如何做好档案的科学管理

李圣萍

（黑龙江农垦建工集团 黑龙江 哈尔滨 150090）

在一个企业机关里，如果将档案管理工作做好了，既可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供辅助性证据；又有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与社会进行有效合作奠定坚实的基础。在国民经济全面发展的有利条件下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，从而全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来愿景，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

在一个时期内，档案管理工作的重要性逐步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的职业责任感，良好的职业道德，办事认真细致的工作态度，乐于奉献的职业精神，且缺乏积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分地认识到档案事业在社会发展中的战略作用和深远意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍，在整个企业发展进程中存有边缘化危险。

档案管理工作至始至终对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文探讨如何做好档案管理工作的宗旨是立足于我国现代企业管理的现状，吸纳和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，力求引导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，从而大力激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

随着时代的发展，数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断提高，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

档案的日常管理工作中，还缺乏运用办公自动化对档案管理方法，应进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用；三是领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

当前，亟待解决档案工作缺乏制度化的管理程序问题。企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，交与不交两可，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中存在没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷的现象，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部门进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作有难度，各项工作开展起来也比较困难。现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的有效发展起着至关重要的作用。企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则，企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。通过达标运行，整个过程在短时间内取得了一定的效果，但达标后，即出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分人还认为档案室就是资料存放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导无计划；有任务无落实；有形式无效果。档案工作缺乏应有的持续性发展规则。

本文就研究如何做好档案管理工作的目的，是立足于我国现代企业管理的现状，吸纳和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，引导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，从而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现：与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势十分明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需求，进而开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且还可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。