论新形势下高校档案馆的服务功能

唐书怡 秦 蓉

（乐山师范学院档案馆 四川 乐山 614000）

随着信息时代的来临，高校作为信息时代的前沿阵地，不断感受着信息时代带来的汹涌浪潮，同时也引领着这个时代的发展方向。高校档案馆作为高校中的一个重要职能部门，专门负责各种各样信息的收集，是信息的集散地与加工地，在这样一种信息时代面前，高校档案馆的职能、定位也将发生变化，高校档案馆要想寻求自身的深入、长远发展，必须关注这个时代的发展变化，紧跟时代节奏，拓展自己的服务内容、服务范围，以自身的优质服务为高校、为社会做出贡献。

一、档案馆的服务功能体现

1、提供信息咨询

高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等不同载体的历史记录，涵盖了学校发展过程中的主要的、关键的信息。[1]提供信息咨询是档案馆的基本职能之一，也是最能体现档案馆服务功能的基础。学校档案工作人员利用馆藏档案，针对师生提出的某一方面的特定要求，查询有关文件、数据、票据、音像资料等等，满足查询人对某一特定信息的要求。这是档案馆的一项重要工作，也是一项传统工作，是高校档案馆做好其他服务工作的基础。[1]

2、起好参谋作用

高校档案馆作为一个信息的集散地，可以利用自身优势编研各种各样的专题给领导起好参谋作用。开发各种各样的信息资源，围绕学校发展中的大事，积极提高参谋服务水平。由于档案馆所处的特殊位置，档案馆所具有的特殊信息，他所开发出来的信息往往都具有较高的参考价值。

3、发现重要信息

高校档案馆存有高校发展过程中的各种各样的信息，包括各种文件、学生的各类信息资料、设备、国资、基建、财务上的各种信息。平时不利用的时候他们都是静静的躺在那里。但是只要我们有心、有意识的去开发这些资源，往往会有一些意想不到的收获。例如高校的档案馆可能会存有一个城市几十年的发展变迁，档案馆会有校友成名之前的各种学习记录，档案馆可能还会有一些古董级的珍藏材料，这些都是高校档案馆的重要财富。

4、凭证作用

档案是在工作中形成的真实的、有价值的材料，档案是确凿的原始材料和历史证明，是历史活动的真实记录。正因为它的这一属性，使得档案具有研究、解决实际问题的一个历史凭证作用。而且档案的凭证作用是一个长期存在的过程，有些档案可能当前有用，有些档案可能暂时还没有发挥作用，随着社会的不断发展和人们认识水平的提高，很多档案的历史作用都会被发掘出来，成为解决我们高校实际工作中的有力武器。

二、高校档案馆的服务功能实现

1、强化服务意识

高校档案馆要做好服务工作，实现服务功能，必然增强档案馆工作人员的服务意识。档案馆本来就是高校中的一个服务部门，为全校师生员工提供档案查询服务，为学校事业发展服务。作为档案工作人员要摆正自己的位置，端正思想，强化服务意识，认识到服务才是档案工作的根本所在，尽心尽力为前来查询的师生提供好服务。

2、强化精品意识

做好档案编研工作，以呈现精品工作的意识，提升我们的档案编研水平。高校作为科研工作的前沿阵地，不仅是对教师有较高的科研要求，档案馆工作人员也应该以此来要求自己做好档案的编研工作，深层次的开发各种信息资源，实现社会信息资源的共享。高校档案编研要想出精品，一切都要围绕提升学校发展层次来进行，充分发挥档案编研材料在知识传播、社会教育、学术研究、提供参谋等方面的作用，使之广泛应用于社会，为大家的学习、工作、娱乐提供好服务。以一件又一件的精品工程服务于当前的经济社会，取得经济效益与社会效益的双丰收。

3、强化品牌意识

当前国家提出深入实施文化强国战略，推动文化大发展大繁荣，这是高校档案馆大力发展的好机会。高校档案馆应努力成为学生的实践课堂或教育基地，利用丰富的馆藏资源建设成为爱国主义教育基地，举办人民群众特别是青少年乐于参与的各种主题活动或讲座；举办档案展览，编辑档案文化出版物，拍摄档案专题片等等大力宣传档案文化，构建档案文化建设新体系。采取多种服务形式，积极整合档案信息资源，多渠道、多主题地开展档案宣传。主动适应新形势、新任务的要求，从增强档案文化意识和制定规划入手，运用新技术、新手段，在加强文化档案管理、挖掘档案文化资源、建设特色档案库方面，通过信息化建设满足各层次档案服务需求，积极开展档案数字化工作，使档案馆在服务社会的进程中越来越受到人民群众的欢迎和认可，打造出属于自身的档案文化品牌。[2]

4、强化自身价值

服务的根本在人，高校档案馆要想实现服务功能的拓展、更好的提升服务水平，人的素质必须加强。随着现代网络技术、信息技术在档案管理中越来越多的应用，高校档案工作的任务、服务对象、工作方式都发生着巨大的变化，这就对高校档案工作人员提出了更高的要求，高校档案工作者必须主动适应当前社会发展、努力学习，开拓创新，努力提高自身素质。

三、服务内容的拓展

1、举办档案展览

通过办展览体现档案的价值。档案展览，是为了配合各项工作的开展，按照一定的专题，系统地揭示和介绍档案馆（室）内所保存档案的内容、成分的一种档案提供利用方式和档案宣传工作方式。[3]这是高校拓展自身服务功能的一个很好的举措。可以围绕一个主题或多个主题开辟长期展览，也可围绕当前社会、学校热点工作开辟一些短期展览，临时展览，还可以通过固定展览、网上展览、巡回展览等方式进行多种方式的档案宣传教育。这是高校档案馆改善外部发展环境，促进自身建设的有效途径；也是高校档案馆群求自身业务发展，更好发挥社会教育的重要方式之一。

2、增强档案意识

档案意识不仅是档案学科的一个关键问题，也是影响着我国档案事业的发展，关乎整个社会全面进步的重要因素。作为高校档案馆拓展服务内容之一，增强全社会的档案意识是高校档案馆义不容辞的责任。在现实生活中，很多人从来就没有接触过档案，不知道有档案刊物，对档案开放有误解。在我国，大多数公民，包括不少干部和档案工作人员，既没有树立为国家和社会积累、保护档案的强烈意识，有意无意的损毁应当归档的档案材料，或将国家集体的档案据为己有；同时档案资源的到开发利用的很少，在开发利用中，方式粗放，效益低下；有些单位机关，长期不重视档案工作，只是在碰了钉子，甚至在发生重大事故之后，才想到“亡羊补牢”，把档案工作提到议事日程上来。因此面对这样情况，我们高校档案工作者有宣传档案、让社会大众了解档案的义务，不仅是对国家、对社会，对每个人也将是大有裨益的事情。

3、为社会服务

随着社会的不断发展进步，以及大家档案意识的不断增强，各类经济、社会组织以及公民个人都有档案服务的需求。高校档案馆就是要抓住这样的机遇为师生员工服务，为社区、为社会上需要查询相关档案的人员服务。例如学校周边的工程建设可能会涉及到学校的档案资料，还有大量的学籍、学历认证，这些都是为校外人员提供服务的。高校档案馆要想拓展服务内容，除了校内资源，还应该大量借助社区、社会力量。

4、提供文化功能

档案文化所涵盖的内容是十分广泛的，有关人生、家世、家庭、家族的档案，个人学历证明、工作经历以及个人财富，有关城市历史记忆、地方历史风貌、社会重大事件方面的档案，都是非常有利用价值的信息资源。档案工作记录历史、传承文明、服务社会、造福人民，连接过去、现在和未来，在发展先进生产力、建设先进文化、维护广大人民群众合法权益方面发挥着基础性的作用，是党和国家各项社会事业不可缺少的组成部分。[4]高校档案馆应该抓住这样的机遇，大力发展档案文化，即是为高校事业做一份贡献，也是自身进一步发展的契机。

[1]李光铣，等.试论高校档案在高校评估中的作用.赣南师范学院学报，2001（2）.

[2]来源互联网山西省档案局（馆）加强档案文化品牌建设初探，2012年2月14日.

[3]高勇.国外档案展览实践及启示.中国档案，2004（5）.

[4]刘维荣档案网络管理在欧美.档案天地，2003（1）.