中学实物档案存在问题的原因分析及对策

谢清秀

福州格致中学鼓山校区办公室，福州 350014

中学实物档案存在问题的原因分析及对策

谢清秀

福州格致中学鼓山校区办公室，福州 350014

文章指出，中学实物档案工作目前处在一个“名不正，言不顺”的尴尬境地，即无名、无序、无作为等。进而从中学档案管理意识淡薄、可用资源稀缺以及实物档案本身的特殊性等方面，分析造成中学实物档案工作不易开展的原因，并从上级主管部门、中学本身和档案工作者三个层面，就“现阶段中学实物档案工作如何摆脱尴尬境地”这一问题提出见解。

中学；实物档案；尴尬境地；对策

学校实物档案，主要指在学校的教育教学、行政管理及校际交往等过程中形成的对学校发展有重大意义和保存价值的奖状、奖杯、锦旗、废旧印章、名人字画、礼品、徽章等物品[1]。它是学校教育教学管理活动的真实记载，是每个学校发展历史和独特文化的反映，具有强大的文化教育功能。近年来，我国许多高校已明确了实物档案这一概念，并将其作为档案工作的重要组成部分。而中学则由于档案工作总体相对滞后，目前基本上没有实物档案这一概念。所以，在一所中学里，实物档案有可能随处可见。它们有些被当作招牌等悬挂、摆放在显眼位置；有些被作为校史材料保存在陈列室或校史馆中；更有许多散存在学校各处室的角落甚至丢失。那么，这些尚未被“正名”的中学实物档案正面临怎样的尴尬，又将何去何从呢？

1 中学实物档案的尴尬境地

中学在其教育教学、行政管理，及校际交往等过程中形成了许多诸如奖状、奖杯、锦旗、废旧印章等的物品，它们对学校发展具有重大意义，具有极大的保存价值。然而，它们目前在中学基本上还处在一个“身份不明”的阶段，面临着各种各样的尴尬，主要表现在以下几个方面：

1.1 中学尚未有“实物档案”的概念

实际上，档案理论界对于实物档案到底是不是档案，还存在各种各样的争议，各项档案法律法规也没有明确这一概念。所以在现阶段，中学档案工作的对象不包括实物档案也在情理之中，但这恰恰是中学实物档案所面临的最大尴尬。

1.2 存放杂乱无章

目前，中学普遍对实物档案不够重视，没有进行系统的收集、整理和保管。它们一般以杂乱无章的方式散存在校园的各个角落，如会议室、陈列室（校史馆）、各处室的墙壁、角落或其它醒目的位置上，或悬挂、或张贴、或摆放。它们被当成门面，用于展现学校所取得的成就，彰显实力。而在一些校领导或处室主任的办公桌上，往往可以看到各式各样精美的摆件，上面印着“XX学校XX周年校庆纪念”或“XX中学赠”等字样，我们称之为“纪念品”或“礼品”。这些在校际交流中所得的象征两校友好关系的物品，显然被当成了装饰物。

1.3 破损、缺失不可控

由于得不到重视，中学实物档案存在许多被随意占用或销毁的现象，而且随着学校的发展壮大，实物档案越来越多，一些年代较为久远的或者是分量较轻的奖牌、奖杯、奖状等逃不开被搁置甚至丢弃的命运。那些随处堆放的牌匾等往往还在无人照料的恶劣环境中生虫发霉或出现字体脱落的现象。即使是那些被作为校史资料保存在学校陈列室（校史馆）中的实物档案，也仅仅是经过挑选后被简单地集中到一起，并没有利用档案管理的手段进行系统的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计等，同样容易发生霉变、虫蛀、褪色、破损、丢失等现象。

此外，还有一些特殊情况导致中学实物档案不可避免地缺失。例如我校于2008年更换过一次公章，失效的印章对学校的发展具有重大的纪念意义，属于本校实物档案范畴，但在更换过程中却因为种种原因被上级机关或其它部门收走，无迹可寻。

2 中学实物档案处于尴尬境地的原因

中学实物档案的尴尬，莫过于身份不明或者说缺少一个响亮的名号。先秦孔子在《论语·子路》中提出“名不正，则言不顺；言不顺，则事不成。”他认为，任何事物要走上轨道，井然有序，必然要先“正名”，把身份固定下来了，说话才能起作用。而中学实物档案最大的尴尬，正是“名不正”，即尚未有“实物档案”这一概念。也就是说，中学所保存的奖状、奖杯、锦旗、废旧印章、名人字画、礼品、徽章等物品，身份没有固定。这样一来，基于实物档案的一系列工作便无法开展起来，而这些实物也不得不面临被当作“门面”或“装饰物”的尴尬。同时，中学档案工作总体相对滞后，实物档案工作的开展困难重重，主要体现在以下几个方面：

2.1 中学档案意识普遍淡薄

一直以来，中小学奉行“教学质量是学校的第一生命线”的理念，其工作重心是教学，档案意识极其淡薄。无论校领导或是一线教师，他们对档案工作的内容、性质、意义、工作范围等都缺乏认知，不仅认识不到档案工作对学校发展的重大意义，甚至认为档案工作是可有可无的！而且上级教育主管部门基本上从未将中学档案工作作为单独的项目进行评估验收，学校方面自然忽视了这一块工作，造成中学档案工作空有其名的尴尬局面。

2.2 中学档案工作的可用资源稀缺

硬件方面：中学档案室一般依附于其它科室，其现代化建设程度几乎为零，即计算机、多媒体、缩微等科技产品，在中学档案室里难觅身影[2]。软件方面：大多数中学并未配备专业的档案管理人员，档案工作一般由他人兼职，他们的主要精力用于其它日常事务性工作，对文书档案已无暇顾及，毋论实物档案了。即使在配备有专业档案人员的中学，由于档案室一般依附于其它科室，档案工作者往往被指派许多日常行政事务，已然无法全面做好传统意义上的档案工作，对实物档案也只能有心无力了。

2.3 实物档案本身的特殊性决定了这项工作在中学不易开展起来

首先，实物档案在形成上具有偶然性、分散性等特点；其次，实物档案在载体形态（材质、大小、形状）上的不规则性[3]，必然对其保存条件如库房大小、装具规格等有特殊的要求。这对一个中学来说，在人力、物力、财力和技术支持的实现上都是非常困难的。

3 中学实物档案摆脱尴尬境地的对策

实物档案，是历史最直观、最生动、最形象的再现，比起其它形式的档案材料，实物档案更能引起人们的共鸣，起到激励、教化的作用。保存实物档案，可以使我们继承和发扬优良传统，增强自豪感与自信心。因此，对中学实物档案进行有效的管理和合理的开发利用是非常必要的。当务之急，就是要摆脱中学实物档案现有的尴尬，笔者认为可以从以下几个方面着手：

3.1 上级主管部门加强督导

“没有规矩，不成方圆”，要做好学校档案工作必须依靠行政力量的推行。所以，档案主管部门与教育主管部门应提高实物档案意识，将中学实物档案管理工作提上日程，并积极开展对中学档案工作的监督指导。制定规范化、标准化细则，定期对中学档案工作进行评估验收，促使学校方面进一步重视档案工作。同时应多开展档案业务培训，引领档案工作新理念、新方法，促进中学实物档案工作早日走上轨道。

3.2 学校要定制度、设专员

中学应充分认识到实物档案对学校工作及发展的重大意义，摒弃“档案无用论”，进一步建立健全档案工作各项规章制度。把实物档案纳入工作范畴，制定管理办法，明确其性质、意义及归档范围，使中学实物案工作有据可依。另一方面设置专职档案工作人员，建立实物档案保管场所，敦促学校各职能部门积极配合实物档案工作。同时为档案工作人员提升业务技能提供有利条件，如鼓励他们参加档案主管部门举办的档案继续教育及其它各项档案业务培训等，促使中学实物档案工作顺利进行并可持续发展。

3.3 档案工作者主动作为

诚然，在中学档案工作整体相对滞后的今天，实物档案工作不易开展，但是档案工作人员要本着对历史负责的态度，完善岗位职责，自觉把实物档案管理纳入到档案工作职责中去，主动出击。一方面努力争取领导的支持，另一方面积极主动地收集、整理、保管好本单位尚未“正名”的实物档案。同时，还要继续深入学习专业理论知识，关注档案学术界的最新动态，并用于工作实践，不断提高自己的理论水平和专业技能，以顺应档案工作发展的需要。

[1] 林慕婵. 高校实物档案的电子化管理[J].办公自动化,2010;182(12):20

[2] 蔡娜. 中学档案管理工作存在的问题与思考[J]. 海南档案,2007;(2):25

[3] 徐艳芬. 浅谈高校实物档案的管理[J]. 贺州学院学报,2010;26(3):128

谢清秀（1985.3 - ），女，福建龙岩人，大学本科学历，助理档案馆员。从事中学档案管理工作。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.07.156