巧用word的文字编排处理功能介绍

2012-10-24季春元

中国中医药现代远程教育 2012年6期

关键词：工具栏光标页码

邹丽季春元

巧用word的文字编排处理功能介绍

邹丽季春元

（湖北中医药高等专科学校，荆州 434020）

经常从事学术论文、总结报告写作或教材编写等工作，经常会遇到页码编排、页眉页脚的设置等问题，笔者将工作中积累的一些小经验和大家分享，教会大家活用、巧用Word的功能，提高大家的工作效率。

word；页码；页眉页脚；StyleRef域

文字录入是Word的基本功能，不过它的功能并不止于此。由于缺乏深入学习，对Word使用往往流于简单。经常从事学术论文、总结报告写作或教材编写等工作，就会经常遇到页码编排、页眉页脚的设置等问题，这就应该对Word文字编排处理功能进行深入学习。活用、巧用Word的功能，将会极大地提高您的工作效率。下面笔者将工作中积累的一些小经验和大家分享，共同学习。

1 页码编排

一般情况下的页码都是连续的，但一篇较长的文章有封面、目录、正文几个部分，这时要求封面不加页码，目录中的页码从第1页到第4页结束，然后正文又要从第1页开始，这种情况就比较复杂，如何巧用word的文字排版功能来处理这些问题呢？下面介绍常见页码的编排方法。

1.1 页码从第二页开始 ①选择“插入-页码”，打开“页码”对话框。②取消“首页显示页码”复选框中的对钩，然后单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。③“起始页码”后的框中键入数字“0”。④按“确定”退出。

1.2 页码从任意页开始 ①将光标定位于需要开始编页码的页首位置。②选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。③选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。④在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作：①单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。②单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。③在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。④单击“关闭”按钮。

1.3 页码不连续如“目录”与“正文”的页码均需单独排，可按以下步骤操作：①将光标定位于需要开始重新编页码的页首位置。②选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击以选中“下一页”复选钮。③选择“插入—页码”，打开“页码”对话框。单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。④“起始页码”后的框中键入数字“1”。⑤按“确定”退出。

1.4 页码每栏显示文档分栏后，按常规插入页码，只能实现一页一个页码。如何实现每个分栏一个单独的页码呢？可以利用域的功能实现：①选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处的左栏放页码的位置。②同时按下Ctrl+F9功能键，光标位置会出现一个带有阴影的“{ }”，这就是域的标志。③在“{ }”内输入“=”后，再同时按下Ctrl+F9功能键，在这次出现的花括号内输入“page”（表示插入“当前页”域代码）。④将光标移到内部一对花括号之后，输入“*2～1”，此时，在页脚处得到这样一行域代码：“{={page}*2-1}}”。⑤将光标停留在这个域代码上，按右键选择“更新域”，即可看到当前页左栏的页码。⑥选中刚刚输入的域代码，进行复制，并粘贴在页脚处右栏放页码的位置。⑦选中刚刚粘贴上去的域，按右键选择“切换域代码”，将域代码“{={page}*2-1}}”改为“{={page}*2}}”, 按右键选择“更新域”即可。

2 页眉页脚设置

页眉页脚是word中比较不起眼的地方，一份精美的文稿，页眉页脚的作用却不可小视，文章介绍了几个页眉页脚的使用技巧。

2.1 充分利用页眉页脚工具栏在Word中，页眉页脚的内容跟主文档是分开的，必须执行“视图→页眉和页脚”命令才能进入页眉和页脚编辑区，这时会自动打开“页眉和页脚”工具栏。通过这个工具栏上的“插入‘自动图文集’”按钮，可以快速在页眉页脚中加入诸如“创建时间：2011-6-4 16：12：00”、“第1页共10页”等无需每次键入信息即可自动添加的文字（见图1）。通过这个工具栏还可以快速插入自动页码及设置页码的显示格式。单击“关闭”按钮则可以快速返回主文档，继续编辑正文内容。

图1

①页码按钮；②日期和时间按钮；③页面版式按钮；④页眉和页脚版式按钮

2.3 轻松移去书眉中的横线 Word书眉中默认有一条横线，通过一般的设置很难将它去掉，这有时会影响到整体的版面风格。可通过下面的方法让这条横线“消失”。

第一步：执行“格式→样式和格式”命令，在右侧打开“样式和格式”窗格，将它底部的“显示”设置为“所有样式”。

第二步：在列表中单击“页眉”项右侧按钮，选择“修改”，在弹出的“修改样式”窗口，单击“格式→边框”，打开“边框和底纹”窗口。

第三步：在“边框”选项卡中，点选左侧“设置”中的“无”，就可以去掉页眉中的横线了。如果你想保留横线，也可以在这里改变横线的宽度、颜色等其他属性。

2.4 快速进入页眉页脚区当你在页眉和页脚中添加了一些内容之后，就不用再通过“视图→页眉和页脚”命令进入页眉和页脚编辑区了，只要双击这些区域中的内容就可以快速进入。

2.5 创建不同的首页页眉页脚首先是页眉，封面和目录不能有页眉；正文部分要求奇数页和偶数页的页眉不同；而附录部分的页眉与正文中的又有不同。其次是页脚，页脚中的页码和正文不同。当然封面和目录部分还是不能有页码。

首页的页眉页脚，一般与正文不同，可以通过下面的方法来单独设置。

第二步：确定后返回，会发现文档第1页的页眉和页脚区域的提示文字变成了“首页页眉”和“首页页脚”字样。现在在它里面编辑的内容，将跟其他的页眉页脚不一样了。

第三步：不过大多数图书的首页是没有页眉页脚的，其实，只要将首页页眉页脚中的所有内容清空就可以了。

2.6 让奇数页和偶数页不同在图2所示的页面设置对话框中，选中“奇偶页不同”项，文档的页眉和页脚会自动分成奇数和偶数页眉页脚，分别设置就可以了。

2.7 让不同章节的页眉内容不同一般内容较长的文档，由多个单元组成，包括序言、目录、各章、附录等，都是由奇数页开始。各个单元的页眉页脚会各不相同，这时就需要靠分节符来帮助实现了。

第一步：假设第一章的页眉都显示为“第一章”，第二章的页眉都显示为“第二章”，第三、第四章等以此类推。

第二步：将光标置于第一章的开始处，执行“插入→分隔符”命令，选择“分节符类型”类型下的“下一页”，确定即可。以此类推，将其他章都进行分节操作。

第三步：执行“视图→页眉和页脚”命令进入页眉页脚编辑区，此时左上方显示为“页眉-第1节-”，输入第一章的页眉内容“第一章”。

第四步：单击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮（“关闭”按钮左侧），跳到第2节，此时左上方显示为“页眉-第2节-”，右上方显示为“与上一节相同”，中间显示为“第一章”。单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮，则右上方的“与上一节相同”消失，此时将本节页眉修改为“第二章”。重复上面的操作，修改好所有的章节就可以了。

2.8 StyleRef域设置页眉 styleref域，是Microsoft Word 的域的一种，属于链接和引用类的域。当我们编辑一本书时，常常希望把每一章的标题提取到该章内容所在页的页眉处，在修改某一章标题文本时，页眉上的文本能随之发生变化，这时利用styleref域来实现自动从正文中提取标题文字来作为页眉就方便很多了。其步骤如下：

第一步：在正文中定义好要提取标题的样式。

第二步：进入页眉编辑窗，在插入菜单中选插入域。

第三步：在域对话框中的类别中选择链接和引用，在下面的域名中找到styleref域。

第四步：在域属性中选择要提取标题的样式，并根据需要设置域选项。

第五步：确定，退出页眉视窗，就实现了标题提取作为页眉。