地勘科技档案管理问题及改进措施

■王雪萍/张 蕾/马忠花/文雪峰

（1.青海省核工业地质局，西宁 810001；2.青海省有色地质矿产勘查局，西宁 810001）

当今社会已进入电子信息化时代，信息的安全保密与沟通利用已经日益受到各行各业的高度重视。如何科学地界定国家秘密、管理涉密信息是目前保密管理工作中的重中之重。

近几年，地勘行业面临着前所未有的良好机遇，商业性勘查工作已经成为地勘工作中不可缺少的重要组成部分。对地勘单位而言，意味着更多的合作和更高频率的档案利用。这就要求地勘单位的工作人员，在积极提供、利用信息的同时，加强保密管理工作，对档案的密级划分更加严谨。

本文以青海省核工业地质局为例，探讨地勘单位在科技档案保密管理工作中存在的问题及改进措施。

1 地勘单位科技档案保密管理的现状及存在的问题

1.1 地勘单位科技档案保密管理现状

目前，地勘单位的档案管理工作中，除了部分文书档案涉及国家秘密外，主要是大量的科技档案涉及国家秘密。主要涉密类型有国土资源类、测绘类和核工业类，秘级有绝密、机密和秘密。

2008年国土资源部统一部署了对科技档案的涉密清理工作，各个地勘单位定密的主要依据是国土资源类的国土资发〔2003〕147号、测绘类的国测办字［2003］17号、核工业类的厅核［1989］283号三个文件，对所有馆藏科技档案进行了统一的清理与定密。

各个地勘单位依据国家保密范围的规定，对各自馆藏科技档案进行了定密，由本单位的保密委员会审核后，上报各省国土资源主管部门，但对上报的清理结果并没有进行最终的审定。

1.2 存在的主要问题

当前，地勘单位对科技档案的定密，主要是由完成电子文档的制作人或档案部门的管理人员先根据保密范围进行初步定密，经本单位保密委审核确定。

因工作需要，这些人员会经常变动，因此，不能保证有固定的定密责任人对本单位的科技档案进行定密。另外，不论是电子文档制作人员还是档案部门都没有明确的书面授权，致使定密责任人职责不明确。

1.2.2 定密人员业务素质不高

定密是一项政策性、行业性、专业性很强的工作，这就要求定密人员不仅要有政治敏锐性，还要能够权衡信息保密与公开的利弊得失，正确判断和处理国家全局利益与局部利益，长远利益与眼前利益的关系；不仅要掌握有大量的法律法规知识，还要掌握与地勘业务有关的专业知识。

然而，现在地勘单位的档案管理人员及电子文档制作人员缺乏必要的专业知识和保密知识，往往是依据以前类似的文件密级来定密，有的甚至是凭经验，想当然地定密，使定密准确率不高，随意性较大。

1.2.3 没有有效的动态管理

实际应用中，DC/DC变换器采用基于电压外环、电流内环的双闭环控制策略[6-7]，Boost电路在采取双闭环控制策略时的交流小信号控制框图如图2所示。

不论是绝密、机密还是秘密级档案都有一定的保密期限，随着保密期限的到期，就会自动解密，或者有些档案可根据其价值提前变更密级或解密，但目前地勘单位因没有有效的动态管理机制，或负责定密清理的人员数量有限等，多数存在着“一密定终身”的现象。这就使得本该开放的科技档案，因有密级而增加利用成本，或本该提高密级的，却一直按原来的密级进行管理。

2 改进措施及建议

2.1 严把定密责任人关

2.1.1 要有明确的定密授权，明确定密责任

今后，地勘单位一定要对定密责任人有明确的书面定密授权，赋予定密责任人一定的职责、权利与义务。这样不仅可以明确定密的责任，更重要的是有利于防止人人可以定密现象的发生，有利于提高定密的准确性。

2.1.2 对定密责任人进行任职选拔

定密工作是保密工作的源头，定密责任人在保密工作中处于源头的位置，不但关系着定密工作的标准和质量，而且还直接关系着保密工作的成败，因此，对定密责任人的素质应该有很高的要求。

定密责任人首先在政治上要绝对可靠，能自觉维护党和国家的利益、保守国家秘密；其次要精通地勘行业工作，能够准确界定国家秘密，并确定密级；要有良好的职业道德和个人修养，能经得起诱惑和考验；要具备一定的计算机及办公自动化专业知识，适应新形势下信息安全保密工作的需要。

2.1.3 定期开展定密培训

定密责任人上岗前，必须对其进行专门的业务培训。不仅包括保密知识的培训，还要对地勘单位有关业务知识进行培训；开展定期的定密培训，及时掌握新的保密法、保密纪律、定密原则、定密制度等，从而对本单位的科技档案进行有效、准确的定密。通过培训，使定密责任人真正成为定密工作的行家里手。

2.2 严把定密关

2.2.1 严格按照定密范围进行定密

地勘单位在对科技档案进行定密时，不能将商业秘密与国家秘密混为一谈，应严格按照目前所涉及的三大类涉密类型，对单位的科技档案进行定密，并标注密级、标志、保密期限、定密日期。

对于商业秘密，可以根据科技档案的有关办法规定，对需要保护的资料申请保护，而不能将属于保护的科技档案列为国家秘密，与涉密资料等同管理。

2.2.2 明确定密程序

为做好定密工作，应明确定密程序，包括拟定、审核批准、变更、解除、争议处理等定密工作的各个环节，同时要细化各个环节的职责。

由承办人拟定密级、知悉范围和保密期限；由定密责任人进行审核，然后上报主管领导批准；定密责任人应将最终的定密意见以书面形式反馈给承办人。

当国家秘密需要变更、解除时，应由需要变更、解除的单位或者部门提出变更、解除的依据和意见，并承担相应的责任，由定密责任人负责审核上报。

当定密过程中出现不明确的事项时，应由定密责任人提出拟定方案，报省级保密行政管理部门，由省级保密部门对拟定方案进行审核，确定最终的密级。

2.2.3 应定期清理，实施动态监督管理

定密是一项经常性的工作，保密范围的规定也在不断变化，国家秘密在随时产生、随时变化。因此，应根据保密范围的变化和科技档案的保存价值，经常性地对国家秘密进行清理，随时掌握国家秘密的状态，对其实施动态监督管理，而不能因为怕麻烦，开展一次定密工作以后，长期不进行定密、调密、解密工作，这样不仅会影响档案信息的充分利用，还会给单位的保密管理工作带来不必要的麻烦。

2.3 建议

(1)建立必要的奖惩制度，为能使定密责任人切实负起相应的责任，同时也为了激励定密责任人的积极性，建议对定密责任人给予一定的岗位补贴；对在定密过程中做得比较好的，给予一定的奖励；对定密过程中出现问题的，应给予一定的惩罚。

(2)成立定密工作专家组，包括地勘单位各个业务部门的主要负责人或业务方面的专家，以保证定密工作组在定密事务上的权威性和专业性。由单位负责人与定密工作专家组共同履行定密责任人职责，比单纯由单位负责人担任定密责任更合理、有效。既能克服定密工作的随意性，又能减轻责任人的工作压力，杜绝定密过程中出现“宁高勿低、宁多勿少”等推卸责任的现象，还能保证定密的工作流程、工作模式和工作标准等，不会因个别人员的变动而受到影响，使定密工作能够保持连续性和稳定性。

综上所述，定密工作是一项严肃而又细致的工作，地勘单位应通过把好定密责任人关和把好定密关，做到“该保密的要保密，该交流的还能交流”的原则，严格区分“密”与“非密”的界限，准确划分馆藏地质科技档案的密级，使地勘单位的保密工作科学、动态、有序化。

[1］潘昕.对定密责任人制度的思考[J].保密工作,2009(8):46-47.

[2］陈博东，薛大伟.落实定密责任人制度要抓住三个关键点[J].保密工作，2009(12):48-50. The Problems with regard to Science and Technology Archives Management of Geological Exploration and Improvement Measures