建好信息系统 提升管理水平

■陈东勤 周丽

建好信息系统 提升管理水平

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作者：陈东勤，淮安市教育技术装备中心主任，中学高级教师；周丽，淮安市教育局财务审计处处长。

近年来，随着教育经费投入的持续增加，淮安市中小学的硬件条件快速改善，教育装备水平不断提升。据统计，截至“十一五”末，全市中小学现有教学仪器设备总值超10亿元，图书1000多万册，大部分县区通过了全省的教育现代化评估。但在调研中，我们发现部分中小学资产与装备管理和应用情况与要求相比还存在一定差距。

1 一些中小学资产与装备管理和应用存在的问题

1.1 管理模式落后

大部分中小学对资产与装备的管理仍停留在一般经验管理和行政管理阶段，实验仪器、图书及艺体器材设施等分散在教务处、总务处、体育组等处室，多头管理，资料数据散乱、无序、缺乏一致性，信息重复、丢失等问题较为突出。有的学校内部部门之间还相互推诿，各自为政，很难实现数据的兼容和共享。有些学校虽然也使用计算机来管理仪器设备，但作用仅限于记录数据。

1.2 队伍素质不高

由于学校对仪器设备的管理重视不够，致使装备管理人员兼职较多、年龄普遍较大、流动性强，人员数量和素质与江苏省的有关标准相比差距较大。虽然每年都进行培训，但因管理人员岗位调整快、待遇低等原因，在岗人员没能做到对仪器设备的变化进行高效统计分析、准确了解实验课开设情况，并及时向有关领导汇报，提出合理化的建议。

1.3 台账资料不全

虽然全市建有统一的实验室、图书室、信息技术等各功能室的规章制度，有统一的中小学有关学科的实验目录及实验课的开设要求，但在省市教育技术装备专项督导中，很多学校无法按照要求提供近三年完整的台账及数据，资料种类不全、内容不完整、记录不规范、登记不及时等问题比较严重。

1.4 监管困难

教育装备不仅数量庞大，而且种类繁多，涉及多个学科，再加上管理手段和管理成本等原因，致使装备管理部门没能做到及时了解、掌握所辖区域内各中小学教学仪器设备、图书的完好率、达标率，实验课的开出率及效果，图书的流通率等情况。虽然县区教育局每年都要花费大量的精力对仪器设备各个品种进行统计、测算，但有些学校怕麻烦，随意报数字，仅为完成任务，给配备带来一定的盲目性，造成不必要的浪费。

以上问题的存在，严重影响了教学仪器设备的使用，影响了装备投入的效益。解决以上问题迫切需要进行管理创新，运用更加先进的手段，采取更合适的模式来加强资产与装备的管理，实现教育效益的最大化。为此，从2011年下半年开始，淮安市全力推进资产与装备管理信息系统建设，努力实现资产与装备管理的现代化、科学化，取得了较好的成效。

2 建设资产与装备管理信息系统的基本途径

2.1 开展调查研究

项目实施前，我们组织人员对中小学原有的资产与装备管理情况、教学仪器设备数量等进行广泛深入的调研，把握中小学仪器设备、队伍、管理手段等方面的基本情况，摸清图书馆、实验室等信息化管理的实施情况，了解已用软件的特点和功能，尽可能考虑让新建的资产与装备管理信息系统与原有的单项管理系统能进行无缝对接，兼容原有数据。在此基础上，制订并下发了《淮安市资产与装备管理信息系统建设方案》，明确步骤流程和时间表，整体规划全市的管理信息系统建设工作。

2.2 切实加强领导

为保证此项工作的顺利开展，市教育局成立了全市中小学资产与装备管理信息系统建设应用工作领导小组。领导小组下设办公室，财务、装备等部门主要负责人参加，主要负责系统建设、应用和维护等方面的日常工作。各县（市）区教育局也按照市教育局的要求，成立了相应工作机构，由主要领导挂帅，配备专门人员，并制订好工作计划和实施方案。强有力的组织领导，保证了管理信息系统建设和应用工作的顺利、快速推进。

2.3 广泛宣传发动

在调研时发现，部分学校的领导对信息系统建设重要性的认识不到位，怕麻烦，有的甚至还有抵触情绪。为此，专门召开会议，分析资产与装备管理的现状及面临的形势，宣传建设信息系统的必要性和重要性；利用网络等媒体，宣传建设信息系统的意义和作用。财务处、装备中心联合组成指导组，跑遍了9个县区的教育局及部分学校，一边宣传，一边指导建设。通过宣传，各有关学校都能认识到，建设信息系统，既是学校加强资产与装备管理、促进仪器设备高效使用、提升教育教学质量的需要，也是教育现代化、信息化建设的重要组成部分。进而按照市教育局统一部署，采取有力措施，积极推进管理系统的建设和应用，确保各项任务圆满完成。

2.4 狠抓队伍建设

队伍的数量、结构和素质是管理系统能否建成、能否合理应用的决定性因素。所以，我们始终把管理队伍的建设摆在非常重要的位置，优先予以考虑。我们根据教育技术装备标准和系统建设的实际情况，经过多次调研、反复论证，出台了加强教育装备管理队伍建设的意见，明确了县区教育局装备管理部门、各中小学装备管理人员的配备数量、素质要求，明确了各个岗位的工作职责；分县区召开了8场信息系统建设培训会，让他们快速掌握管理系统的建设要求和操作技能，为充分发挥好信息系统的作用提供人力保障。

2.5 认真抓好督查

根据市教育局印发的建设方案和相关要求，我们定期对各县区、市直各学校的信息系统建设工作进行督查，及时印发督查通报，公布各县区的建设进度，尤其是基础数据的录入情况，以激励先进，鞭笞后进。我们还将信息系统建设和应用纳入教育技术装备专项督导的范围，并作为装备管理使用示范校创建的重要内容，促进学校快速建设，熟练使用。通过督查，保证了信息系统建设速度快、质量好。

3 资产与装备管理信息系统的主要特点

资产与装备管理信息系统，是应用计算机、网络等技术对中小学的资产及教学仪仪器设备设施进行信息化、网络化管理的平台。建设该平台，市教育局使用了资源中心的服务器，各县区教育局、各学校利用原有的计算机和网络，均没有增添任何硬件。市、县区教育主管部门、各学校在网上下载、安装相应浏览器，即可根据分配的用户名和密码轻松使用，不需要添置其他软件，大大节约了经费，节省了建设时间。

市、县区教育局资产与装备管理部门是系统的管理端，管理端与学校端通过网络直接相连，实现基层的数据录入、管理、查询、统计、分析、上报等整个过程的计算机化，实现了主管部门与学校之间的无纸化通信与协同办公，促进了中小学教育装备标准化、规范化建设（如图1所示）。

该系统涵盖了资产、装备、报表三大块，除了包括学校基本信息和资产情况、实验室和仪器设备及图书信息外，还包含了报表管理和实验教学的管理。报表管理提供了教育部的报表，从基础数据中进行挖掘，自动提取相关数据，形成所需要的各类报表；实验教学管理包括实验教学计划的编制（备课组长）、对实验进行预约（任课教师）、实验安排（实验员）、将实验完成情况进行登记（任课教师）等。市、县区教育局资产与装备管理部门可以即时查询学校各种资产与装备数据，如账目、配备、实验开出、图书借阅等情况。学校也可以同样快捷地得到管理端下发的数据，如装备的相关标准、制度及文件规定等，真正实现了网络化管理。

图1

该系统管理内容全面，体系标准，流程规范，功能模块操作简单，充分体现出教育装备管理的标准化、规范化、科学化的管理思想。考虑到各学校原有管理模式不尽相同，资产与装备管理过程本身复杂、烦琐等因素，该系统具有较好的灵活性、兼容性，能与其他教育管理软件全面兼容。比如学校原有的图书管理软件，实验室管理软件等，都可以与该系统进行无缝对接；考虑到教育的快速发展，新装备的不断增多，该系统具有较好的扩展性，不仅满足当前资产与装备的静态需求，也可以及时升级，非常方便地增加数据接口，使之符合相关标准或跨平台使用，满足资产与装备管理的长期需要。

4 建设资产与装备管理信息系统取得的初步成效

经过一年多的探索和努力，全市各中小学校基本完成了资产与装备信息管理系统建设，并及时投入使用。

4.1 资产与装备管理更加科学、规范

该系统的建成和使用，彻底改变了管理落后于配备的现状，使资产与装备管理与教育的现代化相适应，基本实现了管理的标准化、规范化、科学化，提升了各级主管部门的管理水平和效率。比如，采用电子化方式管理所有资产的入库、定位、借用、报损、赔偿、盘点、采购、审批等，达到资产账目建立、分类俱全，账账相应，账物相符；教学仪器设备管理与实验教学活动管理相结合，实验课的开设、仪器设备维护、自制研发实验教具、教改科研等功能实现网络化、动态化管理，实验教学还可配置不同教材版本的实验目录，由各地根据自己的实际情况选择操作；图书管理通过自动化管理系统轻松实现图书登录、分类、编目、典藏管理、馆藏查询等业务；信息系统智能化、网络化管理资产与装备产生的各种记录、数据、资料档案，实现即时自助查阅、统计、导出、打印，实时无缝上传功能等。

4.2 大大节约了资产与装备管理的成本

运用该信息系统，查询、统计、资产盘点、数据传输等极为便利，各县区可以直接查看所辖区域内每所学校的资产与装备情况，仪器设备和药品的品种、数量等一清二楚，对照配备标准，缺口一目了然，添置和补充变得非常便捷，节约了大量的采购成本。市级管理部门可以通过平台查看全市图书、仪器等教育技术装备情况的详实数据，可以查询每一个县区、每一所中小学的资产与装备情况，为制定全市发展规划提供数据支撑。每年年底的资产与装备综合报表的填报，不再需要集中开会进行手工收集、汇总、上报，而是由系统自动生成报表，与国家《中小学教育技术装备统计系统》等对接，直接上报，节约了大量的人力、物力、财力，节约了大量的时间，提高了管理效率。

4.3 打造了一支优秀、专业的管理队伍

该系统功能强大而丰富，需要大量的基础数据作保证，需要有一支年轻、专业、稳定的管理队伍，才能有效保证系统的正常运行，保证资产与教育装备管理信息化的持续发展。所以，无论是系统建设还是应用，管理人员都面临新的挑战，不但要精通资产与装备管理理论、规则、技能、流程等专业知识，还要熟练掌握信息技术的应用。通过市县区教育局举办的各层次的培训，通过各学校相关人员的刻苦自学，资产与装备管理人员的素质得到了显著提高，基本能满足应用信息系统进行科学管理的需要。由于没有经过培训的人员无法上岗操作，无法进行管理，因而各学校不再像以前那样随意安排、调换人员，管理队伍相对稳定。所以，信息系统的建设和应用，既锻炼了管理队伍，也稳定了管理队伍。

4.4 方便了资产与装备工作的督导评估

教学仪器设备品种多、数量多，使用情况难以准确把握，使得每年的教育技术专项督导评估工作耗费了大量的时间、人力。应用信息系统可以使教育督导部门不用亲自走进学校，就可以得到督导想要的各种数据和资料。如，管理人员基本信息，包括各学校装备管理人员的数量、学历、职称、工作性质等；各县区学校的基本信息，包括各类学校数量、实验室及功能室数量、计算机的人机比、装备投入，专用教室及辅助用房、仪器达标情况等；各学校实验教学及研究情况，功能教室使用情况，仪器设备的维护保养、损失赔偿等情况。通过信息系统，督导所需台账资料一应俱全，一目了然，并可长期保存，相关信息可以实时、动态的查看，不再需要组织一支队伍到校逐项查看验收。另外，系统做到了对各类数据统计、汇总与上报工作权责清晰、责任到人，提高了数据的客观性、真实性。

我们将进一步抓好队伍建设，抓好系统维护，充分应用好该信息系统，促进全市资产与装备管理水平再上新台阶，为提高教育教学质量，提高办学水平做出更大的贡献。

1 江苏省淮安市教育技术装备中心；2 江苏省淮安市教育局）