信息化视角下地方金融院校科研管理探析——以长春金融高等专科学校为例

王一婷

（长春金融高等专科学校 科研处，吉林 长春 130028）

一、背景及原因

2011年4月，胡锦涛同志在清华大学百年校庆讲话中明确指出：“全面提高高等教育质量，必须大力增强科学研究能力。要以高水平的科学研究支撑高质量的高等教育。”由此可见，科学研究在高等教育质量发展、内涵强校建设中发挥着无可替代的作用。大力发展科学研究是地方金融院校内涵强校的关键，做好科研管理工作是科学研究的基础。高校的科研工作主要是为高层次科研人才创造科研条件、组织建设创新的科研团队、不断提高研究层次和研究水平，争取高水平的研究成果。科研管理是一项长期的、复杂的系统性工程，所涉内容广泛、领域众多、数据繁杂。随着信息技术的快速发展，如何利用现有的信息化手段，实现科研工作动态化管理已经成为地方金融院校科研管理的重要课题。

作为吉林省唯一的地方性金融院校，我校科学研究工作始终围绕着为地方经济发展服务、为金融特色人才培养服务、为教学建设服务，一直秉承“服务型管理”的理念。我校科研管理工作是集项目申报、中期检查、结题验收、成果报奖、成果转化、档案整理和非密化处理、工作量化考核、科研奖励及科研统计于一体的系统性工程。

二、信息化科研管理的必要性

信息技术的发展给科研管理带来了最为直接的挑战和机遇，科研管理的信息化是科研管理工作的必然趋势，也是实现科研管理动态化的必然选择。利用现有的信息化手段，将项目基础数据、研究状态、经费管理、量化考核、档案检索、成果报奖等有效集合，以实现资源共享、快速查询、实时掌握，使科研管理动态化成为可能。

信息化的极速发展，很大程度上给人类的生存环境和生活方式带来了重大的变革。传统的科研项目管理多是通过书面介质的方式，从立项到结项各环节由一张张纸累加，相关的项目信息只能通过翻阅纸质文件，逐条查阅，费时费力，准确性也相对无法保障，导致管理中出现脱节、零散的现象，无法支撑逐年增长的科研支持力度。信息化的发展，使传统的立项整材料、汇报找材料、跟进翻材料的做法，将被逐步摈弃。科研工作者通过信息化动态管理的手段从平素重复、徒劳繁重的工作中解放出来，进而有更多的时间进行精细化管理，以使管理流程优化。因此，信息化建设成为高校科研管理的重要工作。［1］

为了适应时代信息化的要求，很有必要改革传统的科研管理模式而采取科研管理的信息化。科研管理的信息化是把信息化处理的手段和方法应用到科研管理中，一是基于网络的信息化管理科研活动；二是用信息化技术来解决动态管理中的问题。因此，科研管理的信息化实质上是在科研管理的各个环节中充分利用现代信息技术、信息资源和环境，优化科研管理模式，不断提高科研管理效率和管理水平的过程，是将其应用于信息技术与动态管理的细节中。因此，应该提高对科研管理信息化的认识，加快科研管理信息化建设，以提高高等学校科研管理水平，促进科研竞争力的提高。

三、科研管理信息化建设的内容

信息化科研管理是高等学校科研管理改革与创新的重要内容与途径。科研管理的信息化建设包括科研政策和文件的信息化处理、项目的申报和批准立项的信息化管理、科研项目成果评估及奖励管理的信息化、科技管理日常工作的信息化等，这将有利于促进高校科研管理工作的科学化、规范化、现代化和服务化。本文就项目来源信息化和科研档案信息化检索进行初探。

（一）把握特色，有的放矢

科研项目不仅是高等学校进行科学发现、服务于面向国民经济主战场的重要手段，同时是高校科研资金来源的一个重要渠道。承担科研项目的级别和数量也是一所高校科研实力和创新水平的客观标志。因此合理、有效地指导和组织高校科研人员进行各类科研项目的申报，特别是组织重大项目的申报，是科研管理工作中的重要内容，而相应的项目申报的管理就成为科研管理的核心工作。作为地方性金融院校中的管理人员掌握学校自身特色，把握各项目来源特色是做好项目申报的前提。［2］

1.学校特色

长春金融高等专科学校成立于1976年，是一所中央与地方共建、以地方管理为主的全日制普通高等专科学校，也是吉林省唯一的一所金融类院校。学校现有教师171人，其中副教授以上100人，博士12人，硕士及在读硕士70余人。学校开设国际金融、投资与理财、财务管理、保险、证券投资与管理、会计、审计实务、国际市场营销、物流管理、计算机应用技术、计算机网络技术等22个专业。其中，金融、会计专业是学校的特色专业。学校高度重视科研工作，近年来学校共承担教研、科研项目260项，其中省部级以上项目150项，横向项目10项，校级项目90余项；公开发表论文700余篇；公开出版论著及教材40余本；获得省部级奖励40余项。大金融、细专业的服务金融行业的专业建设特色，精良的金融业毕业生队伍，结构合理、素质优良、专兼结合的教师团队为我校科学研究更好发展提供了有力保障。近年来，科学研究紧紧围绕“振兴吉林老工业基地战略”、“长吉图开发开放先导区建设”和“吉林省增产百亿斤商品粮能力建设工程”等三大国家战略，围绕省委省政府提出的以“三动”促“三化”“十二五”发展战略不断深入展开。

2.项目来源方特色

做好立项申报工作，掌握各项目来源方特色是关键。目前，我校科研项目的主要来源有：吉林省哲学社会科学规划办、吉林省科技厅、吉林省教育厅科研产业处、吉林省教育厅高等教育处、吉林省高教学会及长春金融高等专科学校。作为项目管理人员对于各项目来源方的信息不能仅停留在脑海层面记忆，要用信息化的手段将各来源方的信息做梳理与比对，以便提供准确信息。通过信息技术将立项指南、申请时间、项目级别、项目类别、学科划分、立项要求、限制条件、中检形式、成果形式、验收标准、资助程度、申报费用等做逐一统计，把握其特色，有靶向性地进行立项申请，做到有的放矢。对项目来源做信息化处理，可为科研人员及时提供信息参考，避免口口相传带来的延误。同时，通过信息化处理，可以帮助科研管理人员厘清工作顺序与程序，根据各来源方不同的申报时间有计划地制定各时间段的工作目标，将项目管理各环节工作有效地贯穿于其中，使科研管理工作具有连续性、长期性、科学性。

（二）夯实基础，全面服务

高校科研档案是高校在从事科学研究过程中形成的，是通过整理的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的相关材料。科研档案是科学研究活动的真实记录，是科学研究储备的一种形式，是一项重要的信息资源，它能直接反映这所高校的学术水平及科研能力，也是高校实力的重要凭证。

信息技术的快速发展为我们提供了工作上的便捷，使很多人忽略了纸质材料保存的重要性。在具体的档案管理工作中，部分科研能力很强的教师不善于管理，经常会出现在准备结项答辩或申报评奖的关键时刻找不到立项书、中期检查报告的现象，或是结项后对佐证材料不善于管理，在评职晋级时找不到结项书等现象，这时科研档案就成了唯一能够提供原始材料的依据。针对实际中出现的问题，为方便查询与管理，避免因管理中脱节、零散的现象影响逐年增长的科研支持力度，利用信息化手段实现纸质档案与电子检索的动态化管理就成为管理人员的必然选择。

1.完善纸质档案

科研档案管理是动态化的管理工作，也是科研管理中的基础工作。科研档案的基础性、原始性、纪录性、独一性、准确性、系统性和完整性的特点决定了纸质档案的重要性。科研档案是根据项目的研究状态逐步充实的，档案管理是一项循序渐进、不断完完善的工作。科研档案一般包括立项申请书、立项合同书、中期检查报告、佐证材料、成果验收书、结项证书等常规要件，这些都是档案中不可缺少的。那么，实时收集整理是日常管理中的必要之举，通过手工整理对档案要件进行查缺统计，在个人档案袋和档案盒目录中做手工记录，并通过校园办公系统及时发布缺项补充信息，从而完善科研档案。

2.实现电子检索

目前，很多高校档案管理仍沿用2008年的《高等学校档案管理办法》，但对于日常管理还需要根据具体工作调整管理效能。科研档案很大程度上是为检索查询服务，仅凭纸张查阅显然工作量是很大的，如果能够实现纸质档案与电子检索的对接，就能快捷、准确地提供查询服务。针对我校实际情况，结合中图分类法，为确保档案的唯一性与连续性，根据每个档案按来源不同给每个纸质档案设立档号，档号由项目来源方的简称首字母和顺序号组成，例如：档号 XK001就是长春金融高等专科学校科研资助项目的1号，同时在计算机软件中录入项目基本信息，一号一档，即可方便快速查找学校全部项目信息。

3.电子检索应用

根据查询需要，在检索软件中设立项目名称、项目负责人、学科分类、项目来源、队伍建设、经费管理、研究状态、成果形式等条目。可以说，信息化档案管理囊括的信息量很大，可以实现项目状态提醒，避免因陈旧性项目阻碍新生项目的确立；实现科研档案检索管理，实现一站式查阅，获得最全面的项目信息；实现科研量化考核的基础数据链接，便于科研奖励与科研统计的顺利开展；实现科研资源的合理使用与队伍建设，为搭建科研平台及产学研发展提供综合信息。

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［1］宋玥蔷，袁淑影，刘志会.普通高校科研管理信息化建设探讨［J］,长春师范学院学报（人文社会科学版），2012，（10）.

［2］高凤新.科研管理的数字化［J］,中国高校科技，2012，（7）.