特种设备技术档案管理探讨

康立贵 陈岱 程航

重庆市特种设备质量安全检测中心

特种设备技术档案管理探讨

康立贵 陈岱 程航

重庆市特种设备质量安全检测中心

随着经济社会的不断发展，科学技术的不断进步，人们对生活质量、生活要求也越来越高，以前许多人生活在平房中，后来发展为住楼房，现在大多数的人们住在电梯房中；以前人们用小锅烧水洗澡，现在许多人烧蒸汽冲热水洗澡；以前人们用煤油灯，现在是用电灯；以前人们用木炭取暖，现在人们用空调。住高楼要用电梯，建高楼要用塔式起重机、施工升降机，烧蒸汽要用锅炉，工厂要用厂内机动车等，这些设备统称为特种设备，由此可见，特种设备的使用越来越贴近人们的日常工作和生活，对特种设备的管理也要求越来越规范，但是由于社会的进步，事物的变迁，给我们对于特种设备的管理也提出了更新的要求，特别是对特种设备的技术档案管理带来了新的挑战，由于目前对特种设备档案管理的缺陷，给特种设备安全监察和检验检测带来了诸多不便，给特种设备使用者带来了经济损失。针对这些问题，笔者对特种设备档案的管理作如下探讨。

1 特种设备技术档案管理现状

特种设备分为锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械、游乐设施、厂场内机动车辆，特种设备技术档案内容包括设备的制造资料、安装资料、改造和重大维修资料、使用资料等。如锅炉档案资料包括锅炉设计总图、锅炉产品质量证明书、锅炉出厂监督检验证书、锅炉附件合格证书、安装技术资料、安装监督检验证书、锅炉使用登记证书、锅炉司炉工资格证书、锅炉房管理制度、锅炉清洗制度、锅炉维护保养制度、锅炉定期检验制度、锅炉使用记录、锅炉历次定期检验报告（内部检验和外部检验）、锅炉历次维修证明、锅炉历次维修监督检验证书等；压力容器的技术档案包括压力容器设计总图、压力容器产品质量证明书、压力容器出厂监督检验证书、压力容器安装质量证明书、压力容器安装监督检验证书、压力容器附件合格证书、压力容器使用管理制度、压力容器定期检验制度、压力容器历次定期检验报告（全面检验报告和年度检查报告）、压力容器历次维修改造记录、压力容器历次维修改造监督检验报告、压力容器使用记录等；压力管道的技术档案包括压力管道设计文件、压力管道材质证明书、压力管道安装技术文件、压力管道监督检验证书、压力管道安全附件合格证书、压力管道使用管理制度、压力管道使用记录、压力管道使用登记证书、压力管道单线图、压力管道工艺图、压力管道空间布置图等；电梯的安全技术档案包括制造资料：制造许可证明文件（其范围能够覆盖所提供电梯的相应参数）、电梯整机型试试验证书或报告书（其范围能够覆盖所提供电梯的相应参数）、产品质量证明文件（注有制造许可证文件编号、该电梯的产品出厂编号、主要技术参数以及门锁装置、限速器、安全钳、缓冲器、含有电子元件的安全电路、轿厢上行保护装置、驱动主机、控制柜等安全保护装置和主要部件的型号和编号等内容、并有电梯整机制造单位的公章或检验合格章和出厂日期）、（门锁装置、限速器、安全钳、缓冲器、含有电子元件的安全电路、轿厢上行保护装置、驱动主机、控制柜等安全保护装置和主要部件的）型试实验合格证以及限速器和渐进式安全钳的调试证书、机房或机器设备间及井道布置图、电气原理图、安装使用维护说明书等，安装资料：安装许可证和告知书、施工方案、施工过程记录和自检报告、变更设计证明文件、安装质量证明书、安装监督检验报告，改造资料：改造告知书、改造方案、改造合格证书或重大维修质量证明书、改造监督检验报告 ，使用资料：使用登记证书、日常检查与使用记录、日常维护保养记录、年度自行检查记录或报告、应急救援演练记录、运行故障和事故记录、电梯运行管理制度（应急演练预案、电梯钥匙管理制度）等；起重机械安全技术档案包括产品设计文件（总图、主要受力结构件图、机械传动图和电气、液压系统图）、产品质量合格证明和使用维护说明书、型试试验合格证明、 制造监督检验证书、安装改造维修许可证、安装维修改造告知书、安装改造维修自检报告、安装改造维修监督检验报告和证书、历次定期检验报告、日常维护保养记录、日常使用记录、日常使用维护制度、应急预案、应急演练记录等。国家目前的安全技术规范是由使用者负责管理上述所有资料，但由于使用单位中管理资料的人员流动大，交接档案存在脱节的时候，使用单位因为经营问题，也存在产生、发展和消亡的过程，技术资料的丢失也成了目前特种设备管理的一大难题，导致许多特种设备定期检验时无法查证其原来的状况，虽然有监察机构的使用登记证书，但往往详细情况无法查实，给使用单位和社会带来了极大的安全隐患。

2 特种设备档案管理存在的问题分析

就目前的状况来看，特种设备档案管理存在如下的问题：（1）使用单位对技术档案管理的认识欠缺。我们在多年的检验工作中发现，许多使用单位对技术档案的管理没有正确的认识，例如某个锅炉使用单位认为，只要我的锅炉能够使用就行，作不作记录、有无资料、锅炉照常使用，一旦锅炉发生事故，维修时就无法着手了，导致了不必要的损失，因为结构和材料要在技术档案中才能查询清楚。（2）使用单位对特种设备安全技术档案的管理不重视。有的企业不重视特种设备的档案管理，只要设备能使用就行了，根本不重视档案资料的管理，很多企业在接受检验检测时，无法找到技术档案，有的有技术档案，但大多是残缺不全；（3）人员变化导致档案丢失。一种情况是档案管理人员岗位变化时，未将档案资料移交清楚或未移交完全，另一种是由于使用单位欠薪或发生矛盾，档案管理人员将资料扣下，两种情况均会导致档案资料遗失；（4）使用单位发生变化导致资料遗失。由于经营状况发生变化，使用单位发生了变化，在技术档案的移交过程中将技术资料遗失，有的由于经济问题，原来的使用单位刻意将资料扣下，也导致了档案资料遗失；（5）弥补技术资料困难重重。找原生产单位补资料，有的单位不愿意弥补，有的单位愿意弥补，但费用非常高，有的原制造单位已不存在，无法弥补技术档案；（6）改造设备困难重重。 重庆市特种设备安全监察条例 第二十五条规定：“对不能出具出厂资料，无法确认原制造者的特种设备，如需使用，应当符合以下条件：①有证据证明确属资料灭失且一直在本单位使用；②由具有相应资质的制造者进行改造或维修，并补齐相关资料；③经检验检测机构检验合格。”但是这样就大大增加了使用单位成本，给使用单位带来了经济负担；（7）部分监察机构对法规理解出现偏差。有的监察机构做表面文章，强调设备本身的安全因素，忽视安全技术档案的管理，并要求无技术档案的设备检验合格，带来了检验与监察机构的矛盾。

3 特种设备档案管理改革探讨

针对上述问题，笔者研究了车辆管理的模式，汽车管理比特种设备管理更为复杂，因为汽车的流动性很大，价格高低不等，目前车辆的档案均保存在车辆管理所，由车辆管理所发给车辆使用者使用登记证书、牌照和行驶证。特种设备的档案管理也可参照这个模式，但也不一定完全相同，为此，笔者提出如下的设想：对特种设备的档案管理可分为两部分，一部分由特种设备所在地的安全监察机构统一管理，一部分由特种设备使用单位和个人自己管理。特种设备安全监察机构主要管理特种设备的出厂技术资料、安装维修改造的相关资料和检验资料，发放使用登记证书，使用登记证书上应有设备的相应的永久的标识，特种设备本体上也应有相应的永久的标识，检验机构检验时只对设备本体状况、安全附件进行检验，只核查相关的登记证书和管理制度，出厂原始资料由当地监察机构负责；另一部分资料由使用单位自己保管：如设备使用维护记录、使用维护管理制度、应急救援方案和演练记录、操作证件等；也就是设备本身的、难于补正的资料由政府监察机构管理，这就不因人员等的变化造成丢失，使用单位管理的资料便于补正。如果该设备移出本管辖的区域，设备和资料分开移动，资料由移出地监察机构邮寄到接收地监察机构，这样即使设备没有了，但资料还在。这就要求使用单位严格保护好设备的永久性标识和设备的外观状况，避免年检时不必要的麻烦。

4 改革后的特种设备档案管理给社会带来的效益分析

技术档案由检验机构存档带来如下优点：（1）不因人员变化带来档案丢失。特种设备监察机构是政府的一个职能部门，对档案管理不会因为人员的变化而丢失，对档案资料的管理具备专业性；（2）伪造技术档案无从下手。避免了有的使用者伪造假的技术档案，埋下安全隐患；（3）方便了相关人员查询档案信息。对用户的查阅更为简单，到一个地方就可以办理；（4）设备变换更易掌控。记录存档影像资料，便于跟踪；（5）设备信息传递更加畅通。特种设备的改造、维修、移装等技术档案在特种设备安全监察机构之间传递，必要时附有电子信息传递，不容易出现虚假技术资料。

改进后的管理更为简单，特种设备使用单位只保存使用有关的资料，对于制造资料、安装资料、改造维修资料就不会因为人员变化、体制改变等无法找到原有技术档案，对于特种设备安全监察机构还可以建立电子档案，对特种设备的管理起到了跟踪作用，因为需要移出、过户等手续在监察机构办理，节约大量的成本，减少用户的抱怨，提高了用户的办事效率，体现了政府机关更好地为百姓服务。

参考资料

[1]特种设备安全监察条例

[2]重庆市特种设备安全监察条例

[3]起重机械安全监察规定

[4]起重机械使用管理规则

[5]起重机械定期检验规则

[6]起重机械安装改造重大维修监督检验规则

[7]电梯使用管理与维护保养规则

[8]电梯监督检验和定期检验规则

[9]蒸汽锅炉安全监察规程

[10]固定式压力容器安全监察规程

[11]压力管道使用登记管理规则

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.07.105