会计信息化及其基础工作规范化分析*

2012-08-15郑州大学张丰君

河南科技 2012年12期

郑州大学张丰君

会计信息化及其基础工作规范化分析*

郑州大学张丰君

会计最基本的职能是反映和监督，会计工作的记录数据是经济信息的一部分，是会计业从出生就具备的特征。当前所说的会计信息化即会计现代化，是现代计算机技术、网络技术与通信技术进入会计领域所产生的现代会计的高级形式。会计业产生至今，大致经历了3个阶段：手工模式、电算化模式、信息化模式。每一模式的发展，都对会计基础工作规范提出了越来越高、越来越细致的要求，本文，笔者从会计核算中的凭证填制环节入手，对会计信息化及其基础工作的规范化进行了分析。

一、手工模式下的会计基础规范

手工模式下，所有会计工作均由人工手动完成，包括会计凭证填制、记账、报表等工作。在此模式下，会计工作基础规范中最具权威的是1996年6月17日财政部发布的《会计基础工作规范》（下文简称《规范》）。此外，财政部于1997年7月10日又制定了《会计基础工作规范化管理办法》。以上两个文件是全国各会计单位都必须遵照执行的会计基础工作规范。其中，《规范》在总则、会计机构和会计人员、会计核算、会计监督、内部会计管理制度、附则等6个部分对会计工作进行了比较宏观的规定。而会计核算部分又从一般要求、填制会计凭证、登记会计账薄、编制财务报告等4方面进行了进一步的规范。在填制凭证这一环节，对取得原始凭证到记账凭证保管这一过程又定制了9个环节的规范。虽然各地区、各单位都依据财政部的规范管理办法，制定了本地区、本单位的会计工作规范，但是由于这些规范是比较宏观的指导性规定，以方便各单位根据实际情况进行实务操作，因此在会计凭证填制上的差别还是很大的。

二、电算化模式下的会计基础规范

电算化模式是指会计工作部分由计算机完成。在这一阶段，会计电算化系统有了相对的会计职能，如通过在系统内部设置输入校验，减少了手工模式下的笔下误或手下误；通过设置一些内部控制标准，完成了手工模式下的内控目的，如设置科目、项目对应关系，使凭证填制具备自动检索功能等。

从计算机会计信息系统自身的变化发展来看，该模式又分为3个阶段：单机阶段、局域网阶段、广域网阶段。

1.单机阶段。该阶段最明显的特征就是计算机模拟手工。计算机只是代替了人进行复杂的汇总、记账工作。在填制凭证方面，前期是计算机人员将手工填制记帐凭证录入计算机，会计人员基本没有与计算机接触。在后期，计算机这一工具才逐渐被会计人员所使用。该时期，电算化软件只是简单的人机对话，在屏幕上显示手工模式下的记账凭证空白样式，会计人员通过键盘对屏幕上的会计凭证进行填写，该阶段与手工模式几乎没有差别。但是，记账凭证所要求录入的财务数据成为要输入的会计要素，其输入格式已成为会计人员所必须掌握的规范。

2.局域网阶段。局域网引入会计业才使得会计电算化真正名副其实，它突破了单一部门，通过网络技术通达分支地域，形成范围较大的信息网络。这也是目前各行业、单位正在运行的会计电算化模式。

局域网工作模式大部分是客户机/服务器（Client/Server）模式，即C/S模式。服务器也称为数据库服务器，专用数据服务器的采用，使得数据处理量更大、数据分类更细；并专门对会计信息等共享数据进行管理和存取，将会计的信息采集、分发及应用等工作分散到网络其他客户机上去做，构成分布式的信息管理系统。在这一模式下，财务系统管理部门之间的各项工作内容都通过网络联系在一起，各财务部门工作人员通过将会计信息要素以及工作需求要素录入会计信息系统，成为信息系统的使用者和信息提供者。在会计凭证环节，如高校财务系统，工资、学费、预算、核算等业务通过系统设置，构成完整的高校会计信息系统；预算自动约束会计核算，工资、学费从发生起，系统自动采集会计要素，生成会计记账凭证。

该模式与手工模式及单机模式的差别在于会计信息系统更加智能化，人们可以在系统内定制更多的管理思想、内控标准，从而包含了更多的会计基本知识和更多的会计规范；会计人员分工也更模糊化，只是在系统内因权限设置不同才有了各自角色的差别。特别是会计记账凭证的生成上，会计人员面对每一笔经济业务，只需要录入其中软件信息系统所需的会计要素，可以不再面对人工模式下的凭证界面，从而在更友好的经济业务界面下，把每一笔经济业务所含的会计要素填入，成为信息需求者所要的经济信息，也可以生成人们所需要的任何形式的记账凭证。

会计要素的规范问题是会计信息系统的一个重要问题，这个问题解决了，系统就不会因操作人员的不同而出现信息的不同，能为信息系统向外部伸展提供条件，同时扩大会计规范的范围。

3.广域网阶段。广域网阶段仍然定性于会计信息系统的内容，只是网络界限扩大了，仅包含与财务会计信息业务形成有关的各单位。在该系统内，会计信息实现了实时共享，达到了会计电算化的高级形式。

在会计凭证核算方面，会计凭证信息的采集达到了要素采集要求，因为会计信息网络的向外延伸，使其走出了集中核算的财务管理部门，走到了财务管理分支部门，甚至走到了财务管理下的会计信息产生的第一线部门。这样的信息系统就实现了会计信息的及时收集、决策信息的及时反馈。

会计核算人员不再仅限于会计人员，而是包括使用该系统的任何人，即只要有权限，就成了会计信息系统的使用者；只要按照会计要求将发生的经济业务的会计信息要素输入系统，就完成了信息的采集。这时，会计核算人员对会计原始凭证信息失去部分收集职责，而将其转移到了系统使用者身上，会计人员的主要职责转到了信息采集的审核上来，同时对会计信息采集具体标准的制定负有职责，即在会计基础规范的制定方面，会计人员须根据系统人员的不断加入而因人而异制定标准。

在广域网阶段，会计核算中的一些基础规范将被很多的非专业人士所掌握，会计工作也将更加透明，会有更多的人掌握会计的基本知识、基本技能和基础工作规范。

三、信息化模式下的会计基础工作规范

信息化模式主要指会计信息系统不再是单一的信息系统，而是会计信息系统广域网的进一步发展，并与其他社会和经济信息系统进行了融合，是社会信息化的组成部分。这也是会计信息化模式与会计电算化模式的最大区别。这时的会计现代化真正达到了信息化，成了信息社会的一部分。

信息社会是以知识和信息为基础的经济社会，虽然农业、工业及服务业仍是社会的基础产业，但它们的发展及运转完全依赖于信息产业的发展。在信息化社会，战略资源就是信息。一个国家、一个地区、一个行业、一个单位对信息拥有和利用的规模与程度，会直接或间接地反映出该国、该地区、该行业、该单位的科技进步、经济发达和社会效益及生活质量等情况。

在信息化模式下，会计实务已与经济活动融为一体，没有明显的区别。如购买办公用品，随着购买行为的发生，会计信息会进入社会信息系统，通过对购买行为结果的核查、确认，系统使用者就可以从系统中调出该笔业务的数据信息。会计系统信息有以下突出特点：首先，各单位或行业的会计信息系统不是独立的，而是基于互联网的各单位与行业相互融合、相互交叉的信息系统；其次，信息系统高度集成化，信息系统数据充分共享，社会人员对信息拥有量以信息系统授予权限的大小而定；再次，信息产生过程自动化、实时化，会计信息不需专业会计人员汇集，产生于各信息系统，而且会计信息随经济活动的发生而产生；最后，会计信息系统是开放的、多元的系统。

在信息化模式下，会计信息的产生、使用都将社会化，会计人员与非会计人员之间再没有明显的区分，存在的仅是社会不同的分工而已，会计基础工作规范将是人人都能掌握的一门知识和技能，那么这一知识和规范必定是全社会统一的标准。

四、会计信息化与会计规范化

会计信息化和会计基础工作规范化是会计业不断发展的2个方面，既互相促进又互相制约。要想促进2方面的和谐发展，应从以下几方面进行。

1.规章制度规范。会计电算化是一门交叉边缘学科，很多管理方法和相应的规章制度都在摸索和试验阶段，虽然并没有完全脱离传统会计的一些基本原理和规则，但已被赋予了许多新的内容。改进和加强会计基础工作，首先要从会计制度进行，完善基本工作制度，加强基础工作的制度规范。

一方面，以《会计法》、《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》等一系列规章制度为会计发展的规章基础。另一方面，会计电算化给传统会计带来了巨大的冲击，造成了许多新情况和新问题，每个单位都要从自身业务中的新情况和新问题出发，及时发现工作中存在的薄弱环节，对原有的制度进行相应改进，确保会计基础工作规范不断完善。

2.加强和改进内控管理规范。传统会计模式下，内控管理机制比较完善，主要采取钱账分离、印章分管、换人复核、账账核对和账实核对等方式。同时，会计电算化的应用也改变了人们习惯的内控管理模式，并由人与人之间单纯的手工控制扩大到人与机之间的人机相互控制。因此，电算化模式下的内控管理必须与传统模式相结合，并对其予以不断改进和完善。

（1）不断完善会计电算化软件系统。电算化软也件从核算型变为管理型，大量的内控管理模式与管理方法都由系统软件去完成。

（2）依据会计电算化的特点设计相应的岗位分工与责任，使其与系统操作人员之间形成内部牵制。

（3）加强传统内控管理措施建设。虽然在传统的内控对象没有发生变化的环节，原来的内控机制仍然是有效的，但仍要针对信息化的特点进行完善。

（4）加强会计监督与检查。各项管理制度的落实与实施是会计工作正确顺利进行的有力保证，会计的监督与检查首先要保证会计电算化后的各项规章和管理制度的落实，其次要通过事后与事中的监督检查，及时发现问题、反馈问题，沟通管理中的各个方面，不断完善人机管理系统。

3、强化会计要素输入规范。输入环节是人机系统的结合点，是会计基础工作规范在信息化中的充分体现，这一环节工作质量的高低决定了最终的工作质量。因此，要严格执行国家财经法规和各项规章制度，保证输入会计数据的合法性；输入会计要素数据要具有规范性，并随着电算化的发展而不断细化；利用事中和事后复核工作规范，对输入数据进行再次审查，要求只有经过此工序的数据才能成为会计电算化处理的数据，确保输入会计数据的真实性和准确性。

4、加强人员培训和人才培养工作。会计人员的知识培训一直为各单位所重视，各单位及主管领导部门都把对会计人员的继续教育作为主要工作内容之一。采用多种形式提高会计人员的整体素质和业务知识，也是会计基础工作规范所要求的。会计电算化对会计人员的知识结构要求更高，要求从业人员不仅应具有相应的会计知识结构，还应具有相应的计算机知识和电子通讯业的部分知识。

总之，在目前经济发展环境中，业务的综合性急需综合性的人才，这使得会计这一行业对人才的需求更加多样化，不再仅限于会计人员，而是需要会计人才、IT人才业、经济管理等各类人才，并通过业务培训使他们在具备综合性素质的基础上各有专攻，满足会计信息化工作各岗位、各方面的需要。