外贸服装公司订单生产的工作流程分析

正德职业技术学院 卫佳

一、前期准备

业务员在订单成交后应将完整的订单资料转交给业务助理，交代清楚相关细节。业务助理收到订单资料后应立即着手订单的前期准备。首先应认真审核订单，如有任何问题或错漏，应及时提醒业务员同客户进行沟通确认。确认订单无疑问后，应立即着手以下几个方面的准备工作：

(一)面料

(1)收到客户颜色样或者花型后，应立即交面料组安排工厂打小样，每个颜色应写英文名及中文名，并保证和其他文件的一致性，以免混淆，在首次提供资料时就应标明订单的交货期，以便面料组审核并制定面料跟单计划。如果是新客人，应同客户约定确认颜色所用的光源，并清楚了解客人接受的标准。

(2)所有工厂提供的小样在寄客户确认之前应认真审核，用公司专用格式或者客人要求的格式贴好后方可寄出。

(3)所有小样在寄客之前应认真审核，对不符合要求者应退回重打，以免浪费时间。

(4)收到客户小样确认意见后，应立即仔细研究并通知面料组，并提出修改意见。

(5)小样确认不能超过三次，以免延误交期。

(6)一般客户在确认小样时，会掌握一个高于实际大货的标准，如多次反复不能确认，应同客户沟通，争取尽早确认。

(二)辅料

(1)在收到订单后，应及时将客人的辅料原样或有关图稿提供给辅料供应商。如果没有原样或图稿应向供应商提供详细的产品描述以便寻找样品或打样。安排辅料打样时提供的信息除了产品的具体描述外，还应包括订单的预计数量、服装交期，特殊要求，并征求业务员意见选择合适的供应商。

(2)辅料安排打样后，根据不同产品的打样特点，辅料组和外销员及时跟踪，直至收到确认样。辅料打样时间（含配色）一般控制在：

纽扣、商标吊牌：3天

织带、线绳、花边类：4-5天

拉链：4-5天。

如需加急处理，应在第一时间通知相关供应商，必要时选择多家辅料商同时进行。

(3)在安排配色打样时，为保证配色准确度，应提供足够大的色样。对颜色的描述在相应的所有的辅料订单中要保持一致，以防混淆。对于与大身面料配色要求高的辅料，如花边、滚边等，提供的布料应为大货面料，以免辅料配色与大货配色有太大差异。为此，下订单时对大货面料的交付时间要适当提前。

(4)辅料寄客确认前应仔细审核并贴好辅料卡，填写必要的信息，保证清晰美观。对辅料样审核时，如发现其品质或颜色存在明显问题，应不予寄客，要求重新快速供样。对于辅料商多次打样客人不确认的，应提出警告，仍无改善者应及时汇报给业务员，酌情列入不合格供应商名单。辅料打样寄客后如迟迟未收到客人意见，业务助理有责任提醒客人，以免耽误交期。

(5)辅料确认大货生产前，应提请业务员确认价格。对于一些需要开模的特殊品种，根据辅料商提供的开模成本和生产周期，要对增加的成本和可能带来的辅料交期延迟做出合理的预测。

(6)在辅料打样和大货生产过程中，如果款式、尺寸、数量等订单信息有任何变化，业务助理应在第一时间以书面形式通知供应商并告知业务员。即使在紧急情况下电话通知了变更，事后也必须补上书面纪录，以避免差错和纠纷。

(三)服装

(1)收到客户的订单后，应按业务员要求安排相关工厂打确认样，确认样应尽可能使用正确面辅料，以使样品呈现出同大货相同的外观特征。对一些水洗品种，对颜色的选择要慎重，一般不宜使用红白黑等。

(2)应要求工厂在一个星期内提供确认样，并提供纸样。

(3)用料应同第一次确认样一并报出，并交公司技术人员审核后作为订购依据。

(4)所有样品寄客前均应交技术人员审核，对明显有缺陷的产品，应直接退回工厂，并写明修改意见。

(5)所有样品应挂上公司或者客户指定的吊牌。吊牌上应标明寄出日期、第几次样等足够的信息，以保证确认过程的准确。

(6)在收到客户确认意见后，应交公司技术员审核，对有疑问处，应同客户及时沟通，在确保正确后方可叫工厂重新打样。

(7)样品确认不应超过三次，对打样马虎屡次不通过者应及时提醒业务员，并提出警告。长期无改善者，应列入不合格供方名单。

(8)对客户中途提出修改，造成重复打样延误确认从而可能引起的不能按时交货，应及时提醒业务员同客户沟通，必要时应要求延时交货。

二、组织生产和品质控制

订单一经确认应在收到完整的订单信息后立即编制生产单。生产单的制作是整个业务过程的重要一环。须认真填写，且由业务员审核签字后方可下给工厂。

应及时下达成品购销合同。业务员如授权业务助理缮制成品购销合同，应告知收购价格以及交货期。在缮制完成后应仔细审查，由业务员提请总经理签字并盖章后才可生效。

面辅材料订购单。编制面辅料订购单时应将各种要求交代清楚，尤其是测试要求和测试方法。对一些无法用指标描述，但客人有要求的项目如起绒、磨毛、面料的光洁度等，应提供客户认可的品质样。面辅料订购单必须由业务员签字后才可以下给面料组和供应商。

不要等到客户确认颜色后才下面辅料订购单，只要有客户明确的颜色数量搭配就应及时下单，以使供方提前妥善安排生产计划。

定织面料生产周期较长，订单一经确认应立即将所需的面料总数交给面料组以便通知供方准备坯布并对交货期有合理安排。

一定要对各种物料的生产周期有足够的预计，保证每道环节都有足够的生产和客户确认时间。

服装厂生产周期：各种物料备妥后20天—30天

印染面料生产周期：25天

色织面料生产周期：40天

需要定织坯布的应尽早同面料组协商以确定交期。

应使用进度跟踪表对生产过程全程监控，要对交货时间心中有数，倒退每个阶段应完成的时间，防止后期过于匆忙或无法按时交货。

所有物料确认后应做成物料卡，一式四份。一份寄客，一份交服装厂，一份留底，一份交QC。不要等到所有物料都确认后才准备物料卡，每确认一项就添加一项，以便核实跟踪。对于存在缸差的大货面料应请面料组查清每种色光的数量，并清楚标明后请客确认，同时也方便工厂分开裁剪和包装。

QC验货安排。公司的每一个订单每一批货物均应有QC对其进行期初期中期末验货。即使有QC验货的客户，我司亦不能放松对工厂的品质控制。业务助理应提前一个星期提交QC申请，由公司统一安排；对一些重要客户或重要订单，可以申请安排QC常驻工厂。对客户要求测试的品种和类别，应认真挑选。我司承担第一次的测试费用，如第一次测试不合格，以后的检测费用由供应商承担。

在申请期初验货时，应提交QC验货资料，验货资料必须规范完整。应至少包括以下内容：

(1)制造单

(2)款式图和尺码表

(3)客户最后一次确认意见或产前样意见。

(4)面料卡（应是客户确认的包含各种缸差的布样）和辅料卡

(5)如有水洗，应有水洗样。

在收到QC验货报告后应认真阅读报告提出的问题，及时同业务员和工厂沟通解决。QC最终验货报告是决定该批货物能否出运的依据。

进料加工操作程序。订单确认后，如果客人要求的面料需进口，应立即着手开始进料加工的程序。由于供应商在国外，寄送样及储运均需要较长时间且手续繁杂，一定要留足时间，以免耽误交期。

应在订单确认后立即缮制进料合同，并同供应商联系打样，着手安排手册等必要的手续。

如果是客人指定的供应商，则应同时同客人联系，确定物料的订购方法及确认过程。如非客人指定的供应商，应确定好接受标准，测试方法等品质指标，以免发生纠纷和差错。

根据客人的订单数量，准备手册。备手册需要提供以下文件：

与工厂的加工协议合同（一份正本）。

加工合同备案申请表/进口料件备案申请表/加工出口成品备案申请表/单耗备案申请表（各一份）。

出口售货合同（二份正本）。

加工企业提供的企业法人营业执照副本/税务登记证副本/企业情况登记表副本。

备手册时应注意：

加工企业的选择：应选择在海关有备案资料的工厂。如在海关没有备案，须提供工厂的企业法人营业执照副本/税务登记证副本/企业情况登记表副本交恒信报关部到海关办理备案登记手续。

为了节省费用和减少变更手册的手续，备手册时应将合同的出口数量和进口面辅料数量在客人订单数量的基础上作适当的增加。

手册的核销日期为做手册的日期往后顺延10-12个月。

同面辅料商联系物料生产事宜，等物料备妥，准备开L/C或办理T/T付款。

物料运输：如果是从韩国进口，为节省费用，应严格要求韩国供应商用江苏省外运或中远的船，直达南京港。一般不可接受上海中转。

面料到港后，须提供背书后的正本提单/发票/装箱单/正本非木质包装证明等清关文件和手册交恒信报关部尽快报关，如果货物体积很大，应由工厂直接从码头提货以便节省短驳费用。

应及时提供一份进口发票交合同管理员开委托加工商品调拨单（见附页），工厂凭提货联提货。

工厂提货回厂后，应及时向工厂了物料的品质，如果发现布面有大量疵点或者其他质量问题，要及时向客人和供应商联系，尽早解决问题。

货物出运前，需了解手册进口的情况，出运时做到心中有数，避免手册时间倒挂和重量倒挂，影响手册的核销。

手册到期前一个月，应提供成本单和排料图交给恒信报关部核销手册。

三、出运、收汇和付款

出运前20天，应同客户确认最终船期。出运港口应尽可能选择南京，以节约费用。

出运前10天，要催工厂预报装箱单订舱，并检查配额情况。

进舱前7天，应预约客检。

进舱前3天，应核实准确装箱单、许可证、商检，并确保装箱单的箱数不会有变化，海关联、商检证交储运员签收。

允许货物出厂前，应核实我司及QC验货报告，确认客户同意放行后方可允许工厂送货。

货物一旦离厂，应同工厂核实最终出运数，如有短溢装，应立即通知出运部门修改报关单据，确保出运数和报关数一致。

走货后，应在5个工作日内寄出寄客单据，12天内准备好所有单据进银行，60天内应核实是否已安全收汇。