中小企业ERP系统应用研究

河北科技师范学院 马丽萍

一、中小企业实施ERP系统分析

（一）实施ERP系统的必要性 具体包括：一是满足企业参与市场竞争的需要。市场经济永远充满竞争。尤其从2007年爆发金融危机以来，世界范围内市场需求不振，各国企业产能过剩，产品供给严重大于需求，企业之间竞争尤为激烈。中小企业之所以能在激烈的市场竞争环境之中求得一席之地，依靠的是通过提供差别化服务占据某一细分市场、灵活的生产经营方式、快速的资金周转，以及微利订单来实现。上述目标的实现，离不开准确、快捷的业务信息、财务信息和科学合理的决策方案的支持，这些信息和方案的获得都是手工管理方式的短板，但这恰恰是ERP系统的强项，借助于强大的计算机处理能力和数据库管理技术，企业可以轻松的实现财务业务一体化处理，获得全面、系统的管理信息；借助于决策模型，可以从海量数据中自动提取数据，生成实施方案，帮助企业决策。二是满足企业经营管理的需要。相比于大企业，中小企业规模虽小，业务量虽少，但企业生产经营活动所涉及的经济业务内容并不少，原料采购、产品生产与销售、存货管理、资金运作、全面质量管理、财务管理等活动贯穿于企业活动的全过程。中小企业在管理过程中经常出现基础管理不扎实、部门管理不协同、战略管理不到位等情况，一个重要原因是信息不对称、不通畅、不集成。通过实施ERP等管理信息化工程，利用计算机的准确性、客观性，借助网络的及时性、公众性，可使企业的信息流、资金流、物流和工作流集成和整合，从而硬化基础管理，集成部门管理，优化战略管理，实现决策过程科学化、工作流程科学化、员工行为科学化，极大地提高企业的全要素生产率，提高企业的资源配置效率和竞争能力。另外，通过ERP软件程序的自动检测控制功能，可以提高业务处理质量，促进相关工作规范化，提高经济效益。三是满足企业适应信息化社会的需要。信息技术、网络技术的快速发展给人们的生活带来了很大的影响，政府办公信息化、产品营销网络化、信息传递电子化等，都对企业实施ERP工程起到了极大地促进作用。政府管理部门通过网络等现代化的信息传递系统，可以及时对企业的生产经营活动进行监督与管理；客户、供应商可以通过电子商务系统加强与企业的沟通和联系，实现网上营销；投资者和债权人可以浏览企业网站，了解企业的财务状况和经营成果。借助于ERP系统，企业极大地增强了与外界的联系，开拓了生存空间，广泛参与到世界经济竞争之中。

（二）实施ERP系统的可行性 具体包括：一是软件系统来源广泛。目前国内市场满足中小企业实施ERP系统的产品非常多，比较知名的包括用友公司的ERP-U8、用友通，金蝶公司的K/3、KIS等的产品、国外品牌有SAPBusiness One、Oracle等产品。这些软件产品经过了国内外公司多年的使用，产品功能完善，质量可靠，使用方便，软件公司实力强大，售后服务有保证。这些产品非常适宜中小企业使用。二是人力资源满足企业需求。高等教育经过10余年的快速发展，大量的财经类毕业生不断地走向市场，其具备了丰富的专业知识，具备了从事ERP工作的素质和能力，为中小企业实施ERP提供了人才保证。三是实施模式灵活多样。中小企业经济实力相差迥异，管理水平参差不齐。实施ERP时，可以从自身的经济实力、管理人员业务处理能力等实际情况出发，采取灵活多样的实施方案。

二、中小企业ERP系统实施方案

（一）采用在线租赁方式实施ERP 所谓在线租赁模式实施ERP，是指ERP软件服务商提供软件服务平台，中小企业租用软件服务商提供的ERP软件服务平台，直接在网络上运行ERP软件来完成业务核算及其他管理工作，而ERP软件服务平台的组建、运行管理、系统维护等工作都由软件服务商负责。这种应用软件服务模式被称为在线租赁ERP系统方式，也叫ASP（Application service provider—应用服务供应商）模式。在线租赁模式的优点体现在三个方面：一是降低ERP系统实施风险。采用在线租赁方式时，企业和软件供应商签订租赁合同，支付使用费，经软件服务商授权后，通过网络登陆ERP软件平台开展业务处理，企业只要购买一台微机，连接上网络可以随时登陆系统进行业务操作，使用方便。相比于投入十几万、几十万元资金购入ERP系统而言，大大降低了系统的实施风险。另外，现行的ERP软件都遵循《信息技术财务软件数据接口》标准，不同厂商的ERP软件之间能够实现数据传递和转移，这样企业就可以随时更换不满意的软件服务商，解决了企业的后顾之忧。目前用友、金蝶等软件公司都提供了该类型的软件服务。二是使用灵活方便，降低管理难度。采用在线租赁模式实施ERP时，企业可以根据需要灵活选择软件服务供应商、选择需要的功能模块，全天24小时登录系统。更重要的是，企业可以通过网络实现远程登录，进行异地办公。在线租赁模式下，ERP系统的维护升级、日常运行调控等工作都由软件服务商负责，企业只需要做好系统使用方面的管理工作，如业务人员培训、业务人员的日常行为管理、数据档案的管理工作即可，这样企业就减少了大量的ERP系统的管理工作，从而降低了企业的管理难度，降低了相关操作人员的业务能力要求，切合中小企业管理工作的特点。三是有助于企业合理使用资金。对于一些小型企业而言，自身的经济实力非常有限，生产经营活动的方方面面都需要资金。就目前的经济环境而言，小企业融资贷款非常困难。在线租赁模式不需要企业组建ERP系统，只需要配置一台能上网的微机即可，从资金投入来看，1万元左右的硬件投入和适宜的软件使用租赁费即可满足企业需要，这对于中小企业而言是完全有能力做到的。这样既满足了企业实施ERP，又便于企业合理使用资金。在线租赁模式的缺点主要表现在：一是信息安全性存在隐患。企业的各项业务信息存储在软件服务商提供的服务平台上，由软件服务商统一管理，企业信息的安全性受到服务商管理水平的限制而存在安全隐患；另外，服务商的系统管理人员、网络高手可能会登陆到服务平台浏览企业信息，这样企业的信息安全性也可能存在隐患。二是软件功能不能充分满足企业需要。软件功能面向大多数用户需求设计，软件虽然具有自定义功能，但软件服务供应商考虑到系统维护管理及其他方方面面的情况，最终提供给用户的功能不是非常多，这样企业使用起来可能不太方便。

（二）企业自己组建ERP系统 企业自己组建ERP系统，是指企业购买实施ERP系统所需要的各种硬件设备和软件系统，配备系统操作人员完成各项业务处理，企业自己负责ERP系统日常运行、系统维护等工作。该方式优点主要表现在：一是业务信息安全可靠。ERP系统的运行管理及维护等工作都由企业内部人员才能接触到，在企业严格的各项管理制度的控制下，最大限度的避免了无关人员的恶意访问，保证了企业业务信息安全完整。二是ERP系统能够充分满足企业需要。企业根据自己的需要灵活配置计算机硬件和ERP软件，组建适宜的系统运行模式，还可以根据企业需要进行软件二次开发，这样从功能上就能充分满足了企业的需要。三是使用灵活方便。企业可以实时进行业务处理、信息查询，使用起来方便灵活。该方式的不足之处主要表现在：一是需要企业有较强的经济实力。组建ERP系统时，需要购买硬件、软件，选聘、培训业务人员，这些都需要较多的资金投入。如果企业实力较差，较多的资金投入可能会对企业的生产经营活动产生冲击。业内流传一句话“不上ERP是等死，上ERP是找死”，后者说明的就是组建ERP系统需要较多的资金投入对企业产生的不利冲击。二是对相关人员的业务素质提出了更高的要求。首先，企业管理人员要对ERP系统有正确的认识，合理规划资金投入和使用，并制定规范的管理制度，如操作管理制度、档案管理制度、岗位责任制度等；其次，业务操作人员了解ERP系统的工作原理，要熟练使用ERP系统，并能简单处理系统运行过程中出现的各种问题，掌握基本的计算机系统维护知识。

（三）两种方式的适用范围 通过对在线租赁方式和企业组建ERP系统方式优缺点的比较就会发现，两种方式的优缺点刚好相反：租赁方式具有投资少，实施风险低，降低企业管理难度的优点，但信息安全性差，软件功能较少；组建方式的优点是信息安全可靠，软件功能能够充分满足企业需要，但投资较多，实施风险较大，要求企业具有较高的管理水平。通过对中小企业的综合分析可知，在线租赁方式比较适合于规模小、经济实力弱、处于初创阶段的小型企业使用，而企业组建方式更适合于规模较大，经济实力较强，管理制度健全，管理比较正规的中小企业使用。

三、中小企业实施ERP系统的原则

（一）以人为本原则 ERP系统只是一种管理工具，不能代替管理本身，而人才是企业管理信息化能否成功的最重要因素，没有精通ERP系统的优秀人才，任何ERP系统也无法正常地运行。ERP的实施是一项系统工程，企业人员素质对项目成败影响巨大。企业必须重视人才的培养，这是ERP实施的组织保证。只有具备了运用现代信息技术的人才和高品质的ERP系统，ERP系统才能真正发挥作用，也只有这样，企业信息化建设的战略目标才能顺利实现。

（二）满足需要原则 实施ERP系统的基本目标满足企业经营管理的需要。不同类型及规模的企业，对管理信息的需求程度及侧重点不同。不同品牌的ERP软件在供、产、销及各管理环节提供的核算与管理功能相差迥异，参差不齐，企业不论选取何种ERP系统实施方式，一定要对ERP软件有正确的评价，结合企业自身业务活动的特点，选择功能上能充分满足企业需要的ERP软件，而非一味好大好全（功能强大齐全），造成不必要的浪费。

（三）分步实施与系统规划原则 ERP系统的实施涉及到企业的每一个业务流程、每一个管理流程以及每位员工。实施ERP系统的时候，既要有总体规划，按管理上的急需程度和实施中的难易程度等确定优先次序，又在效益驱动重点突破的指导下，分阶段分步骤实施。一方面，应首先实施最基本的功能，让系统尽快运行起来，然后再随着企业实际情况的变化和ERP应用经验的积累，扩大应用范围，逐步完善；另一方面，必须对ERP进行系统规划，不断挖掘，完善和优化ERP系统功能，对ERP进行不断的深化应用和升级改进，以满足企业的需求。

［1］中国就业培训技术指导中心：《ERP工程师职业能力认证培训教程》，人民邮电出版社2007年版。