高校学生档案管理工作探讨

王桂岩

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

高校学生档案管理工作探讨

王桂岩

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

高校学生档案管理是高校档案管理工作的一个重要组成部分，它是规范学生管理、培养合格人才和掌握学生情况的重要凭据，加强高校学生档案管理，有利于深化教学改革，提高教学水平，增进办学效益；有利于维护学历、文凭的严肃性和权威性；有利于为毕业生提供全方位的服务.因此，加强对高校学生档案的管理，正确认识高校学生档案管理方面存在的问题，是高校档案管理工作者值得探讨的重要话题.

高校；管理；学生档案

高校学生的档案在所有高校档案中占有重要的地位，它记载了每个学生在校期间学习的基本情况，客观地反映了每个学生在校期间德、智、体、美等方面发展状况，是学生在校生活、社会实践的真实记录.它的建立要经过一个漫长、复杂的过程，是一个人档案是不可再生的，大学时期的档案尤其重要，也是人一生中最宝贵的资源.不论是就业还是学习，学生档案都能够提供详实的客观的资料，在工作后的考核过程中也是很重要的一部分.都是晋级竞争等的主要依据.本文就高校学生档案利用现状、存在问题及管理对策提出了自己的看法和建议，愿与同行共同探讨

1 高校学生档案的现状分析

1.1 形成的周期长容易造成材料不齐全

首先，由于高等学校大学生档案的形成需要一个很长的周期，一般都需要四年或更长的时间.一般情况下，大学生入学了，学生档案就开始形成了，在四年大学的学习生活中，逐步来完善学生档案材料.因此，材料是分散的，那就很容易产生疏漏，造成材料不够齐全.其次，大学生在读书过程中处于一种动态的学习过程，学籍等方面都是处于不断变化中.因此，学生每个学年度的材料都要从学生每学期考试后进行收集，对学生成绩进行记录.对个别考试不合格学院重新补考的学生成绩的登记尤其要谨慎处理.还有个别的学生因为各种需要会有休学、参军入伍等等原因，产生学习时间空间的变换，还有的学生会产生专业的变动.另外，为了适应现今的竞争局面，学生们为了拓宽知识面，增强技术技能，也参加了各种第二专业的学习，考试.在诸多情况的变化中，及时准确地做好档案记载是一件非常费心费力的工作.哪个环境出了问题，就会给今后的档案资料查找带来很多麻烦，而且会产生难以弥补的损失.

1.2 信息量不足无法满足当今社会各方面需求

现今社会对高校的学生档案要求越来越宽泛，而大多数学生档案的内容却比较缺乏：首先就是缺乏学生道德品质和思想素质方面的内容材料；比如，用人单位非常重视的涉及生活作风、银行及网络等方面诚信方面的档案材料违反纪律的材料等等.其次是缺乏组织能力和反映管理才能的材料；例如，有些学生在大学期间表现优异，经常参加各类竞赛、参加学生会或团委等学生工作、积极参加学校的大型活动等等.而我们的大学生档案中恰恰缺乏者方面的材料.再次，反映大学生实践能力等方面的材料不足.比如，校内校外的见习、参加社会实践等等方面.因此，在学生毕业鉴定材料中也是缺乏的.第四，反映大学生重要学习成果的大学生的科研能力和学术水平材料也很缺乏；例如，大学生在校期间在各类学术期刊上发表的有价值的学术论文、参加大学生科技制作以及各种竞赛的材料.以上种种，使得学生档案简单空洞，可用度随时下降.也就无法满足当今社会各行各业的.

1.3 大学生档案的可靠性和真实性受到挑战

现今以假乱真的各种证、照、票据的现象非常普遍，也严重影响了人们对大学生档案的真实性的信任度.认证大学生的档案材料也成了当前各个用人单位首当其冲的必要程序.因为当前就业压力等方面的原因，某些毕业生为了实现个人的所谓理想，不断“挑战”诚信底线，为了出人头地，涂改学习成绩，办理各种假证书假证明.于此同时，还有的人就在校期间的受各种处分的材料就成了所谓的“污点”，采用各种手段急于删除，学生学籍档案造假几乎成了产业化一条龙，使人真伪难辨.档案材料的可靠性和真实性受到了前所未有的挑战.

2 高校学生档案的利用状况

高校档案信息资源的开发和利用是高校档案管理工作的最终目的，而学生档案又是高校各种档案中的重要组成部分.因此，做好高校档案中学生档案的开发和利用是高等学校档案室的职责.档案的利用率是档案工作成绩的重要标志之一，学生档案在高校档案中占有重要的比例，利用率也是最高的，使用非常频繁，大约达到所以档案利用数量的百分之八十.这主要是随着社会需求的不断增加的结果.现阶段高校学生档案使用显现了新的特点.

2.1 使用率在逐年增长

针对我校的档案利用情况，对档案的利用频率进行了统计：2009年456人次、1431卷次；2010年556人次、1831卷次2011年840人次、3283卷次.以上情况表明，学生档案的利用率在逐年增加.

2.2 学生档案利用的范围在不断地扩大

以前查学生档案的是毕业后的学生来查，而现在又增加了用人单位对毕业生档案进行审查，还有相关的管理部门查阅，与毕业评估有关的部门也查等.

2.3 利用内容在不断地增加

近些年来假学历、假文凭不断涌现，过去要证明个人的材料只需单位负责人出具证明，而现在为了查明真伪，一个大学生的档案可能需要查询原始的大学生录取名册，进而审查学生学习过程中的考试成绩，鉴定学籍的真伪，审查毕业生登记表等相关材料.

现今的大学生毕业后有的进一步考研深造、出国求学以及评聘职称需要认证等，选拔人才，特别是大学毕业生，用人企业、事业单位或国外用人单位都会以大学生档案为依据，因此，大学生档案的使用也就会很频繁了.另一方面，由于个别大学生毕业后对档案保管不善，致使大学毕业证、大学生个人档案相关的学籍证件丢失，或由于某些档案保存部门的工作疏忽，或大学生在转学过程中出现档案遗失现象，都必须到原始单位查找相关学生材料.但由于档案管理手段落后，它的利用仍停留在以传统查找方式为主，这样就使得档案无论是大学生本人或者用人单位在查找档案时，都要亲自到就读学校去查.这种做法不但无法满足社会各个方面对学生档案信息查询的需求，而且还给查找档案人为设置了障碍.

3 学生档案建立存在的问题

由于高校管理的特殊性，学生档案基本上是由学生本人填写的，档案的许多表格在制作上或有些问题，填写的内容一致性有些差，每个学生的操作都存在个人的理解问题.因此，每年的学生档案中，都会发现有材料不全或材料填写不规范等问题存在，给今后的考研、出国深造、就业等带来了很多影响和麻烦，因此，关于填写档案，下几个问题可作为参考：

3.1 表格填写规范

姓名是最重要的一项内容，前后填写一定要一致，特别是音同字不同的其身份证、招生录取名册、学生成绩册、学籍登记表、毕业生登记表及毕业证书、学历证书的名字应完全一致.

3.2 字迹工整清晰

凡字迹潦草难辨、随意简化、填写不全、前后日期矛盾等，都会留下后患.

3.3 档案材料齐全

学生在校期间的学习成绩、学籍表、毕业生登记表及奖惩材料，党团材料等一定要齐全完整，凡材料不全或缺少某项内容，应及时向班主任（辅导员）了解情况并询问自己应做的补救措施.

学生只有自己提高了档案意识，才能认真对待自己的档案，填写表格才能完整、准确、规范.

4 关于高校学生档案管理的建议

4.1 加强高校档案管理队伍建设，切实提高大学生档案管理人员的素质

高等学校学生档案管理是一项复杂而细致的工作，担负着维护学生档案真实面貌的重任，首先，要正确认识学生档案管理的特殊性、岗位的重要性、责任的重大性、使命的光荣性，才能对这项工作用心去想、用心去做，把这项工作当事业来做，只有这样才能在工作中不断改进、不断完善、不断提高、不断创新，做到精益求精，力求优质高效.其次，在档案管理的业务方面，大学生档案管理人员不但要熟练掌握大学生档案管理方面的政策法规，还要努力学习提高档案管理方面的专业知识技能，能熟练地使用计算机等现代化的管理设备，做到与时俱进，不断优化知识技能结构.还要保持大学生档案管理工作人员队伍的相对稳定性，激励和关心大学生档案管理人员，使其能安心本职工作，增强其事业心和主人翁责任感.

4.2 提高重视程度，增强档案意识

加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对档案重要性的认识，加强档案部门与教学部门的联系，积极主动地收集，应根据本校学生档案形成规律制定相应的规章制度、管理措施和高校档案归档的需要，高校档案部门和教学部门也要加强沟通和协调，认真收集相关材料.已发展的眼光看待档案材料收集的问题，不断在充实学生档案的内容基础上，适当做到及时有效，广泛搜罗归档，一次杜绝档案材料遗漏.

4.3 联系工作实际，跟踪收集

一个学生从入学开始，也就意味着档案收集的开始.要切实保障档案材料的充实性和实效性，档案负责人就要从学生踏进校门开始，收集学生的各种名册，从招生管理部门到教学管理部门，都要充分发挥档案管理的主观能动性，及时把每一个学生的每一个相关的资料都完完全全收入囊中.其中包括学校的招生计划表格、生源计划表格、大学新生入校后，二级学院及要相应负起责任，对录花名册以及每个班级的学生名册等，都要为档案部门开绿灯，还有能及时反馈大学生学习情况的考试成绩表、学籍学位材料、大学生就业实习的反馈信息等，都要档案管理人员辛勤工作，步步跟踪收集.保障每一份材料的完整、科学、详实.

4.4 检查验收档案收集成果

由于高校学生数量逐年增加，大学生档案的管理内容有比较多，范围也很广.要防止档案收集和填报出现问题，档案负责人员要及时进行逐项检查，及时发现问题及时解决纠正.这样，不仅降低了档案管理工作人员的劳动强度，也简化了查询过程，且使档案管理人员的工作简化了程序，大大提高了效率.

总而言之，学生档案的管理工作是一项涉及到学生个人、高等学校和社会各个方面机构等多方面的服务工作，当产生大学生毕业生就业、大学毕业证丢失、出国深造、提干晋级、职称评聘和学历认证等一系列问题，都离不开学生档案查询认定.高校只有运用科学的管理办法、更现代的管理技术手段、更合理的管理思路，充分健全和完善学生档案的管理，就能做到有利于改进高校教学，提高教学质量和管理水平，真正做到杜绝假学历假文凭的产生，维护高等学历和文凭的权威性和严肃性.总之，只有科学管理高等学校大学生档案，提高档案部门服务质量，学生档案就能走出校门，发挥潜能，满足学校和社会需要.

〔1〕李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（7）.

〔2〕解颖娴.高校学籍档案管理存在问题与解决对策[J].宿教育学院学报，2008（1）.

〔3〕王少君.高校教学档案的科学管理利用[J].大连民族学院学报，2004（2）.

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