我国医院办公自动化的文献研究

陈帅，刘玉秀，胡新勇

中国人民解放军南京军区南京总医院医务部，江苏 南京 210002

医院办公自动化系统是面向医院，支持其综合办公业务的集成化信息系统。随着医院的技术和规模不断发展壮大，各临床、职能科室的业务模式不断改进，医院传统的手工办公模式已经不能满足日益发展的管理需求。该系统将医院的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术及设备集成为一个有机的系统。我国办公自动化起步较晚，20世纪70年代从国外传入，20世纪80年代开始发展[1]。2005年，中国医院协会医院管理专业委员会对482所医院（其中三级医院272所、二级医院189所、其他类医院21所）信息管理系统（HIS）的上线情况进行了调查，结果显示医院办公自动化系统的上线比例为38.79%（其中已有占29.18%，在建占9.61%）[2]。

1 资料来源

本研究以“医院办公自动化”为关键词，在CNKI数据库进行跨库检索，时间跨度从1979～2012年。经检索，共检索到文章34篇，其中期刊文献31篇；硕士学位论文2篇；会议论文1篇。本文主要针对医院办公自动化相关期刊文献进行文献研究，因此34篇文章全部纳入。

2 结果

2.1 文献计量分析

2.1.1 文献年度、地域及期刊分布情况

在发表文献年度方面，我国对“医院办公自动化”进行研究并刊载的文献数量总体偏少，在CNKI数据库仅有34篇，而且在年度数量分布上没有明显规律性的特点，呈现不均匀状态，2000～2002年仅有2篇，之后逐年增加，2008～2011年的文献数量达到17篇（见表1）。

表1 发表文献的年度分布表

在发表文献地域方面，研究论文主要来自经济发达的沿海地区，特别是广东省、江苏省，湖北省及北京地区，其中，广东7篇（占20.6%）、江苏4篇（占11.8%）、湖北3篇（占8.8%）、北京3篇（占8.8%）。黑龙江省、安徽省、上海市等9个省市各发表文章1篇（见表2）。

表2 发表文献的地区分布

在发表文献期刊方面，前6位期刊分别为《医学信息》（5篇）、《中国医院管理》（2 篇）、《中国数字医学》（2 篇）、《中国医疗设备》（2 篇）、《医疗设备信息》（2 篇）、《福建电脑》（2篇）。其中，除《中国医院管理》为医院管理类学术期刊杂志，其余均为信息医学或医疗设备类学术期刊杂志（见表3）。

表3 发表文献的期刊分布

2.1.2 文献内容结构情况

在1979～2012年期间已发表的医院办公自动化的相关论文中，关于办公自动化的理论性文章最多，包括介绍该系统的概念，国内外发展历程、实现功能等，共计13篇。其次是各个医院应用办公自动化的经验交流类文章，共计11篇。其中，广东、江浙地区的医院占大多数，这与表2中的文献发表地区统计结果相一致。另外，还有9篇是医院办公自动化系统的开发设计类文章（见表4）。

表4 发表文献的内容结构

2.2 医院办公自动化的效果评价

在医院办公自动化效果评价的文章中，基本上肯定了该系统发挥的积极作用和取得的社会经济效益，能够规范和完善医院管理部门内部的业务流程、操作模式和管理模式，提高医院人员的管理能力、协同能力和知识管理能力，规范医院的管理流程对医院的管理和发展可以起到润滑剂的作用，从而大大提高了医院的综合管理能力[3]。暨南大学附属第一医院[4]与广州红帆电脑科技有限公司合作，利用双方优势构建了医院整体信息化平台，形成了19个标准流程，覆盖了95%的行政事务，全院176名中层干部已经将OA（Office Automation）作为行政工作的工具；呈报件的处理速度由14 d缩短为3 d，每份公文平均处理时间由原来的28 d缩短为5 d；信息传阅量亦大幅提高，目前已超7000次；10多个科室在这个平台之上搭建了本科室工作或信息发布平台。郭雪清[5]等认为医院实施办公自动化有利于推进医院的信息化进程，有利于提高机关工作人员的整体素质和领导者的信息管理与决策能力。胡桂周[6]等认为办公自动化是医院各管理系统的核心部分，只有实现办公自动化后，依托医院管理系统（HIS）平台，在功能上延伸到临床科室应用领域中，开发和建立各种相关的临床应用系统，快速有效地实现临床化验、影像、检查结果的一体化，从质上提高医疗技术水平。研究表明上线办公自动化系统对于医院的信息化整体建设和医院整体工作效益的提高都有着积极的推进作用，同时，也发现了由于该系统在应用中尚待完善的一些配套制度和其存在的问题。

3 讨论

3.1 医院办公自动化与国家卫生政策

办公自动化自20世纪70年代末80年代初在我国提出，到现在已有近30年的发展历史[7]。办公自动化系统在我国医院的应用与研究近10年才发展起来，虽然卫生部没有出台推广医院办公自动化的相关政策，但是近几年关于医院信息化的相关研究及在医疗机构的实施与公立医院的改革密切相关。在经济全球化、社会信息化的进程中，我国医院已进入了数字化和信息化时代，各种医院管理信息系统和医疗临床信息系统正在普及。医院信息化使医院工作流程发生了改变和创新，并使医院得到了全面发展。医院信息系统一般可分成两部分：一是满足管理要求的管理信息系统；二是满足临床医疗要求的临床信息系统。管理信息系统包括OA、门诊挂号、门诊收费、住院登记、住院收费、设备管理、医务统计、辅助决策支持等系统。临床信息系统包括门诊医生工作站、病区医生工作站、病区护士工作站、合理用药系统、临床检验系统、医学影像系统、手术麻醉系统、重症监护系统等。2007年卫生部统计信息中心对全国3765所医院（其中：三级以上663家；三级以下3102家）进行信息化现状调查，结果显示：共有567所医院应用OA，所占比例为15.06%[2]。2008年5月，在国家卫生部发布的《中国医院信息化发展研究报告（白皮书）》中指出，包括办公自动化系统在内的医院管理信息系统（HIS）存在发展不平衡，应用深度广度有差异等问题。曹荣桂[8]认为信息化是保障公立医院改革的重要手段，医院现有的业务流程和管理模式已经不能适应新形势和新需求，只有通过打造高效的医院信息平台，以此促进医院学科建设、人才培养、医教研协调发展，其中重点是不断深化医院信息技术的综合应用水平和医院管理者的信息管理能力。2011年11月，国家卫生部印发了《三级综合医院评审标准实施细则（2011年版）》[9]，其中特别强调医院信息系统（如办公信息管理、患者咨询服务、自助服务等）能够连续、系统、准确地采集、存储、传递、处理相关的信息，为医院管理、临床医疗和服务提供包括决策支持在内的技术支撑。

3.2 医院办公自动化系统发展存在的问题

3.2.1 应用深度不强

自20世纪70年代初期开始应用办公自动化以来，大体经历了3个阶段，第1个阶段是办公过程中打字机、复印机及传真机等现代化设备的应用；第2个阶段是计算机、打印机等先进设备广泛用于办公过程中的文字表格处理及财务人事等的信息管理；第3个阶段是计算机网络技术的发展，办公实现了文件共享、网络打印共享及网络数据库管理等。从办公自动化发展的过程可以看出，大多数医院的办公自动化系统尚处于信息积累过程中，决策功能有待提高。人们把办公自动化只是理解为先进技术和设备的使用，目的是为提高工作效率，而忽略了办公自动化建设的本质——提高管理机构决策效能的重要内容。

3.2.2 整合程度不高

目前大多数医院办公自动化系统的整合程度不高[10]，即系统功能单一，办公一体化意识欠缺，特别是与医院HIS脱节，导致资源浪费。HIS最大可能地采集和汇聚了医疗机构的大部分信息资源和医学记录，并涵盖了各方面工作的基础数据和文档信息。办公自动化系统没有与HIS进行有效接入，直接导致大量的重复投入与重复劳动，耗费了不必要的投入。而且目前已建的办公自动化系统往往关注某种单项功能的实现，在办公流程整合上存在空白。医院内部的信息系统种类繁多，没有形成集医院办公、业务处理、综合查询、辅助决策等诸多模块，并整合医院其他信息系统为一体的办公自动化综合网络平台。

3.2.3 医院思想观念转变滞后

传统管理思想转变的滞后，特别是医院领导对实施OA系统重要性认识不够，没有意识到内部管理成本的降低是医院竞争力的源泉，即办公自动化是医院内部管理信息化的内核[11]。医院对OA及协同办公、知识管理、信息共享等概念的普及宣传力度不强，新理念从认识到接受本身也需要一个漫长的过程。

3.2.4 信息管理人才缺乏

医院信息化管理人才的缺乏制约了办公自动化的发展。医院没有针对信息化专业技术人才的培养激励制度，加之体制及待遇方面的问题，人才流失严重，不能满足办公自动化的正常维护。

3.2.5 法律问题

相关法律法规整体滞后在一定程度上制约了OA系统的拓展。目前对于单位内部信息的公开还没有相应的法律法规支撑，因此很多医院仅将OA系统放在内网使用。

3.3 医院办公自动化系统实施的基本策略

医院办公自动化系统是在计算机和通讯技术的基础上，专门为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分和准确的信息而开发的管理系统。通过与医院其他业务系统（如HIS、PACS等）的联接和数据交互，可搭建起医院综合性的协同办公管理平台。系统的设计要求具有前瞻性、集成性、高效性、可移植性、开放性、安全性和可管理性[12]。

3.3.1 注重系统整体规划

办公自动化建设首先要根据医院自身具体情况整体规划，在明确OA系统建设目标、内容、规模等各种需求的基础上，明确提出建设目的和基本框架。结合医院信息化建设的现状和需求，秉持数字化医院建设的先进理念，从建、管、用3个方面入手，坚持“顶层设计、分步实施；满足必需、适度冗余；标准先行、安全为本；智能管理、科学发展”的原则。

3.3.2 坚持培训提升能力

OA系统建设的目的在于使用，这也对医院相关工作人员的应用能力提出更高要求，医院应针对不同层级用户的关注点以及所必须使用的功能模块差异，有侧重的进行培训。培训方式可以采取现场讲解与模拟演练相结合的办法，并通过分级培训，使医院人员素质提升，从而强化运行效力[13]。

3.3.3 重视基础功能建设

办公自动化系统不仅要在应用上满足当前医院办公所需，特别是文字处理、文档管理、电子报表、邮件、文档的整理、分类归档、检索等业务工作模块功能，还要强化决策分析及辅助决策功能的应用与开发，建立一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公、综合查询和决策支持为一体的协同办公系统，真正提高院领导的管理水平和员工的工作效率。

3.3.4 加强信息人才队伍建设[14]

医院办公自动化实施过程中需要具有计算机知识背景的专业技术人员进行日常维护和管理工作，能够及时排除硬件故障并保障办公自动化的稳定运行。

3.3.5 经费保障

在经费投入上，医院每年可按一定比例拨出一定的预算专门用于办公自动化建设方面，作为保障计算机、服务器及网络设备等基础设施购买的支持。

[1]张永发,王燕莉.定义完整的办公自动化系统[J].金融电子化,2001,(9):86-87.

[2]中国医院信息化发展研究报告（白皮书）[R].北京:中国医院协会信息管理专业委员会,2008.

[3]杨霜英,袁波,张曙光.大型医院协同办公管理平台的设计和开发[J].医疗卫生装备,2010,31(9):79-80,83.

[4]陈玉兵,昌伟,杜变量.透明管理理念在医院办公自动化中的应用[J].实用医学杂志,2011,27(12):2290-2291.

[5]郭雪清,黄正东.医院办公自动化建设的思考[J].医疗卫生装备,2004,(6):111-112.

[6]胡桂周,许统亮.医院办公自动化建设对提高管理工作的意义[J].中国医疗设备,2011,26(2):94-95,91.

[7]茅毅,李月东,何雨生.医疗体制改革形势下的医院办公自动化[J].中国医院管理,2000,20(7):27-28.

[8]曹荣桂.信息化是保障公立医院改革的重要手段——在2011中华医院信息网络大会开幕式上的讲话[J].中国数字医学,2011,6(6):7-8.

[9]中华人民共和国卫生部卫生部.办公厅关于印发《三级综合医院评审标准实施细则(2011年版)》的通知[EB/OL].http://www.moh.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/mohylfwjgs/s3577/201112/53721.htm,2011-11-23.

[10]朱甬倩.浅谈医院办公自动化系统的发展历程[J].科技信息,2010,(1):45-46.

[11]刘笑明.医院办公自动化初探[J].安徽卫生职业技术学院学报,2005,4(4):6-7.

[12]程顺达,高海燕.医院办公自动化系统的研究与讨论[J].中国医院管理,2010,30(3):63-64.

[13]洪建,李逆非.浅议现代医院办公自动化系统的基本实施策略[J].临床医学工程,2011,18(3):446-447.

[14]胡桂周,许统亮.医院办公自动化建设中应引起重视的几个要点[J].中国医疗设备,2011,26(1):93-94.