浅议商务英语函电的清楚原则*

吕辉芳(山西财贸职业技术学院，山西太原030031)

浅议商务英语函电的清楚原则
*

吕辉芳
(山西财贸职业技术学院，山西太原030031)

我们要了解与熟悉商务英语在哪些情况下要用到函电，对国际间的贸易往来起到桥梁的作用。所以要根据一定的规则进行这种函电，写作具有一定水准的英语函电要对其基本的规则做深入的了解，人们在写商务英语函电时，主要运用了清楚原则。本文以商务英语函电的特点、清楚原则及其应用、不断在选词与书写句子这几个方面做出了说明。

商务英语;函电;清楚原则

在进行商务活动中，要用到英语函电，我们要熟练掌握它的用法与所遵循的原则，因为在国际贸易往来中，人们经常用到它。除此之外，人们还要用它来建立贸易往来关系。我们一般要遵守Clearness(清楚)、Courtesy(礼貌)、Conciseness(简洁)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Concreteness(具体)、Consideration(考虑周到)这样七个原则，这里的清楚原则是这样七个原则中最重要的一条原则。现在的商务英语函电有了各种进步，下面我针对清楚原则进行研究并和大家做如下的讨论与分析，人们对清楚原则的运用较多，它在商务英语函电中的利用率非常高，在进行国际性的贸易往来中，利用英语函电较多，在函电中对清楚原野则的运用，是时提高了写作者的应用水平。

一、商务英语函电的特点

商务函电在写作过程中主经是考虑了它的实用效果，通过英语函电可以使有商业交往的双方进行沟通，完整与准确地传递相关的经济信息，但不是为了展示语言与文字的华丽，所以在翻译与使用时用比较专业的行话、专业语言，在进行翻译与写作时，对一些专业性强的术语进行精确翻译.对文章的语气要注意，做到有礼貌、诚恳、表述要清楚，对书面语言的使用要做到简洁化、规范化。使用专业的商业语言，要有商业信函的特点，尽量不要使用会有分歧的语言，对长句子的要求是做到条理清晰，表达清楚，并且要符合“7C原则”，也就是Clearness(清楚)、Courtesy(礼貌)、Conciseness(简洁)、Correctness(正确)、Completeness (完整)、Concreteness(具体)、Consideration(考虑周到)，这样几条原则。

二、商务英语函电的清楚原则

清楚原则具有三个层面意思，第一层意思是句子是独立的;第二层意思是句子与其它的句子有隐含的关系，通过上一句话或者下一句话才可以解释这一句的意思，第三层意思是直接、简单的表达。只有做到言简意赅才不至于发生误会，同时也避免了一些贸易上的纠纷。

三、清楚原则运用的几个方面

1、词语的用法

(1)词语的准确无误

当你对想表达的问题有了明确的认识以后，需要进行表达的时候，在写作时首选清晰和简单的词语，必须使你要传达的信息能够准确无误。不能用太复杂、太深奥的词汇。一部分函电写作者喜欢写一些复杂、深奥的词汇，他们认为这会让对方感觉写信人的诚意，也能看出写作人的写作水平，这一点是很关键的。但是，对于那些难以读懂的词语会让人感觉到一定的难度，在理解上有歧义产生，通常情况下，写商务英语函电时，要选择一些比较容易理解、通俗性较强的词汇。

(2)代词的指代

代词所指代的人、事、物及关系代词所表示人、事、物存在一定的逻辑关系。没有特殊的情况，代词与关系代词都是与后边较近的名词产生修饰与被修饰的关系，遵循就近的原则，它们所提到的人或事的数量具有一致性。一定要合理且正确地运用这些代词，使分歧减少。比如:They informed Mr.George and Clinton that they would receive a full answer in the future.我们一起来分析句子中的“they”，这两个代词“they”第一个和第二个分别代表或者说是指代了什么，第一个和第二个所指代的是不是同样的人人呢?这给了我们许多的问号，在理解上产生了分歧，这主要是写函电的这一方没有运用好清楚原则。怎样才能够清楚地表示?这里的原意是:Mr.George and Clinton这两位先生会在将来会得到一个满意的答复，那么正确的句子应该是:They informed Mr.George and Clinton on that the latter would receive a full answer in the future.“the latter”指的是“Messrs.Smith and Richardson”，后边句子中的指代变得清楚明了，句子的本意也比较清晰了。

(3)句子中的修饰词位置

英语句子会因为修饰词的存放关系而有所不同，相同的可以起到修饰作用的词因为位置的不同，它所要求表达的意思及中心句就会有所不同。下面观察以下两个实例:①They can supply 233 tons of the item only.②They can supply only 233 tons of the item.在第一句中，“only”中是修饰了“the item”，对所提供的项目进行了描述，里面不包含别的项目。在第二个句子中，“only”对“100 tons”做了修饰，阐述了只能提供233吨，不会有更多的数量。因此，修饰词会因为句子中的不同位置而生出其它的意思，因为后面被修饰的词有所不同，意思会发生很多意想不到的效果，所以我们更要注意商务英语函电的书写。

另外，修饰词在位置上的要求较高，比较靠近它要进行修饰的词语。现在对下面两个句子进行分析:①We bought a digital camera in a big shop in Shanghai which costs $21.80.②We bought a digital camera for$21.80 in a big shop in Shanghai.“$21.80”是修饰“digital camera”，表明这一种数码相机的总价格，必须和它所修饰的词语“digital camera”靠近。在前边一句中“which costs$21.80”要移到“digital camera”的后面。第二个句子没有涉及到定语从句的问题，对“for”进行了运用，带出了数码相机的价格为“$21.80”，只有确定了修饰词所需的位置，整个句子会更简洁、清楚、易懂。

(4)句子的逻辑结构

在商务活动中，较多情况下需要用到英语函电，只有是写作之人，在进行写作时，一定要做要简明扼要，进行写作是一定让对方清楚自己所表达的意思，说明要具体、详细，容易弄懂意思，让有商务往来的对方读懂自己的意图，可以使读信人利用较短的时间清楚自己所表达的意图，使对方可以完全理解我方的具体内容，所以，在商务英语信函授，要运用严谨的语句做简单的叙述。写信人的思维要符合一定的逻辑，在英语函电中，对内容的组织要注意段落间的逻辑关系，除了符合一定的逻辑以外，还要注意语言的缜密性，要让读信的感觉清晰，紧紧围绕这样的主题意思，做进下的表述。在表达时要选择什么样的句式是非常关键的，为了做到言简意赅，一定要选择那些比较简单和直接的句式，比如，在英语函电中，可以运用主动句式，一般不要选择那种被动句式。在句子的连接与段落的连接上，可以注意选择一些不可缺少的短语或者是连词，让对方容易理解。

另外，要想表达清楚意思，首先要做到重点突出，读信的人就不会将重要的信息遗漏。当我们要写商务英语函电的时候，还要对句子结构进行调整，对需要强调的部分做到突出。

4、语言要力求规范:对外贸易越来越繁盛了，外贸函电的语言也越来越趋向于规范化，这就对大家的所选词汇、所造的句子、所用到的语法、单词的拼写及标点符号不断地提出较高的要求，这样使语言更规范并且更合乎习惯，并且，各种商务活动的法律、法规和惯例的使用受到了约束以后，也有更加明确和规范的规定。

5.在内容上更要简明:在写外贸函电时，要做到生动，具体及明确，尤其是想让对方做出比较明确反应的函件，或者是想答复对方提出的某些要求或者某些问题的信函，有些是用于报盘和承诺，要将信函写得清清楚楚，没有艰涩难懂的地方，使收到信件的人看了以后不会产生误解，不会误解写信人所要表达的总体意思，要用相对较少的文字做一些完整、清楚地表达所需要表明的某层意思。

三、结语

本文首先对英语函电的原则做了简单的说明，重点分析了清楚原则在应用在商务英语函电中，主要是平时注意了词语的选择，和句子的组织与书写做了深入的分析，并且总结了以下心得体会:1、在写作的过程中要选用简单的词语，要注意代词的所指代的对象;2、在句子的表达是要求突出重点，对重点突出了还要具有相应的连贯性。英语函电所具有的这些特点主要是由外贸英语的所需的语境与交际所需进行决定的。它的这些特点具有一定的客观性，这给人们在使用外贸英语时提出了一定的要求，也就是一定要遵守它的语言表达方面的种类，加强外贸语言方面的表达作用。在进行英文函电书写或者对其进行翻译时，要以这些规律和特点为出发点，注意中英文写作中在表达方面的不同，争取达到对字词的运用要得体，语气和句调要相似，做好做准信息的传达，给商务活动起到语言桥梁的作用。

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