物资采购合同管理问题探讨

王迪　赵东辉

[摘 要]本文从课题研究的相关背景入手，首先详细的阐述了合同管理的必要性，然后重点论述了物资采购合同管理的第一阶段——签约管理，接着探讨了物资采购合同管理的第二阶段——履约管理，最后分析了物资采购合同管理的第三个阶段——结果管理。

[关键词]合同管理；签约管理；履约管理；结果管理

[中图分类号]F252[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2012）41-0074-02

1 物资采购合同管理的第一阶段——签约管理

1. 1 对物资采购合同进行分类对重要的合同要做重点审核和管理

根据工作中的实际情况，物资采购金额在50万元以上的合同可视为重大合同。由于这些合同涉及企业的重要经济利益，对企业的发展有着至关重要的影响。因此，在审核和管理合同过程中，应把这些合同作为重点审核和管理对象。要对合同的项目论证、对方当事人资信调查、合同示范文本使用、合同条款内容，严格合同审核和管理，预防合同纠纷的发生。

1. 2 物资采购合同审核的主要内容

（1）对合同当事人主体资格的审核。这是首要确认的问题，也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证，还要对企业的生产资格进行审查。比如采购雷管、炸药等火工品，对方须有国防科工委颁发的《民用爆破器材生产企业凭照》和国家煤矿安全生产监督管理总局颁发的《煤矿矿用产品安全标志证书》。采购煤矿专用机电设备、支护产品、通风材料、输送皮带等井下矿用产品，对方须有煤安标志证书。

（2）对合同标的物、数量、质量条款的审核。审查标的条款时，不仅要有货物名称，还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点，有些还需注明标的正负误差、合理磅差等。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的，要写明标准名称、代号或编号。

（3）合同标的物交（提）货方式条款的审核。我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义，即交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式，那么货物在途中的风险由出卖人承担；如果采用自提方式，那么货物回途的风险由买受人承担。所以，交（提）货方式条款中，作为产品买受方来说，尽量约定由对方送货的方式。

（4）价款的支付审核。对价款的如何有效地约定，会直接关系到合同是否会顺利履行。对于产品买受方来说，应要求价款的支付应与产品的供应量和供应时间相应，尽可能避免出现“预付款”之类的条款。

（5）违约责任的审核。合同对违约条款的约定简单，则会对守约方追究违约方的违约责任造成很大的障碍。比如合同中这么约定关于违约责任：如一方违约，则另一方根据法律规定追究其违约责任。这样的约定，对于保障合同的履行是起不了任何积极意义的。违约方承担违约责任，这是法定义务，无须当事人在合同中约定。如果守约方想对违约方索赔，首先要证明自己受到了经济损失；其次还应证明自己的经济损失是因为对方的违约而导致的；再次还应计算出自己受到经济损害的具体数额，并且必须用货币价值来反映。

（6）合同争议解决方式条款的审核。解决争议方式主要是仲裁或诉讼。选择仲裁，必须写明仲裁地点和仲裁机构全称。选择诉讼，约定由己方所在地法院管辖更为有利。但这两种方式只能选择其中之一。与诉讼相比仲裁的优势在于，仲裁的程序简便、方式灵活、一裁终局，而且有些合同纠纷的事实判别强于法律判断，需要相当丰富的专业知识，而这正是仲裁机构专家仲裁人员的优势。所以，合同专业性比较强、涉及商业秘密、希望尽快解决争议的合同纠纷可以选择仲裁。

2 物资采购合同管理的第二阶段——履约管理

2. 1 建造企业内部物资采购合同履行流程

履行流程中有两个重要环节。①货物验收环节：验收环节可以检验标的物是否存在瑕疵；标的物质量是否符合约定的质量标准；标的物的实际交付数量是多少，都要经过使用单位的实际验收后方可得之。②价款支付复核程序：财务部门多付价款则我方遭受损失，少付价款则会引起纠纷，所以财务部门应当依据经办部门提供的合同和使用单位出具的入库验收单，复核付款文件资料，办理物资采购资金的付款手续。

2. 2 合同纠纷法律救济制度

如果发生纠纷或者出现不能正常履行的情况，面临着如何进行合同救济的问题。若出卖人未按期交货或货物不符合约定，使用单位将违约情况反映给合同经办部门，经办部门及时将情况反馈给合同管理部门并负责提供证据材料，积极配合合同管理部门与对方协商解决，行使履行中的抗辩权、合同解除权等权利。

2. 3 利用信息网络技术进行管理

企业合同的风险由管理层控制，合同的日常管理主要由合同经办部门进行，可能造成资源分割，管理层无法掌握具体的业务情况。因此，将合同管理和信息网络技术整合，让管理层可以通过合同管理模块，迅速掌握本企业与合同有关的工作進展，这将是企业继财务信息化系统建立后的又一个管理上的里程碑。

3 物资采购合同管理的第三个阶段——结果管理

3. 1 合同文本档案管理

合同的原件保管是非常重要的，它是合同履行的必要条件，更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件弄丢，则会给企业索赔造成非常被动的局面。再者，一些合同的内容是企业不愿意公开的，合同内容会涉及商业秘密。因此，合同管理人员必须对生效的合同按照类别进行分类整理、归档，并在保管期限内妥善保管合同档案。

3. 2 合同登记台账统计

合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计，准确掌握合同业务量的基本信息，分析相关统计数据。从而，针对性地开展履行监督和检查工作，及时总结合同管理中的经验，提高合同管理水平。

4 合同管理的具体步骤

4. 1 制订合同管理计划

合同管理計划中必须要有相应的资料，如供应商的详细资料（如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石化电子商务网络供应商会员证等），以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。

制定合同进度表，此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定，当要求交货期非常重要时，还要注明各类“作业活动”的完成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。“作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作，例如，设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行，而且需要使用资源。

合同预算，在支出较高的时候，你可能期望供应目标的实现应保持在一个合适的成本范围内，即使没有这样一个目标存在，采购专业人员也有责任来保证适当地控制成本，这就要保证成本在批准的预算范围内。被批准的预算包括根据合同支付给供应商的款项、应急费用和工时预算，这几项是必须的财务支出。

合同质量计划，它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时，如当采用新技术或使用新供应商时，购买方希望能够对质量管理施加影响。这样，大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中，成为合同项下的完成目标。

4. 2 制定风险登记表

风险评估工作是合同管理的重中之重，只有意识到风险的存在，才能更好地去预防。风险主要包括供应商所处的特定市场相关的风险，以及与供应商本身相关的风险，还有就是已经写进了合同的条款和条件中的风险。

进度风险，评估进度风险的基础是合同进度表。造成进度延迟的重要原因有以下几方面：需求描述不完整或不正确；任何一方的必要投入的延迟；采购方与供应商缺乏有效沟通；供应商没有充足的资源；供应商的生产问题；供应商的失误；质量问题；装运问题。

成本风险，评估成本风险的基础是合同预算。常见的成本风险如下：需求描述不完整或不正确；供应商的成本增加；汇率不利的波动；通货膨胀。

质量风险，评估质量风险的基础是质量计划。常见的质量风险如下：需求描述不完整或不正确；采取不充分的或不正确的测试和检查；运输过程的损坏。

商业及其他方面的风险，常见的如下：缺乏商业上的警觉；供应商发生财务问题；采购方发生财务问题；供应商的所有权的改变或其关键人事变动；在采购方的工厂里安装或调试设备发生问题时，供应商方面缺乏响应；不可抗力。

4. 3 监督和管理绩效

合同绩效考核要花费时间和精力，因此，应该对那些真正重要的进行考核，应该把精力放在那些风险最大的地方。评估每个合同实施关键三要素（时间、成本、质量）的重要也就是应该着重于投入、过程和结果这三个方面。

在大多数情况下，把考核的重点单单集中在结果上是远远不够的，你必须在考核结果的同时考核过程。例如，仅仅在合同后期考核某一设备的零部件实际上是否准时交付（结果），对于确保交付的准时性是没有什么用处的，因为当结果出现了你再想去改变它已经太晚了。所以除了考核预期的结果外，对于交付这种结果的过程也需要进行考核。考核这些“过程”中的事务，可以帮助你尽早地发现任何在计划上出现的偏差，以便于你采取措施来加以恢复与计划保持一致。

5 结 论

合同管理工作是与业务工作既平行又交叉的一项综合管理工作，涉及因素很多。合同管理人员和业务人员应紧密配合。合同管理人员要关注合同业务运作的变化，业务人员应及时将各种非正常业务现象提交合同管理人员论证。这样，才能使物资采购合同对企业的各项生产经营活动发挥积极有效的作用。