学校科研档案管理工作刍议

黑龙江 褚立平

学校科研档案管理工作刍议

黑龙江 褚立平

当前科研档案管理中存在着科研管理人员责任心不足，科研档案归档不完整，科研管理制度不健全等诸多问题。作为改进建议，我认为，应该加强科研人员的管理意识，加强重点、重大科研项目的档案管理，建立科学管理制度，以及推广科研档案的开发利用等。

科研档案管理；科研人员

为了充分发挥科研档案管理在国家创新体系中的重要作用，全面提高高等教育质量。教学与科研向来作为学校的两大中心任务，而在新时期利用科研推动教学的趋势越发明显。科研管理人员做好对科研档案的建档与管理，对保障和提升整个学校科研工作的质量与水平无疑也起着非常关键的作用。基于此，本人结合实际工作体会，谈一下对科研档案管理工作的一点浅见。

一、明晰学校科研档案归档范围

学校科研档案是学校教师及专职研究人员在从事科研活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等形式的书面材料。要做好科研档案的归档管理工作，前提是需要明晰当前学校科研档案归档的主要范围。

总体来说，科研档案包括以下几项：

1.科研成果档案：主要包括科研人员出版的著作、发表的论文、撰写的研究报告以及科研成果获奖的证书等。同时包括反映上述情况的年度或季度科研统计表。

2.科研项目档案：主要包括项目申报书、项目合同书、项目审批书（立项书）、调研报告、方案论证、结项报告和结项证书，以及在项目进行过程中所形成的实验数据、实验报告等。

3.科研人员档案：主要包括从事科研工作的人员基本信息，包括研究领域的学科分类、研究方向、研究团队情况和系所分布等，同时包括科研管理人员的信息。

4.科研管理文件档案：主要指国家、省级及高校关于科研发展的管理文件和高校年度科研发展总结和规划等。

二、当前学校科研档案管理中亟待完善的方面

1.不少科研管理人员对科研档案管理工作缺乏应有的重视。导致许多档案管理工作的滞后，甚至落实不到位，出现混乱、缺失、损坏等人为事故，在一定程度上影响了科研人员的持续研究，也使他们的内心受到了一定伤害。

2.一些科研人员出于个人利益考虑而影响到科研档案归档的及时性与完整性。学校科研本身存在着一种潜在的内部竞争，一些科研人员为了个人荣誉、个人利益、知识产权的保密等等，将其在科研工作中的一部分科研资料私自保留，不愿上交学校科研部门，导致应该共享的科研资源不能及时归档，从而使得高校科研工作的很多材料不能及时、完整地归档，从客观上影响了科研档案归档的完整性。

3.学校科研工作的广泛性影响科研档案形成的系统性。学校科研工作的广泛性，一是指科研项目的广泛性，随着学校科研水平的不断提高，科研项目的来源渠道不断拓宽，尤其是各种横向课题的增多；二是指学校科研工作范围的广泛性。学校科研项目研究周期长，不仅包括科研项目研究的准备阶段、研究阶段、鉴定阶段，还包括成果转化的后续实验、开发、推广等过程。

4.科研档案管理制度不健全。在科研档案归档工作中，档案部门不能经常与科研管理部门联系，对于接收来的材料是否完整心中无数，因而大大降低了科研档案的利用价值。另外，档案部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在某些工作环节中，管理制度仍然不够健全，还缺乏必要的配套措施和有效的制约手段，致使档案管理部门不能依据有效的规定运作。

5.学校科研部门于档案管理部门缺乏沟通与协调。一方面，大部分学校认为科研部门主要工作是教学管理即学术工作，至于档案收集、管理应由档案部门去做，部门立卷很难推行，学校科研部门对材料收集、归档态度冷漠。另一方面，档案管理部门服务意识浅薄，档案管理人员只在库房做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作，很少深入到教学、科研部门，对档案的重要作用，没能做到有效的宣传，在教学科研档案的收集方面，始终处于被动低温，人家移交什么就接收什么，不移交也不主动搜集，应该归档的珍贵教学实践和科研材料依然散失在个人手中，结果使教学科研档案难以发挥应有的作用。部门立卷制度未建立即档案部门指导、督促工作不到位，致使教学科研档案在源头上就出现问题。

三、改进学校科研档案管理工作的几点建议

1.提高高校科研人员的科研档案管理责任心和意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

2.加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级获奖成果最能反映一所学校的科研能力。这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此，对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后对每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补仓到科研档案中去，以免遗漏。

3.建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统。

4.推广科研档案的开发利用。科研档案管理的工作要考虑其开发利用的问题。目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，主要是靠手工翻阅档案目录，查阅起来既耽误时间，又浪费人力。高校校园网络化的建设和使用，为科研档案的管理提供了便利条件，也是档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。档案工作人员应主动以现代管理学方面的知识武装自己，学习应用现代办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的许多不足，省时省力，既提高了科研档案信息资源的利用率，也提高了科研档案的管理效率。

（作者单位：黑龙江鹤岗卫生学校）

（编辑 吕智飞）