基于工程合同管理办法

2012-08-15李华

黑龙江水利科技 2012年4期

李华

(黑龙江省引嫩工程管理处，黑龙江大庆163000)

0 前言

引嫩扩建骨干一期工程是全国新增千亿斤粮食产能工程在黑龙江省的重点水利项目，是我省“八大经济区建设规划”及“十大工程”中的重点项目之一。是在“十二五”期间建成的黑龙江省具有城市供水、农业灌溉、改善生态环境等多目标开发的引、蓄、提相结合综合利用的大型引水输水工程。主要由北引扩建一期工程、中引扩建一期工程及灌区配套工程组成。包括新建北引渠首枢纽工程;扩建北引总干渠、红旗干渠、中引总干渠;新建东城水库、友谊干渠。黑龙江省引嫩扩建骨干一期工程是一项工程投资大，工期长，涉及十个县市和一个农垦局，征占地面积1.14万hm2，社会影响面广的复杂水利系统工程。如何加强合同管理，有效的控制投资，是保证工程的顺利实施的重点。业主制定了详细的合同管理办法，以下谈谈我们的做法和体会，与同行进行交流。

1 合同管理办法

1.1 合同管理定义

合同管理是指对业主与其他法人、自然人、经济组织之间所签订的合同，依照法规及规章制度进行指导、审查、监督、控制等一系列职能活动的总称，包括合同签订前的准备工作(合同文件编制、谈判、会签等)、合同的订立、履行、变更、解除、纠纷处理及合同文本的归档等进行的一系列管理工作。

1.2 合同管理各部门

业主就工程建设管理共下设计划合同部、财务部、材料物资部、工程技术部、环境移民部、办公室6个业务部门。合同管理实行计划合同部统一归口管理，并建立健全合同管理的相关制度。

1.3 合同签约程序

1)合同立项。首先由合同项目归口管理部门编写立项报告(包括项目内容、规模、工程量、投资估算等)提交计划合同部，计划合同部提出审查意见报局长批准(施工单项合同估算价在100万元以上、设备材料货物采购50万元以上、技术咨询20万元以上的项目立项应经局长办公会批准)，并向合同项目归口管理部门发出书面立项通知。

2)施工详图审查。由合同项目归口管理部门将施工详图提交给工程技术部进行审查，工程技术部将审查后的图纸及审查意见分送计划合同部及有关部门。

3)选定承包单位。施工单项合同估算价在200万元以上、设备材料货物采购单项合同估算价100万元以上、技术咨询50万元以上的项目，原则上应通过招标方式选定承包或供货单位，由计划合同部牵头，与合同项目归口管理部门共同办理，按招投标办法实施。个别特殊应急项目(如防汛工程)，可经局长办公会研究指定承包单位。

4)施工组织设计及预算审查。承包单位编制的施工组织设计，由合同项目归口管理部门提交给工程技术部，由工程技术部负责组织审查。

承包单位报送的施工图预算或投标报价，由计划合同部负责审查。在审查过程中，应严格建立审核、复核制度。

经招标领导小组同意成立评标委员会的工程项目的施工组织设计方案及投标报价，由评标委员会负责审查，并由评标委员会提出评标意见报招标领导小组批准。

5)合同文稿的拟定及批准。合同文稿由合同项目归口管理部门负责起草，计划合同部负责组织审查，根据合同类别、性质，分别送工程技术部、物资材料部、财务部、项目监理单位等依次会签，并报建管局分管合同的副局长审定。实行招标的项目报招标领导小组审定。

6)合同签订前的批准。合同签订前，由项目归口管理部门的分管副局长向局长汇报并获得批准。重大合同和局长认为应由局长办公会研究的合同，经局长办公会研究批准。实行招标的项目报招标领导小组批准。

7)合同的签订。合同文稿批准审定后，由项目归口管理部门校对无误后方可签订合同。合同的签订应由双方法人代表签字，也可由法人代表授权代理人签字。结合工程情况，重大工程项目合同由局长签订，一般工程项目合同授权分管副局长签订。

8)合同用印。所有签订的合同，统一加盖合同专用章，由计划合同部保管。

9)合同编号。引嫩扩建工程所签合同，均有统一编号。为了使合同编号规范化，合同签订后由计划合同部负责编号。

10)合同文件管理。招标文件、投标书、评标资料、合同协议、会议纪要、补遗、补充协议等合同资料，均应送交计划合同部一式两份(正、副本各一份)，计划合同部设专人登记、保管、归档，并建立合同台账。归口管理部门和财务部各一份。

11)凡属在业主管理费项目下支付的办公设备采购、设备维修等项目，若需要签订合同，由办公室为合同主管部门，并依本规定办理。

12)合同的监督。合同归口管理部门负责对合同的实施过程、履行情况进行监督检查，并在每次拨款前一周和项目阶段结束前10日向计划合同部提交合同履行情况报告。聘请监理单位的项目，由监理单位负责。计划合同部定期对全部合同的履行情况汇总，并向领导汇报合同的履行情况及在履行过程中存在的问题。

1.4 合同的签订和审查

签订合同，必须严格执行合同法、招投标法及其相关法规政策。凡项目金额达到规定数额以上的项目必须进行招标。对一些不进行招投标的零星工程，必须坚持比价择优选定承包方和合同会签审批制度，坚决杜绝暗箱操作。合同签订前业务部门联合组成资信审查小组，对合同方的资信、经营范围、履约能力等进行资信审查。资信审查小组在完成审查后，提交由成员签名的资信审查报告，并按资格预审流程报项目分管局领导审批，计划合同部存档备案。资信审核合格后由计划合同部和业务部门参照国家行业管理部门合同示范文本、立项报告及相关资料进行合同文件编制，并组织相关部门进行会审。计划合同部对合同的合法性、真实性、合理性及合同价格进行审查;其他相关部门在各自的职责范围内对合同的可行性、技术要求、质量要求、工期要求、材料供应、提交成果等内容进行审查。合同编制修定完毕后由计划合同部会同各相关部门与合同方进行协商谈判，最终达成一致。

1.5 合同的履行

工程技术部对合同执行的全过程负责，并及时向项目分管局领导或局长报告合同执行情况。合同付款应严格按合同付款条件执行，支付审批手续应按程序办理，工程进度结算由财务部审定后支付即可，竣工结算必须由分管局领导签批后支付。合同在履行中如发现遗漏、偏差等问题，工程技术部与计划合同部联系，及时与对方协商，采取有效措施，以保证合同的顺利执行，在此过程中签订的任何书面资料均与正式合同具有同等的法律效力。

1.6 合同的变更、解除

合同的变更或解除由计划合同部受理。变更、解除合同，一律采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、传真等)，不得采用口头形式。变更、解除合同未经双方书面协议前，原合同继续有效，仍应履行。因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。合同的变更与解除合同签订，必须采取各部门会签审批。

1.7 合同纠纷的处理

合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》及双方签订的合同等有关法律法规的规定妥善处理。可采用协商、调解、仲裁及诉讼的方式解决。合同纠纷的处理由计划合同部负责，并通知工程部、财务部、材料物资部等相关部门派员参加协助解决。双方已签署的解决合同纠纷的相关资料应妥善保管，并及时存档。

2 合同管理体会

2.1 建立合同管理台账尤为重要

水利工程涉及勘测设计、工程建设、监理、试验、咨询等方方面面，合同种类繁多数量较大，建立合理清晰的合同管理台账尤为重要。该工程属大(1)型水利工程，由计划合同部建立以合同编号为核心的管理台账，合同编号编制方法与概算挂钩，项目分类概算编制方式，内容包含合同名称、合同单位、签订日期、合同金额、招标方式、支付情况、责任人等，通过台账可以随时掌握某一合同的执行情况，还可以时时掌握整个工程概算执行情况，为工程投资控制提供时时资料。

2.2 合同管理信息化，有助于提高工作效率

该工程参建单位60余家，签订合同几百余份，为了加强合同管理，建立以计算机工作组为协同工作平台，实现办公电子信息化，最大程度地实现资源共享。这是一个以计算机网络为依托的办公系统，工程前期情况、工程建设情况、支付数据管理、合同文件管理、图库管理、科技档案管理、网络打印等工作都可以以它为平台。可以解决以往数据调用频繁，某个环节出现偏差继而影响总体资金控制的弊端。同时能够帮助领导及时、直观地了解每个人的工作状况，掌握信息平台内的第一手数据资料，实现快捷和方便地即时交流。它还提供了一个功能更强的局域网通讯工具，工作人员之间，工作人员与领导之间不需电话等设备即可方便地交流。基于网络环境的协同工作平台，能够更好地降低工作强度和加快沟通交流速度，提高工作人员的工作效率。