谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化

胡 红，朱春瑜

（1.镇江高等专科学校 教务处，江苏 镇江 212003；2.镇江高等专科学校 人事处，江苏 镇江 212003）

档案管理的目的是迅速、准确地为用户提供有价值的档案，更好地发挥其社会效益及经济效益。从某种程度上讲，档案部门的管理水平体现着他们对用户的服务水平。长期以来，一些综合性档案馆存在馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度大等现象，而且一直处于封闭式管理状态，档案管理仅以保管为主要目的，以案卷不丢失为主要原则，以手工管理为主要手段。

《中华人民共和国档案法（修订稿）》公布和实施后，档案将逐步向社会开放，档案工作也将逐步从单纯为机关工作服务向为机关、社会提供双重服务的方向发展。手工管理已远远不能满足档案事业发展的需要，如何使用现代化的管理工具提高档案管理水平，实现档案管理的现代化，成为档案部门亟待解决的课题之一。档案管理的现代化与档案管理的基础工作相辅相成，档案管理的现代化是目标，档案管理的基础工作是基础。

1 档案管理的现代化必须从档案管理的基础工作做起

我国档案界关于档案工作过程的传统划分是将其分为收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等6个环节。一般而言，前面5个环节为基础工作。单纯从档案工作来讲，这6个环节的划分无可非议。从档案管理现代化的角度看，“档案管理的基础工作”这一概念的外延还应包括一些与档案的现代化管理密切相关的工作［1］，如文件收发等。实现档案管理的现代化，必须抓好档案的收集、整理等基础性工作，同时，也不能忽视基础工作的“基础”——文件收发工作。

1.1 注重文件的收发

严格地讲，文件收发工作不属于档案工作的范畴，但它同档案工作密不可分，而且在相当多的单位，这两项工作是由同一个人负责的，从这个意义上讲，将文件收发工作排除在档案管理的基础工作之外也不是很合理。

文件收发是档案管理工作的“前期准备”，充分认识它对档案管理工作的影响，重视并提高其工作质量可以有效促进档案管理的现代化工作的开展。搞好文件收发的现代化管理（主要是计算机管理）工作，不仅可以避免重复劳动，大大提高工作效率，还可以加快档案管理工作标准化、规范化的进程。事实上，文件的收发登记与档案的著录标引在许多内容上是重复的，如文件标题（正题名）、制发单位（责任者）、发文时间、文件编号等等。如果实现计算机管理，在收发文件时将这些内容一一录入计算机，著录标引时就可以减少部分工作量，收集文件、打印文件目录的工作量也可以大大减少［2］。这不仅可以降低档案管理人员的劳动强度，也可以促进档案管理的现代化。

当然，文件收发工作在严格意义上毕竟不属于档案管理工作的范畴，做好这项工作也只是为档案的现代化管理创造了良好的条件。要想实现档案管理的现代化，还必须做好其他各项基础工作。

1.2 注重文件的收集、整理

收集、整理是档案管理基础工作的中心环节，也是实现档案管理现代化的前提和基础。

收集档案，顾名思义，尽可能全地将符合条件的文件资料收集归档，以保持档案的历史全貌。如果档案材料收集不全，再先进的计算机管理系统也会迫于“巧妇难为无米之炊”，从而成为一件现代化的摆设。

整理档案就是将收集到的档案进行分类、组卷、编制目录等，同时剔除没有保存价值的文件［3］。档案管理系统是建立在档案的系统收集、整理基础之上的，档案收集、整理的质量将直接影响档案管理工作的现代化水平。档案的系统整理要达到“全、实、准、美、细”的要求，做到资料完整、内容翔实、分类准确、整洁美观、鉴别细致。

1.3 注重文件的筛选取精

文件的筛选取精工作非常重要。如果不认真筛选的话，就会致使一些保存价值不大或无保存价值的档案被作为永久档案保存下来，而当它们在永久档案中所占的比例相当大的时候，不仅会增加档案保管的负担，而且会给档案的现代化管理留下一些隐患。

目前的档案管理的基础工作中普遍存在收集范围过宽、整理过程缺乏必要而认真的筛选等问题，致使存档文件过于繁杂，给计算机管理和缩微工作带来不少困难。事实上，在计算机管理系统中，存贮这种价值不大或没有价值的数据不仅浪费空间，而且严重影响系统的运行效能，无形中增加了管理系统的开销。因此，存档范围过宽既不利于档案的有效保管，也不适应现代化的管理模式，应该尽早加以解决。

档案管理工作者要根据档案管理的具体要求进行大胆筛选和鉴定，分门别类加以整理，并由上级管理部门进行最后筛选取精，把真正有保存价值的文献资料归档。

2 档案管理的现代化可以促进档案管理基础工作的标准化、规范化和制度化

档案管理的现代化是社会发展的需要和必然。为迎接这种变革，必然要制定相关的档案管理工作的规范、标准和要求，使档案管理工作逐步走向现代化。档案管理的现代化不但要求制定相关标准，而且会在贯彻标准的基础上使原来的工作更加完善。实施档案管理现代化模式，不是对档案管理的基础工作的要求降低了，而是更高了［4］。例如，应用计算机管理系统管理档案时要按一定的需求整理数据，这就对档案管理的基础工作有了一定的需求和约束。因此，在实现档案管理现代化的过程中，必然会促进档案管理基础工作的标准化、规范化。

科学技术在任何领域的应用，都必须建立在一系列标准化、规范化工作基础之上。正因为如此，人们才能科学、合理、有序地组织各种科研和生产活动，达到事半功倍的效果。可以说，标准化、规范化的工作与现代科学技术的发展息息相关。因此，现代科学技术的发展可以促进或实现档案管理工作的现代化、标准化、规范化。档案管理工作的标准化、规范化是指，在档案工作领域内，由档案工作主管机关会同有关部门针对档案工作的管理、原则、方法等制定科学的、统一的规则和技术规范，并予以贯彻实行和修订的全过程。科学地制定、贯彻和修订各种标准是档案管理工作逐步走向规范化、科学化的必经之路。

实施档案管理的现代化模式，必须加强档案管理工作制度的建设，规范工作流程，建立档案管理的长效机制。严格制定归档、保管、鉴定、借阅等操作流程；实行归档审查制度，各部门每学期报归档的同时，将文件材料整理装订后送档案室审查；确定归档限期，严格办理归档材料移交手续，编制归档目录，做到归档及时，归档文件材料齐全、完整、规范；实行借卷登记审批制度，严格档案的管理，将借档人姓名、单位、借阅时间、件数等信息输入数据库，确保档案管理工作严格、规范。

档案管理的现代化是建立在先进的技术、严密的组织分工和广泛的协作基础之上的，要求档案管理各部门之间、业务工作各环节之间既分工严密，又密切协作，整个工作保持高度的协作和统一。要达到这样的要求，必须制定统一的标准来约束各种业务活动，否则，会出现互不统一、互不协调的混乱状态［5］。例如，档案管理工作，无论手工检索还是计算机管理，都没有形成统一的、配套的标准，其规范化程度与图书馆管理相差甚远（图书馆有统一的分类、书号及检索方式），给现代化管理带来许多困难，其中最突出的问题是著录标引。虽然《档案著录规则》已颁布实施多年，但因没有《档案分类法》、《档案主题词表》等配套标准和相应的措施来保证它的实施，这项工作一直处于摸索试验阶段，远远没有达到实用水平，各部门的著录格式也未完全统一。著录标引工作统一、规范可以提高计算机管理档案的效率。

3 档案管理的现代化可以充分发挥档案的效能

档案管理部门要坚持“集中统一管理，维护完整与安全，便于提供利用”的基本原则，坚持“为学校发展和师生服务”的基本宗旨，始终把档案管理工作作为学校工作的一项重要内容。在强化和完善档案管理基础工作的基础上，引进现代化管理理念和技术手段，增强档案管理的科技含量，极大提高档案管理的科技水平，使学校档案管理工作逐步走上科学化、规范化、制度化、便捷化发展的轨道［6］，充分发挥档案的功效，更好地为学校发展服务，更好地推动学校各项工作顺利开展。

拓展档案的服务功能，提高用档效率。目前，纸质档案和电子档案共存是学校档案管理工作的常态。为了发挥电子档案的优点——更稳定、更方便、更有利于长期保存和提供利用，许多高校加快了纸质档案电子化进程，建立了新的管理制度，使档案的管理和使用更加合理。

1）提高对原始纸质档案的录入速度，逐步实现软件管理。

2）实现档案管理设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学管理新型档案材料。

3）规范电子档案的归档管理，保存2套同版本的电子文件，实现档案管理的科学化。

4 结束语

档案管理的基础工作与档案管理现代化是相辅相成的，没有基础工作，现代化管理就无从谈起；不搞档案管理的现代化，基础工作就不能满足档案事业发展的需要。从档案管理的基础工作做起，使之适应现代化管理的需要，可以促进档案管理工作顺利向现代化迈进。实施档案管理的现代化模式可以有效促进档案管理基础工作的标准化、规范化、制度化，更好地发挥档案的效能。

［1］周莹.加强基础工作是档案管理现代化的前提［J］.泰州科技，2007（6）：36-38.

［2］陈亮.加强基础工作是档案管理现代化的前提［J］.兰台世界，2007（11）：30.

［3］张弘.档案管理现代化的基础工作［J］.职业技术，2007（16）：67.

［4］王琼.做好基础工作是档案管理现代化的前提［J］.湖北水利水电职业技术学院学报，2006（2）：94-96.

［5］杨波.档案管理基础工作与档案管理现代化［J］.黑龙江史志，2009（23）：67-68.

［6］陈媛媛.论如何加强档案现代化管理［J］.兰台内外，2009（5）：54.