谈声像档案在高校档案中的管理规范

江玲玲

（蚌埠学院办公室，安徽 蚌埠 233030）

近年来，我国高等教育快速发展，相应的教学设备与工具也有了很大程度上的提升，在教学活动中，形成了大量的声像档案。但是在声像档案的管理上面却还存在着很多的问题，造成了大量的声像档案因保存不当而毁坏，影响到以后声像档案的再利用。为了能够使高校教育教学活动产生的宝贵档案能够更好地保存和利用，高校的声像档案管理必须要进一步提升其工作成效。

1 高校声像档案特征分析

凡是在高校各项工作活动中直接形成的具有保存、利用价值的，以底片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声音、影像为主，配套文字说明的历史记录，均属声像档案材料[1]。高校声像档案是指在高校的教育教学活动中形成的对教学有记录意义、应当保存的照片、底片、录音带、录像带、光盘等材料。是高校档案的重要组成部分。

与传统档案材料相比较，声像档案具有以下特点：直观性。声像档案能够更加直观生动地记录事物，能够以画面的形式，图文并茂、动静结合地记录和展示所承载的信息；形象性。声像档案由于基于先进的科学技术手段，所以能够超越时间和空间，将一瞬即逝的画面重新展现在人们面前，比传统纸张形式的档案更加生灵活现；易复制。声像档案因为容易被复制，这对档案的保密性造成一定难度，但是在使用过程中也更加方便；易毁性。因为声像档案一般是以感光材料、磁性材料为载体，在保存时对于环境的要求要比普通档案高，所以在保管声响档案的时候要注意这一特性。

高校在教学、科研、党政管理以及教学管理活动当中形成信息资料的声像档案具有重要的参考、保存价值。首先，在教学过程中，对具有参考意义的一些经典课程教学进行声像录制，然后记录归档。这样，在以后的教学过程中教师们可以参考经典教学课程声像资料进行学习及改进。其次，声像档案在学校发展过程中具有重要的参考价值，能够很好的帮助在校职工以及学生了解学校的发展历程、历史，在学校进行纪念会或者招生的时候都是很好的宣传资料。第三，在高校的教学评估过程当中，声像档案也可以成为重要的参考资料。第四，学校改体或合并后。很多高校在发展的过程当中会有重大转变比如从专科学校升级为本科学校，或者是学校搬迁、扩建，以及学校合并等，这些声像档案对于研究学校的历史以及演变过程都具有重要的参考价值。综上所述，高校的声像档案具有不可替代的参考价值。

2 高校声像档案管理工作主要存在的问题

2.1 对于声像档案认识不够，管理分散，归档难

高校对声像信息的记录及收集归档不够重视，没有配备专门的摄录设备，即使学校配备了摄录设备，但管理人员对声像信息记录的意识不够，不能够及时地采集一些宝贵的声像资料。高校中，声像资料一般形成于各个部门，而这些档案资料通常保管于本单位或者某个人手中，而且为了使用方便而不会转交到档案部门统一管理。很多摄录人员一般以为只有传统的纸质文件或者证件才算是档案。而在教学过程中产生的这些声像资料的档案性质认识不明确，不属于档案范围，有些人以为这些档案就是录制人员保管，更有甚者随意删除自己认为不重要的声像资料。长时间下来，随着部门的变动，人员的更换以及职位的调整，造成很多声像资料毁坏丢失。因为没有在第一时间的将声像档案归档管理，造成很多声像档案残缺不全，或者毁坏严重。严重影响了声像档案的保管和再利用。

2.2 声像档案管理不合理

声像档案管理体制不健全，管理不合理造成一些重大活动失控，声像档案流失严重。大部分高校的档案部门受多年的传统观念影响，多数档案管理人员将归档进来的声像档案编个名字，放进档案柜就结束了，而没有检查声像档案产生时间、内容以及是否有损毁等信息。定期检查是否能够正常播放，定期进行复制就更是难以做到了。有很多宝贵的声像档案资料因为没有健全的档案管理制度而没有得到应有的管理和保护，而导致没有将重要声像档案及时送交档案室归档，声像档案收集不完整，管理不完善，影响了声像档案的保管和再利用。另外在声像档案的形成前期，摄录人员的水平是决定声像档案质量的第一关。现实情况是，有的高校撤销了专门的摄录部门，将其职能和人员分散到其他部门，由于缺乏专门力量，许多摄录工作都是“临时抱佛脚”，谁有时间谁做，使声像档案质量大打折扣。经常出现有的声像资料只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容，缺少有意义的特写镜头和事件细节，没有内涵和深度。有的声像资料摄录后，没有专人及时辅以必要的文字说明(包括内容、时间、地点、任务和制作者等)，相隔时间一长，时过境迁，人事变动，也就无法记忆和认知了[2]。

2.3 声像档案保管条件差

声像档案的特殊材质，决定了声像档案的保管需要特定的环境。声像档案对温度、湿度以及灰尘等指标的要求都比传统档案资料要高得多。但是由于大部分声像档案资料分散于一些部门人手中，这些部门大都没有专门的声像档案管理制度，普遍将声像资料与传统文件一同放在普通文件柜中，而这些环境的温度、湿度以及磁性达不到声像档案资料存放的条件，使这些声像档案资料损坏或者失效，很大程度上妨碍了声像档案的保存和利用。例如有很多部门对时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带，经常私自冲洗掉改录其他内容。更令人担忧的是，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录，但已经失去了原汁原味的真实美和凝重的历史感。另外，许多声像档案形成部门，往往从个人实际工作需要出发，对尚未移交的声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。

2.4 档案管理人员专业水平不足

声像档案的有效管理需要专业的档案管理人员。声像档案管理人员除具备档案管理知识外，同时也要了解声像档案基础知识和刻录技巧以及基本的计算机网络技术，以便于将声像档案管理的工作做好。但是现有的档案管理人员普遍存在专业知识不足的现象，多数由普通文员担任或者有其他职位人员兼任。由于没有具备一定的档案管理知识，所以很难保障声像档案资料的完好保存与再利用。

3 高校声像档案管理科学化路径

声像档案是档案宗体当中的重要组成部分，并且具有重要的参考价值，声像档案的管理对于高校档案资料的利用和开发具有非常重要的意义。因为声像档案资料涉及到学校各个部门，所以要加强声像档案的管理不仅要提升对档案管理部门的宣传和工作要求，也要将声像档案资料管理的重要意义宣传到学校的各个部门、各个人员，这将大大有助于声像档案资料工作的提升。所以各高校一定要重视声像档案资料管理的宣传工作，并结合本校实际情况，针对性地普及声像档案的一些管理方式以及与声像档案相关的法律法规，使全体教职工都能够认识到在自身工作过程当中产生的一些声像资料是属于学校的声像档案，要及时送交档案处统一保管而不能够私自任意处理。

3.1 完善声像档案管理制度

俗话说的好：“无规矩不成方圆”，要想将声像档案的管理工作完全正规化科学化，全面提升声像档案的管理工作效益，必须要建立相适应的规章制度，将声像档案的收集、归档、保管等统一规范起来。声像档案从收集到整理归档都要建立完整的一套管理制度，并且针对声像档案归档后的保管也要对其借阅、利用等制定明确的管理办法，加强对档案管理人员的监管和要求[3]。对于各个部门也要将声像档案的收集、上交列入管理者的岗位职责当中，责任到人。在建立完善的规章制度的同时要注意制度的监督及落实，及时纠错、处罚。使得管理人员都提升声像档案归档意识，促进高校声像档案管理的规范化发展。例如：上海理工大学就建立了完善的档案管理制度，并且明确规定出：“声像档案工作必须纳入党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。”

3.2 提高档案管理人员素质

档案管理人员的自身素质会直接影响到声像档案的管理工作。档案管理人员需要具备高度的职业责任感和一定水平的档案管理知识以及科学技术知识。首先，应聘档案管理人员的时候严格考核其专业素质是否达标。其次，加强对档案管理人员的培训。通过多种多样的培训学习，帮助档案管理人员掌握一定的声像档案管理知识以及一定的摄录、编研能力，为高校声像档案的管理和开发打下坚实的基础[4]。

3.3 改善声像档案的管理条件

因为声像档案特殊材质对环境有一定的要求，所以声像档案的保管环境会直接影响到声像档案的保存效果。改善声像档案管理条件主要从以下几个方面入手： 第一，要安排具有专业经验、责任心并懂得拍摄技术的人来负责声像档案的摄录及初期管理。第二，因为声像档案的产生、管理和保养都需要一定的费用，所以单位领导要给予一定的经费保障。减少一盘带子反复使用的现象发生。第三，改善声像档案管理环境。对声像档案的保管要配备专库或专柜存放，要有明确的温度、湿度以及磁场范围等[5]。例如在《上海理工大学声像档案管理办法》第三部分档案管理条件中，第5条：“声像档案库房、应做到恒温、恒湿、清洁、湿度宜18-24℃，相对湿度宜35-45%，存放照片库房保持温度15-25℃，湿度55-65%；存放底片的适宜温度为13-15℃，相对湿度为35-45%；库房内昼夜温度变化不大于±3℃，温度变化不大于±5%，存放磁带、磁盘档案的须避开30奥斯特以上的磁场。”明确规定出声像档案的管理环境。

总之，声像档案真实生动的记录了高校的发展历程以及重要瞬间，是高校档案的重要组成部分，是学校的特殊资源。高校声像档案管理的规范化发展是高校档案管理工作的必经之路。

[1]黄春燕.小议声像档案存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息,2008，（23）.23-25.

[2]金莉丽.高校声像档案管理的问题及对策[J].福建医科大学学报,2006，（6）：21.

[3]杨红岩.高校声像档案管理工作中的几点思考[J].云南档案,2008，（7）：15-17.

[4]李正伟.试论声像档案管理的职能强化和机制创新[J].机电兵船档案，2009，（6）：21-22.

[5]李晖.对高校声像档案工作的思考[J].机电兵船档案，2005，（1）：13-14.