会计信息化档案管理调查与思考

青岛理工大学 郝金岩 王洪敏

一、会计信息化档案管理存在的问题

（一）只保存传统的纸介质档案，不保存磁介质或者光介质档案（又称电子档案） 有的单位虽然实行会计信息化很多年了，但是，档案管理部门却一直按照手工记账时代的习惯，只保存纸质档案，对于电子档案，或者由财务人员人员自己保存，或者财务人员自己也不备份电子档案。首先，根据财政部《会计电算化工作规范》，“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据”。其次，由于实行会计信息化后，凭借计算机具备的能够在海量数据中快速检索的优势，利用电子档案检索数据时，在准确性和快捷性方面明显优于纸质档案。同时，由于某些财务软件的开发不规范，不完善，打印出来的纸质档案有缺陷，可能会不利用查询甚至无法查询。因此，实行会计信息化后，除了纸介质档案外，还应保存电子档案。

（二）没有配备适于电子档案保存的特殊环境 有的单位虽然保存了电子档案，但是，电子档案的保存环境却不符合要求。有的把载有会计数据的光盘、磁带等随便扔在铁皮橱里；有的库房周围存在强磁场环境；有的库房每天有长时间的日光照射等，这样的电子档案的保存环境对电子档案的安全构成了极大的威胁。纸质档案保存需配置专用档案铁皮柜，所有会计档案入柜保管，这样能够做到防火、防潮、防虫蛀鼠咬。但是，由于电子档案的载体磁介质、光介质的自身属性，在保存这类档案时，不能简单的用这种普通铁皮柜。因为磁介质在强磁场条件下会消磁，光介质在高温或长时间光照射或尘土影响后介质载体会发生化学变化，导致电子档案失效。因此，对于整理、利用、保存这类介质档案的房间应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等能够导致磁介质退磁或消磁的设备；档案库房建筑应设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；要定期净化空气，除尘；档案载体存放时应设法保持电子档案载体的平直度，避免档案载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响而失效，以保证财会信息再现的准确性。要单独购置专用的防磁柜等专用保存设备。同时，由于此类档案失效后不容易发现，因此，要定期检查，定期复制，对重要的档案要双备份甚至三备份并存放在不同的地方，以保证数据的安全。

（三）电子档案保存不完整 在《会计电算化工作规范》中，提出“通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合的会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管”，因此电子档案一般包括数据光盘（或磁带等）、财务软件安装光盘、加密狗、财务软件序列号、软件文档资料（如软件手册、自开发软件的文档资料）等，绝大部分的单位只注意保存数据光盘（或磁带），其他部分根本不保存或者保存不全。电子会计档案是在特定的软硬件系统中生成的，要查阅会计数据也必须在那种特定的软硬件环境中进行。失去了特定的软硬件环境，电子档案便无法查阅，也就失去了档案管理的真正意义。因此，生成电子档案的软硬件系统包括软件系统的安装光盘、软件序列号、加密狗、软件说明书等也应随同电子档案一同保存。同一软件的版本升级也要注意这个问题，因为同一软件的大的版本的升级，有可能会较大的改变原来的软件环境，如序列号的更改，数据库结构的变化，都会引起原来的电子档案无法在新版本环境下利用，要查阅旧版本的电子档案，必须能够还原到生成旧版本电子档案时的软硬件环境。因此，同一软件的升级，也要注意保存各个版本的安装光盘，序列号等。相对应，电子档案在保存时应明确标注使用环境，如软件名称、软件版本，序列号等。

（四）借阅电子档案时，轻易将电子档案带出档案室 对于传统的纸质档案，经过一系列的手续，如领导审批、借阅人签字后，可将纸质档案带出。对于电子档案原则上不予外借，尤其对于那些既可读又可写的档案，一是为了避免带出后被修改，二是由于电子档案的不可直观性，一旦电子档案被感染病毒，载体被破坏，轻易不会被档案管理人员发现。因此，务必采取复制副本的办法，用完后同样要将副本归还，以免泄密。

（五）财务、档案的上级管理部门对电子档案的存档监督检查力度不够 对于传统的纸质会计档案，上级管理部门都有严格的管理制度，比如，账簿、凭证的装订格式、档案盒的强制要求、账簿的页码编号。但是，对电子档案，上级管理部门却没有更加严格管理制度、监督制度、检查制度。因此，许多单位对自身的会计电子档案的管理较为松散。

二、会计信息化档案管理规范措施

（一）提高财务部门、档案管理部门的人员素质 促使财务人员、档案管理人员加强对财务电子档案相关知识的学习，加强计算机专业技术的培训，加强网络知识的培训，了解电子档案的特点，比如，了解光介质载体和磁介质载体的不同特点，光介质在什么样的环境下容易失效，磁介质载体的保存应避开强磁场的影响，如何复制电子档案等。有条件的单位尽可能配备既懂计算机技术、网络技术又精通档案业务的复合型的管理人员，切实提高电子档案的管理水平。

（二）上级管理部门应当同管理纸质档案一样加强对电子档案的管理、监督和检查 目前对纸质档案的管理，上级管理部门制定了相当完善的监督检查措施，如纸质档案的页码编制、纸质档案的装订、甚至纸质档案的档案盒都考虑到了环保的要求。因此传统的纸质档案相对来说管理较为规范、严格，这在某种程度上得益于上级管理部门的监督检查力度。上级管理部门应当同管理纸质档案一样，制定单独且完善的电子档案的管理、监督、检查措施。因为与纸质档案管理不同，电子档案需要独有的一套管理方式和相应的管理规范。传统的档案基本上靠人工管理，而电子档案的管理必须借助于计算机应用系统才能实现。应当制定电子档案归档的强制措施，同时，财务部门应当同档案管理部门配合，共同制定详尽的保管、利用、借阅电子档案的办法以及电子档案的归档范围，并以此作为上级管理部门监督检查的基础，以促进电子档案的健康有序的发展。

（三）加大资金投入，更新电子档案管理环境 加大档案管理的资金投入，购置必要的存储设备、计算机、网络安全防护设备。同时投入资金引入先进的管理技术、方法和手段，积极利用先进的科研成果，使用现代电子信息技术特别是网络信息技术，充分运用电子计算机检索档案、建立网络化电子档案管理系统，充分开发利用电子档案信息资源，挖掘和利用档案的潜在价值。这样才能做到电子档案管理的科学化、信息化、规范化，使电子档案管理工作同传统档案管理工作一样在贮藏、保护、提供充分利用等各方面达到相当高的水平。

在前文中所讨论的财务电子档案的管理，以本人拙见，只是电子档案管理的初级阶段，还仅局限在档案室用一个合乎条件的存储空间，将电子档案的载体有效的保存起来，保证档案的简单使用。将来，可以对现有的纸质资料，尤其是原始票据，重新组织加工，运用扫描影像技术、微缩技术等高科技手段，制成影像资料，做成新的电子档案，真正实现会计档案无纸化。这样人们在查询原始票据时，就不必到档案室调出纸质档案，可以通过财务档案网络信息系统，实施远程在线访问，这样就实现了财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。再进一步，可以建立区域性的、行业性的财务档案管理中心，财务档案管理中心制定统一的信息编码标准，基层单位将最原始的票据资料扫描，同财务软件系统的电子数据整合，再加工，或者将基础的原始票据影像资料直接融合到财务软件系统中，成为财务软件系统数据的一部分，集中归档存储。相关部门如税务、财政、审计、上级主管部门在自己的授权范围内，通过网络访问电子档案数据库，实施自己相应的监督和管理职能，真正做到财务档案的信息共享。