企业销售内部控制策略研究

（衡阳师范学院财务处 湖南衡阳421002）

一、企业销售内部控制一般流程

目前，一些企业的销售内部控制仍然存在问题，本文以一具有代表性的企业为例进行说明。该企业是生产化工染料中间体的化工企业，为了规范销售行为，防范销售过程中的差错和舞弊，保证销售业务的有序进行，保证销售业务会计记录的真实、合法和完整性，企业分设了销售、发货、收款三个部门。销售部门负责处理订单，签订合同，执行销售政策、信用政策以及催收货款等；发货主要由仓库部门负责，主要审核发货单是否齐全，办理发货的具体事项；收款由财务部门完成，财务人员负责销售事项的结算，记录和登记销售总账及明细账，并监督应收款项的回收。该企业具体的销售业务流程如下：

第一，一般客户需要本企业的某种规格产品会打电话或现场询价，然后口头或书面确定订单，销售人员在接到订单后，就某种产品的型号、规格、数量、单价、销售方式、付款条件及发货时间、地点签订书面合同，对于赊销客户销售人员要对客户的信用状况进行评估，对于符合赊销业务条件的，销售部经理可以批准赊销；对于不符合赊销业务条件的由总经理审批，总经理不批准的，由销售人员将不批准的情况通知客户，如果总经理批准赊销，则由销售人员与客户商谈赊销的具体事项，如：产品的数量、规格型号、赊销价格、付款期限及方式、交货期等。然后双方签订书面合同，合同一式两份，一份给客户，另一份企业存底。

第二，销售人员根据签订的合同，填制生产通知单，并经销售部经理审核签字后送至生产部经理，生产部经理接到生产通知单后，按照通知单所列的型号规格、质量要求安排生产。如果遇到机器故障或不可抗力因素不能按期交货的，应立即通知销售部门。产品生产完工后送至检验部门，经检验合格后再通知销售部门组织发货。销售部门接到生产部门的指令后，由负责该笔销售的业务人员填制销售通知单，并通知客户。销售通知单一式两联，一联交财务部门作为记账的原始依据，另一联销售部门自存。销售人员根据销售通知单编制发货通知单，发货通知单一式两联，一联交客户，由财务部门结算货款后盖章交给客户作为提货凭证，另一联销售部门自存，并登记销售台账。

第三，由于企业精减人员，财务岗位设置3人，即现金银行出纳一名，既负责签发支票、记录支票登记簿、编制银行存款余额调节表，又负责开具销售发票及差旅费报销业务。会计一名，负责原始凭证的编制，根据生产日报表进行成本核算，登记账簿及档案管理。会计主管一名，负责企业财务全面工作并保管所有财务印章以及记账凭证的审核。出纳人员根据审核无误的销售通知单及合同，开具销售发票，会计主管审核销售发票和合同，签字并加盖发票专用章。会计人员根据发票记账联、销售单编制记账凭证，通知出纳办理收款手续。对于钱货两清的销售业务，出纳人员办理现金或银行收款业务后，在发货单和发票上加盖现金收讫或银行收讫章；对于经批准的赊销业务，收到客户偿付的支票时，出纳人员及时送至银行办理转账业务，如收到银行承兑汇票时，出纳人员根据审核无误的银行承兑汇票开具收款收据，同时在发货单和发票上加盖银行转讫章或商业汇票收讫章，并将银行进账单及商业汇票复印件及收款收据送至会计人员处。会计人员根据银行进账单编制记账凭证，并登记应收账款明细账和银行存款明细账。根据商业汇票复印件及收款收据编制记账凭证，并登记应收账款明细账和应收票据备查簿。应收票据备查簿登记到期时间、金额、承兑人名称、背书人名称等。月底会计人员将记账凭证汇总，登记总账，并与明细账进行核对。经核对无误后，再将应收账款明细账和销售明细账打印出来，送至销售部门进行核对后，填制对账单寄与客户对账。

第四，仓库人员根据财务已盖章的发货通知单所列信息进行发货，并依据发货单登记产品销售台账和存货明细账，定期与销售部门逐笔业务进行核对，月底汇总编制产品进销存报表交销售部门和财务部门核对。

具体业务流程图如图1。

图1 业务流程图

二、企业销售内部控制存在的一些问题

从业务流程图可以看出，该企业销售内部控制在合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整方面发挥了很大作用，但在提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略方面存在不足。主要体现在以下几个方面：

（一）企业的风险防范意识薄弱。既没有明确规定应收账款管理的责任部门，也没有制定应收账款结算监督的管理办法，更没有定期与客户进行对账签字确认。组织架构设计也不合理，没有建立独立的内部审计机构，对客户的信用审批和合同的签订缺乏严格的授权审批制度，销售人员的审批权限过大，对于销售退回根本不分析其原因，也未涉及如何处理。

（二）企业没有建立健全的岗位责任制。企业没有贯彻不相容职务相互分离的原则，如客户信用管理与销售合同的审批、签订；合同的定价与合同的签订；销售合同的签订与销售发货；出纳人员编制银行存款余额调节表兼任差旅费报销业务；会计主管保管支付款项所需的全部印章等都是一人经办，容易发生舞弊行为。

（三）票据管理存在漏洞。仓库发货后没有对发货单进行连续编号，也没有向客户收取经过签收的货物清单，可能会导致合同的执行与否难以确定，也很难分清责任。

（四）企业的决策与计划控制较为欠缺，内部控制对提高经营效率和效果不明显。企业为了扩大销量，完成利润考核指标，以奖励的方式促进销售人员销售产品，并放宽了赊销的审批，导致应收账款一路攀升，个别销售人员为了提升自己的销售业绩，获取更多的奖金，只销售而不考虑风险。企业也只侧重于售前服务，没有建立和形成系统的市场信息搜集、分析机能。而市场信息的获得既是企业制定新产品规划的前提，也是制定销售竞争策略的基础，市场信息的缺失，将影响到企业的长期盈利能力。

（五）企业的发展战略目标比较保守。在销售预算方面，企业目前的做法是将年度预算进行分解，并以此为依据编制生产计划。这种模式往往来源于领导意识，而且对年度内的市场反应不灵敏，不易进行调整。当市场与预算相一致时，企业的生产、销售运转正常，但当市场出现需求大幅波动，尤其是遇到全球性金融危机时，订单就会大大减少，企业就会暴露出应变能力差的弱点，加大了企业的财务风险。

三、企业销售内部控制改进方法研究

基于上述不足之处，本文提出了如下几点改进方法：

（一）企业应当合理采用科学的信用管理技术。应不断收集、健全客户信用资料，建立客户信用档案或者数据库，制定赊销额度，建立健全销售合同审批制度，明确说明具体的审批程序及所涉及的部门人员，并根据企业的实际情况明确界定不同合同金额审批的具体权限分配。审批人员应当对销售合同中的销售价格、信用政策、发货及收款方式等进行严格审查。重要的销售合同应当吸收财会、法律等专业人员参加，并形成完整的书面记录。加强销售退回管理，分析销售退回原因，及时妥善处理。设置销售台账，销售单与发货单应连续编号，销售台账应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关单据。

（二）企业应当完善应收账款管理制度，严格考核。销售部门负责应收款项的催收，催收记录应妥善保存，销售业绩的考核应将销售量与货款的回笼、市场占有率、客户满意度等指标挂钩。对于坏账，应当查明原因，明确责任，并严格履行审批程序，按照国家统一的会计准则制度进行处理。

（三）企业应当加强商业票据管理。严格审查商业票据的真实性和合法性，防止票据欺诈。客户以商业汇票形式支付货款的，应要求客户写明本单位名称，以防止业务人员背书给其他单位。

（四）贯彻内部控制中的账、钱、物分管原则。建立健全会计系统控制，明确各个会计岗位的职责和权限，做到不相容岗位相互分离，使之相互监督和制约。

（五）制定切合实际的企业发展目标。企业应当在充分调查研究、科学分析预测和广泛征求意见的基础上，综合考虑宏观经济政策、国内外市场需求变化、技术发展趋势、行业及竞争对手状况、可利用资源水平和自身优势与劣势等影响因素，制定发展目标。根据发展目标制定发展战略规划，明确企业发展的阶段性和发展程度，确定每个发展阶段的具体目标、工作任务和实施路径。