用完。高值医用耗材的出库时间与实际使用时间不相符，科室成本核算，缺乏实时性，是不科学的。同时，使用科室（如DSA、手术室）领取的高值医用耗材有多个病区使用，科室成本核算也无法具体到每个病区。

1.1.2 耗材管理部门凭在设备物资管理系统中生成的高值医用耗材入库单据与货物发票交财务部门结算，使用科室领取高值医用耗材后发生遗失、过期报损等情况时有发生。高值医用耗材经患者使用后，使用科室在住院收费系统中计费，由于缺乏有效的监管手段，耗材管理部门不能确定其是否计费，少收费、漏收费等情况时有发生，给医院直接造成一定的经济损失。

1.2 骨科植入材料、介入支架等需手术现场厂商人员跟台临时确定型号规格的高值医用耗材

这些耗材占医院整个使用高值医用耗材的绝大多数。由于耗材管理部门人员不足等原因，医院传统的管理模式是：供货商发货至使用科室，使用科室验收→使用后在HIS系统中计费→使用科室凭发票(属植入材料，需附植入验收单)到耗材管理部门在设备物资管理系统中办理入库、出库手续→科室成本核算。此种管理模式同样不能满足现代化医院信息管理的要求。

1.2.1 作为医院的职能科室—医用耗材管理部门，未直接参与高值医用耗材采购与验收，以全权委托或放权给临床使用科室。由临床使用科室行使采购及验收权力的做法，不符合卫生部、食品药品监督管理局等上级行政管理部门颁发的关于医疗器械临床使用安全管理规范相关文件的精神。只有厂商和使用科室，没有第三方—耗材管理部门参与高值耗材的采购和验收监管，很容易滋生腐败问题，产品质量得不到根本保证，也容易增加医疗事故的发生。

1.2.2 高值医用耗材使用后，由临床使用科室在HIS系统中给患者计费，凭发票到耗材管理部门补办入、出库手续。发票已开，患者费用已收，耗材管理部门只是事后做产品注册证等相关资质证明资料的审核备案工作，对其采购价格很难更改与把关。特别是对新引进使用的部分高值医用耗材，审批手续、价格审核流于形式，这也是高值医用耗材价格虚高，患者经济负担过重的原因之一。

1.2.3 属植入性的耗材，按上级管理部门要求，使用科室须填写“植入性医疗器械使用验收登记表”，作为高值医用耗材采购验收的唯一凭据。但填此表人可以是护士、手术医生或经销商，由于是纯手工书写，填写内容大都不全，生产条码的粘贴也极其不规范，给耗材管理部门核对、归档和建档增加了难度。

2 条码技术及高值医用耗材条码化管理

条形码（barcode）简称条码，是将宽度不等的多个黑条和空白按照一定的编码规则排列，用以表达一组信息的图形标识符。常见的条形码是由反射率相差很大的黑条和白条排成的平行线图案，用以表示一串阿拉伯数字、英文字母和字符。人们可以利用扫描枪扫描条形码或通过键盘向计算机输入数据，获取条形码所含的代表信息，内容可以表示物品的生产地、厂家、物品名称、生产日期等许多信息。条码技术是随着计算机与信息技术的发展和应用而出现的，集编码、印刷、识别、数据采集于一体的新型技术，具有输入速度快、可靠性高、唯一性和容易制作等特点，在商品的流通、图书管理、邮政管理、银行系统等许多领域都有广泛的应用[1]。

随着医院信息化建设不断发展，以及目前大多数医院高值医用耗材旧模式管理存在的种种弊端。利用条码技术建立起来的高值医用耗材条码管理系统在北京阜外心血管病医院、首都医科大学宣武医院等多家医院已成功运行。该系统稳定，技术成熟，管理理念先进，将信息相对孤立的设备物资管理系统和住院收费系统有机联网，实现了对医院高值医用耗材科学的、现代化的、有效的全程跟踪管理[2]。它为医院提供了科学高效的新管理手段，也提高了医院信息化管理水平。

我院高值医用耗材的管理，院部领导给予高度重视与一贯的支持，经设备科与信息科近两年的共同努力，成功开发了符合我院实际管理模式的“高值医用耗材条码管理系统”软件。在试运行了6个月左右时间后，存在的问题相继改进，现已基本运行正常。全院高值医用耗材已纳入该系统集中管理，在医院等级评审受到多位评审专家的一致好评。

3 高值医用耗材条码管理系统主要功能

3.1 条码的生成与打印

由于高值医用耗材在欧美、日本、台湾及国内生产时编制的生产条码编码规律没有统一标准规范，我们很难解读其所含的信息；有些批量生产的同一批次高值医用耗材如止血纱布、介入导丝、导管等生产条码是一样的，缺乏唯一性。为此，医院必须自己为每个高值耗材“编号”，制定唯一标识的条码，称院内流通条码，又称计费条码。条码的编制规律：耗材类别（5位）+耗材名称规格（6位）+入库日期（8位）+入库当天流水号（4位），共有23位阿拉伯数字组成。当向该系统输入某一高值医用耗材的名称规格、数量等基本相关信息，用扫描枪扫描输入其生产条码保存后，系统即自动生成条码，如图1，然后用专用条码打印机打印条码。

图1 条码图Fig.1 Borcode chart

3.2 计费功能

某高值医用耗材在“设备物资管理系统”。建立物资分类字典时输入采购价格，系统自动按上级物价部门规定的“顺价折价”（即加价5%，5%≤100元）计算出所收费的价格，传输给“住院收费系统”。高值医用耗材使用后，在“高值医用耗材条码管理系统”中输入患者的住院号，再用扫描枪扫描或手工输入该高值医用耗材院内流通条码，点击收费即完成计费。

3.3 查询统计功能

按供货商单位、耗材名称规格、耗材价格、使用科室名称等为索引，系统提供高值医用耗材的库存查询和统计；按病人姓名、病区名称、使用日期等为索引，系统提供高值医用耗材的使用登记详细情况查询与统计。

4 高值医用耗材条码管理系统工作流程(图2)

图2 工作流程图Fig.2 Operational flow chart

4.1 产品的资质审核和质量验收

高值医用耗材进入医院，必须经耗材管理部门产品资质的审核、质量的验收和价格的把关。采购应严格按卫生部、卫生厅集中招标中标目录及当地政府招标中标目录执行，未经招标的高值耗材做好相应审批手续，资质审核备案及价格谈判等工作。

4.2 条码的生成和粘贴

产品验收合格无误后，在“高值耗材条码化管理系统”中录入产品的名称、品牌、规格、数量等基本信息，再扫描输入耗材的生产条码，核对价格及供货商单位后保存，即生成条码，粘贴在外包装上。

4.2.1 建立产品物资分类等字典

新高值耗材第一次进入医院条码生成前，耗材管理部门先在“设备物资管理系统”输入耗材名称、规格、品牌、供货商单位、中标价格、核算类别等耗材信息。建立物资分类字典、供货单位字典、品牌字典等基础数据，耗材条码生成时可随时调用。

4.2.2 产品物价收费名称的产生

在“设备物资管理系统”建立物资分类字典时，高值医用耗材输入的名称一旦保存即传输给“住院收费系统”，成为高值医用耗材具体收费的名称。因此，要保持高值医用耗材输入的名称与医保规定的收费名称的一致性。

4.3 科室领用

使用科室只能接受耗材管理部门粘有条码的高值医用耗材，没有直接采购权限。所有高值医用耗材属耗材管理部门的非备货物资，一旦条码生成即成为使用科室（二级库房）库存。

4.4 计费流程

使用科室在高值医用耗材使用后，在“高值医用耗材条码管理系统”中凭院内流通条码完成计费功能。

4.4.1 患者信息提取

计费时，在系统收费界面输入患者住院号，系统会显示患者姓名、住址、病区、床号等相关信息（自动向“住院收费系统”提取）。

4.4.2 凭条码计费

用扫描枪扫描已使用的高值医用耗材条码，条码会显示高值医用耗材名称、规格、价格、生产条码等信息，如图3所示。点击“确认”与“收费”后，耗材名称、规格、数量、生产条码相关信息传输给“住院收费系统”完成计费过程，并同时逐一减去使用科室的库存量。打印图3界面，由手术医生签字确认，制成 “高值医用耗材使用登记表”，归类整理后定期交给耗材管理部门，作为高值医用耗材结款的书面凭据，由耗材管理部门归类建档。

图3 条码信息显示Fig.3 Barcode information display

4.4.3 未结款数据库的建立

将在“高值医用耗材系统”中完成计费的耗材名称、规格、价格、数量、住院号、患者姓名等信息，传输给“设备物资管理系统”建立已使用计费的高值医用耗材供货商未结款数据库。该数据库可按供货商单位名称、耗材名称、规格、价格、病人姓名、病区名称等检索排列。

4.5 打印患者费用清单

按财务管理要求，由“住院收费系统”打印患者已使用的高值医用耗材费用清单。

4.6 医院和供货商结款

耗材管理部门根据高值医用耗材的发票和使用登记表，在“设备物资管理系统”未结款数据库中，核对高值医用耗材名称、规格、价格、供货商名称、发票金额等信息无误后，输入发票号码、审核、记账并保存，完成入库手续。入库的同时即出库，系统会根据高值医用耗材具体使用的各病区名称自动生成出库单据，作为各病区材料成本支出核算的依据。同时，耗材管理部门凭发票和入库单据交财务科与供货商结款。

4.7 产品的退货处理

高值医用耗材由于过期、破损等原因需退货时，须由使用科室交回耗材管理部门在“高值医用耗材条码管理系统”中扫描条码作退货处理，并逐一减去使用科室的库存。

5 实施步骤及要点

5.1 医院领导决策层全力支持是实施高值医用耗材条码管理的关键，医院上下应统一思想，充分认识加强高值医用耗材管理重要性。耗材管理部门调研认证，制定管理方案，提交软件开发部门设计开发适合本院的条码管理系统，分类分步实施，稳步推进。

5.2 由于浙江省物价部门关于“单价≥200元医用耗材的使用：在患者病历上必须粘贴生产条码”的相关规定，我院定义单价≥200元且能“顺价折价”收取一定费用的医用耗材定为高值医用耗材。医用耗材高值低值的划分界定没有统一标准，可以根据各自医院的实际情况而定。

5.3 使用科室应建立高值医用耗材专用库房，并设专管人员，由耗材管理部门派人实行高值医用耗材专人专管。高值医用耗材由专管人员到耗材管理部门统一领取，使用后在“高值医用耗材条码管理系统”中统一计费。凡纳入该系统管理的高值医用耗材，在原HIS系统收费目录中的名称必须删除，防止使用科室收费时不用条码计费，也可避免重复收费。

5.4 耗材管理部门、供货商、使用科室、与使用科室相关的各病区相互配合，共同参与，对使用科室现有高值医用耗材库存进行彻底盘存，并移交专管人员保管，做好相关的衔接工作。

5.4.1 对部分如吻合器、人工晶体等已作财务结算的高值医用耗材，继续在原HIS系统中收费。待它们用完后，下一批次进货必须先到耗材管理部门生成条码后方可领用。

5.4.2 对未财务结算的如介入支架、骨科材料等高值医用耗材，全部移交耗材管理部门，生成条码后由使用科室统一领用。

5.5 高值医用耗材使用科室库存基数的设定，应遵循既满足临床某个时间段（如一个月）的使用需求，又对供货商来说是最佳经济运行。当库存量达到下限时，耗材管理部门根据使用请况，及时通知供货商补仓和开据发票，进行财务结算。

6 总结

“高值医用耗材条码管理系统”利用条码技术，规范了采购流程；实现了“先使用后结账”的财务流程[3]，真正实现“零库存”运行，有效减少医用耗材库存资金；通过条码化管理，堵住了收费漏洞，也能准确核算各病区高值医用耗材具体使用、计费情况，为医院各科室成本核算提供精确的数据，提高了医院核算水平。通过院内流通条码，高值医用耗材生产厂家的每个耗材产品与使用患者建立了一一对应关系，为不良事件的追溯提供了准确的信息。

少量门诊病人使用的高值医用耗材系统该如何计费，如超声刀头等部分高值耗材可重复使用分摊五次收费，条码生成时价格如何设定等问题，有待持续改进，进一步完善。高值医用耗材原始相关信息准确无误逐项输入、条码生成及粘贴是整个系统的基础性工作，工作量相当大，在医院耗材管理部门人员配备不足的情况下，且还有晚上急诊手术临时需高值医用耗材条码生成，专管人员排班成了问题。为了“高值医用耗材条码管理系统”的正常运行，医院须新增配3至5名工作人员，每天24小时值班，耗材管理部门工作量增加了。这是运用该系统后出现的一个新问题。

利用条码技术建立起来的高值医用耗材管理系统，管理理念先进，为医院提供了一条高值医用耗材从采购、入库、出库、使用、计费和结账很好的全程信息化管理的新途径，是医院决策层领导和医用耗材管理部门值得考虑构建的问题。

[1]百度百科

[2]勒萍.利用条码技术设计高值医用耗材管理系统[J].医疗设备信息,2008,23(6): 64-66.

[3]赵韡.高值医用耗材管理信息化流程再造[J].医疗设备信息,2008,23(8): 151-152.