谈新建院校档案规范化建设的几个问题

陈一红，卢世标

（钦州学院 院长办公室，广西 钦州535000）

新建院校多由师专、教院、电大、中师等合并升格而成，地处地级市，投资主体是高校所在地政府，也称地方院校，在自身不断走向成熟、壮大的同时，也为当地的经济发展作出了贡献。但在一些新建地方院校，档案工作整体水平不容乐观，要尽快提高档案管理质量，使档案工作正常运行，档案业务的规范化建设就显得尤为必要。本文以这些新建院校的档案工作为视角，探讨新建院校档案管理在规范建设中遇到的问题和解决的方法、策略，使档案资源更好地服务于教学、科研工作，服务于地方经济。

一、档案规范化建设中遇到的问题

档案规范建设的重点要围绕通过在学校进行档案宣传教育与建立健全各项档案管理制度等工作来进行，总体来看，新建院校的档案管理一般都存在以下问题：

（一）档案意识薄弱，历史责任感不强

档案意识是人们主观上对档案和档案工作的了解程度和认识水平。在不少地方院校，干部的档案法制观念较为淡薄，仍用传统的思维、短浅的目光看待档案工作，师生员工整体缺乏档案意识，缺少适于开展档案工作的良好气氛。校内各立卷部门在平时的工作中，许多具有保存价值的、重要的文件材料都零散四放，不注意收集、保管、整理、归档，导致向学校移交归档的材料不齐全、档案整理不规范等后果。此外，档案意识的薄弱还表现在这些新建院校在转型时期，校内新颁布的相关管理制度得不到规范的执行，在实际业务中难以创出新局面。

（二）档案管理制度不健全、体制不合理

新建地方院校普遍存在档案管理制度不健全的情况。由于档案工作网络机制不完善，不少专职档案员身兼数职，兼职档案员更是经常变动，人员不稳定，致使文件材料的收集被动，整理工作不到位，归档不齐全；专职人员在档案业务工作中缺乏科学、合理的规范操作，质量难上层次。在管理机制方面，没有形成档案管理工作的良性循环和长效机制，难以保障档案管理各个环节工作的顺利开展，影响了档案资源的开发和利用，妨碍了档案工作质量的提高。

（三）档案载体和形式单一，库藏结构不合理，存藏环境亟待优化

地方院校档案的载体和形式主要是纸质材料。档案馆藏在结构上一般都存在不均衡、不合理的现象：党政类的文书档案多，设备、声像、照片等类别的档案少；红头文件多，业务档案少；实物档案缺乏科学存放、保管等。此外，多数新建院校的档案用房面积有限，档案库房建设不到位，不能达到基本要求；有些学校的档案库房对已到保管期限的档案没有进行鉴定与销毁，库藏未能优化；在不少新建院校，库房所需的很多基础设施不齐全，例如相应的防火、防尘、防湿等设备及保护档案的消毒设施等未能配置，整体来看，档案的存储环境存在不少问题。

（四）档案信息化设施欠缺，档案管理数字化建设落后

在不少新建院校，由于受资金限制等客观因素的影响，档案基础设施缺乏，档案信息化建设所需的设备配备不全，大多数院校虽然具有微机和打印机等设备，但普遍缺乏开展声像档案工作所需的技术设备，如独立设置的服务器、机房等；此外，用于网络化档案管理和服务平台的网页或网站也没有建立；在档案管理和检索方面，许多新建院校尚未实现电子文件全文管理和检索，仅实现了档案目录级管理和检索，少数学校的早期档案和非纸质档案目录信息尚未录入完结。档案部门无法对学校各院（系）、部门所产生的教学、科研、管理等方面的大量电子信息进行在线归档，实现信息资源的共享。

（五）档案干部队伍素质偏低

地方院校档案干部队伍整体力量较弱，结构不够合理。存在女性多、非档案专业学历人员多、中老年人多，高学历、高职称、档案专业人员少的“三多三少”现象［1］。许多高校复合型素质的专职档案管理人才奇缺，在不少地方院校，由于缺少一个良性的考核管理机制等因素，各部门的兼职档案人员多数身兼数职，轮换颇繁，流动性大，缺乏档案业务需要的知识。

三、做好档案规范化建设的办法与途径

（一）进行多种形式的档案宣传活动，增强档案意识和依法治档思想

档案意识是档案工作能否顺利开展的基础，是档案事业发展的基石。在地方院校，要改变学校群体档案意识薄弱的现状，必须充分利用校内外宣传媒体，大力宣传档案在学校各项工作中的价值和作用，让各级领导和师生改变对档案工作的偏见，提高对高校档案工作的认识水平。在平时的宣传教育中，多想办法，拓宽渠道，深入强化档案意识。可以建立档案工作网页，通过发布条例、文件或相关的动态信息等供大家学习；或通过广播、报刊媒体、黑板报、测试卷、档案展览、主题活动等形式，进行档案的宣传与教育工作；还可以充分利用现代网络时代的快捷沟通方式——QQ群，进行档案教育宣传。

（二）理顺管理体制，建立健全档案管理制度

为尽快做好档案管理的规范化建设，升本后，地方院校应及时理顺档案管理体制。第一，根据《普通高等学校档案管理办法》的规定，建立学校档案管理机构，明确学校主管档案的领导，明确档案机构负责人，建立学校档案工作的领导小组，以利于工作的开展与落实；第二，根据本校的实际情况，建立健全学校档案管理机制，公布各档案形成单位的兼职档案员，形成专兼职档案管理人员结合的档案工作网络；第三，按照统一领导、分级管理的原则，实行部门立卷制度、平时预立卷制度和教学档案的“三纳入”、“四同步”制度；第四，将档案工作纳入学校的整体工作，把档案机构建设成为学校的档案信息保管基地和档案信息资源开发利用中心［2］，积极谋取和促进上级部门建立完善检查（督查）、评比、评估、评级和有关高校档案行政制度。

此外，要实行规范管理，建立健全档案管理制度是必不可少的一项工作，是做好档案工作的基本条件。在新建院校的转型时期，需要归档的文件材料较多，内容也较为复杂，因此，建立健全相关的管理工作制度，在业务标准上进行统一，使合并后院校的档案工作尽快走上科学、规范的运行轨道，显得尤为必要。一是根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国教育部27号令《普通高等学校档案管理办法》等相关档案法令，针对本校档案工作的具体情况制定或修改档案工作管理办法；二是为了让档案案卷形成的全过程都能做到有章可循，要对原有的业务管理制度及时修订和补充。例如根据《高等学校档案实体分类法》的规定，结合工作实际，制定出本校的档案分类标准及归档范围；为了在具体的档案业务中使档案业务建设的各个环节科学化、标准化、正规化，要制定相关规章制度，例如文件材料的收集与归档办法、档案保管制度、档案借阅制度、档案库房管理制度等。这些制度及工作规范是学校新的档案管理体系科学、合理、有序运行的基本保障，可以使新的档案管理体系得到应有的导向和约束［3］。

（三）积极进行档案资源体系建设，优化馆藏结构

档案资源建设要求档案馆员必须认真履行职能，为档案资源的可持续发展积极创造条件。一是对高校各学院（系、部）各单位的档案工作进行监督检查和指导，二是依法对全校各门类档案集中统一地进行管理和利用。这两种职能对高校档案部门开展档案资源建设工作、发展档案事业有着积极的作用。与此同时，在强化全校师生员工的档案意识基础上，要根据各院校的实际情况，明确和细化高校各门类和各部门档案材料的归档范围及保管期限，并通过行政手段或部门年度工作定量考核等相应的激励机制，在监督中进行指导，在指导中进行监督［4］，建立健全档案工作管理网络等一系列有利于档案收集完整齐全的制度。

（四）加强档案现代化管理，加快数字化建设进程

档案数字化建设是规范档案工作的组成部分，新建院校要实现这一目标，第一，要将档案信息化建设纳入学校整体工作规划，与学校的其他工作同步发展；第二，档案机构必须要有进行档案现代化管理所需要的硬件设备投入；第三，利用先进的档案技术设备，积极构建档案资源信息建设平台，用现代信息处理技术对库存的纸制档案、照片档案、录音、录像等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，使高校数字档案信息资源库真正成为高校档案资料存储的中心和档案资料处理中心；第四，通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理，积极建设相关的全文数字库存和多媒体数据库，实现档案全文信息查询，加快实现档案信息采集实时化、信息服务利用网络化等档案现代化管理进程。

（五）提高档案管理队伍整体素质，提升档案管理质量

新建院校必须重视投入资金，引进人才，积极改变新建院校档案队伍中文化知识结构不合理，专业思想不深，缺乏创新精神的局面。首先，各部门必须配备稳定的兼职档案员，并对兼职档案员进行相关业务培训工作；其次，在创造条件引进复合型档案专业人才的同时，对原有的、业务理论水平欠缺的专职档案人员进行理论知识教育，熟悉各种现代先进技术设备的操作技能；再次，加强档案员的政治思想教育和职业道德教育等 ；最后，注重对专业人员的培训，适当培养他们协调人际关系的能力，减少档案工作的阻力。这样，才能真正把档案岗位培训工作纳入科学化、规范化发展的轨道。另外，如果能在每个省份都设置档案学高等教育基地，地方院校档案规范化工作就可以和这些档案学高等教育基地取得联系，一方面给学生提供了一个实习机会，另一方面也可以对社会资源进行合理配置。

当前，新建地方院校还是处在机遇与挑战并存的转型时期，打造规范的档案管理工作体系，构建运转良好的档案信息资源服务平台，是高校档案工作者面临的迫切任务，地方院校档案工作在面临发展的大好机遇的同时，也面对着诸多的挑战，只要理清工作思路，就一定能把档案工作做好。

［1］ 李殷青，丘如华，黄华春．广西高校档案工作现状分析及发展对策研究［J］．高教论坛，2009，（9）：123－126．

［2］ 宋苏荣．新建地方院校档案工作在评估整改中面临的问题与对策［J］．内江师范学院学报，2009，（5）：92－94．

［3］ 谭磊．高校合并后档案管理工作面临的问题及对策［J］．文教资料，2006，（9）：35－36．

［4］ 姜萍．高校档案资源建设的思考［J］．中国档案，2010，（10）：50－51．