差旅费报销单据金额填写浅议

东营职业学院 宫风杰

一、差旅费报销单据金额填写的相关规定

差旅费是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用，不同单位或部门对差旅费的具体开支范围的规定可能会有所不同。根据一个单位或部门的具体规章制度，规定限额内的差旅费可以按照一定的程序凭据报销。单位工作人员因公出差需借支差旅费时，应首先到财会部门领取并填写借款单，按照借款单所列内容填写完整，然后送所在部门的领导和有关人员审查签字。各单位可以根据需要使用统一的“差旅费借款结算单”，也可以使用普通的借据或者借款凭证。出纳员根据单位内部规定的审批权限和程序，对借款单和付款凭证进行审核，认为手续齐备并符合制度规定要求的即可予以支付。财务部门根据借款单编制现金付款凭证，其会计分录为：借记“其他应收款——借款人名字”，贷记“库存现金”。

出差人员回到单位后应及时办理差旅费的报销手续。首先，出差人员到财务部门领取差旅费报销单，如实填写报销单的有关内容，如出差事由，出发到达的时间、地点，乘坐的交通工具的车别、等级、金额等等，并将有关车票、船票、飞机票、住宿发票等有关原始凭证粘贴在粘贴单上，上附报销单，经所在部门和单位有关领导审查签字后，送财务部门，财务部门有关人员应审查单据是否真实、合法，按照本单位差旅费开支管理办法计算应报销的交通费金额、应发给的伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等，对差旅费进行结算，编制会计凭证后交出纳员具体办理现金收付。

二、差旅费报销时会计人员的会计处理

如果存在剩余的现金，则会计处理如下：借记“管理费用——差旅费”，“库存现金”，贷记“其他应收款——借款人名字”。

如果存在预借的现金不足，则会计处理如下：借记“管理费用——差旅费”，贷记“其他应收款——借款人名字”，“库存现金”。

可见，预借差旅费、报销差旅费的账务处理很简单，问题是实务具体操作中存在诸多不当之处。预借差旅费相对来说比较简单，由借款人打个借据，作为财会人员付款及做账的依据即可。通常做法有二：一是给报销人原借据的复印件，二财务部门向报销人开具一张收款收据。如张三出差预借差旅费5000元，后凭单据报销4800元，交回现金200元，对这一问题一直存在争议。实务中对此一般有两种处理方式：一是根据原借款数额5000元填制收款收据；二是根据实际收款数额200元填制收款收据，理由是确实只收到200元现金。

笔者认为这两种处理方式都存在欠妥之处。第一种处理方式中收款收据金额与实际收款金额明显不符。原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的书面证明。它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况，还可以明确经济责任，是进行会计核算工作的原始资料和重要依据，是会计资料中最具有法律效力的一种文件，原始凭证必须能够真实的反映交易或事项的发生或完成情况，原始凭证名称是对其所反映内容的约束。第二种填制方式是根据实际收款数额填制收款收据，收款收据的确真实反映了经济业务的实际收款额，但这种方式也存在自身缺陷，不能如实反映报销与原借款之间的关联关系。如何解决这个问题，笔者认为报销环节企业可将收据分为收款收据和转账收据两种类型，实务操作中，在收据右上角标明收款或转账标示即可。收据右上角标明收款字样的收款收据由出纳负责填制；收据右上角标明转账字样的收款收据由会计负责填制。收据一式三联：存根联、记账联、回执联。报销时根据具体情况分别填写收款收据（出纳）和转账收据（会计）后据以入账。承上例：

借款人预借差旅费时，财务部门根据借款单编制现金付款凭证：

借：其他应收款——借款人名字5000

贷：库存现金 5000

报销时：若正好报销5000元，则由会计人员直接填一张转账收据，金额5000元，回执联交报销人，用以解除借款人和企业间的债务，记账联据以入账。

借：管理费用——差旅费5000

贷：其他应收款——借款人名字5000

若有剩余的现金：假设报销4800元，交回现金200元，则由会计人员填一张转账收据，金额4800元，出纳填制收款收据200元，分别将回执联交报销人，记账联据以入账。

借：管理费用——差旅费4800

库存现金 200

贷：其他应收款——借款人名字5000

若预借的现金不足：若报销5200元，则由会计人员填制转账收据，金额5000元，回执联交报销人，记账联据以入账，出纳根据经办单据办理现金的支付：

借：管理费用——差旅费5200

贷：其他应收款——借款人名字5000

库存现金 200

这种处理方式即可以解除借款人与企业之间的债务，又可以反映真实的收款情况，解决了目前实务中对此处理方式存在的弊端。

［1］财政部：《企业会计准则》，经济科学出版社2006年版。